Pandemi-erfaringer: Ikke nok å anskaffe – fremtidig vareforsyning må sikres

Kommunale, svenske erfaringer fra pandemien har gjort at søkelyset i sterk grad nå er rettet mot betydningen av sikker og effektiv vareforsyning og lager. Det fremgår av en fersk rapport der det slås til lyd for valg av samordnet varedistribusjon – enten i egenregi eller ved å gjøre avtale med en ekstern leverandør. Velger man en ekstern, er det viktig, heter det, med god dialog og at avtalen åpner for muligheter til forandringer når situasjonen krever det. Også sikkerhetsaspektet kommer sterkere inn i nye avtaler, mener de spurte kommunene, som vil være trygge på at de får det de trenger, også under en krise.

Nationellt centrum för kommunal samordnad varudistribution arbeider på oppdrag fra Energimyndigheten med å gi støtte og kunnskap til Sveriges kommuner. I rapporten «Kommunal samlastning och krisberedskap – Erfarenheter från 2020», som senteret står bak, er det samlet erfaringer og tanker fra nøkkelpersoner hos drøyt halvparten av Sveriges kommunale samlastingssystem. I sentrum står håndteringen av vanskelighetene som har oppstått i og med coronapandemien. Søkelyset er på to aspekter: Kunnskap og kapasitet til å prioritere og styre vareforsyningen, samt lagerbeholdning av viktige varer.

Samlast og e-handel

Kommunal samordnet varedistribusjon innebærer ikke at kommunen automatisk får en lagerbeholdning, men i likhet med annen form for leveranser, bygger systemet generelt på «just-in-time». Det fremgår av rapporten at under pandemien har flere kommuner kunnet utnytte den kapasiteten og kunnskapen som en samordnet varedistribusjon har gitt dem til å bygge opp lager og logistikk for verneutstyr. Takket være valg av samlasting har kommunene også skaffet seg kunnskap bl.a. om e-handel.

Ettersom et lager ikke består av varer som bare skal lastes opp, men benyttes og fylles på på nytt, foreslås det i rapporten å kalle lageret for sirkulerings- eller omløpslager, ikke nødvendigvis beredskapslager. Gevinsten ved samordnet varedistribusjon blir generelt større jo flere varer og leverandører som inkluderes. Det anbefales å benytte seg av aktuelle samordningskommuners erfaringer på områder som anskaffelser, krav og distribusjon.

Digitalisering

Samordnet varedistribusjon og e-handel går hånd i hånd, heter det, gjerne slik at man først prøver ut e-handel, så ser man på muligheter for å innføre samordning. Andelen kommuner som har e-handel er betydelig større blant samordningskommuner enn blant kommuner generelt. Samlasting, lager og digitalisering går hånd i hånd for en kommune som vil utvikle sin kapasitet til å styre og effektivisere sin virksomhet og gjøre den robust.

Av de undersøkte kommunene i den studien rapporten omtaler, virker det som de fleste har konkurranseutsatt sin samordnede varedistribusjon og gjort kontrakt med en ekstern. Noen driver imidlertid distribusjonen i egenregi, noe som hjelper dem til å være fleksible og tilpasse seg kommunens vekslende behov, ikke minst i krisetider. De som har satt varedistribusjonen ut til eksterne, forteller om god dialog med leverandøren og har dermed kunnet justere virksomheten når den av en eller annen grunn forstyrres.

Krav til avtale

Det går ikke, slås det fast i rapporten, å konkludere med om den ene eller annen løsning gir bedre kapasitet til å håndtere krise. Dersom imidlertid leverandør velges via en anbudskonkurranse er det av største betydning å lage en avtale som åpner for muligheter til forandringer når situasjonen krever det.

Flere av de kommunene som har svart på undersøkelsen som rapporten refererer til, peker på at sikkerhetsspørsmål kommer til å bli viktigere fremover, ikke minst når avtalen med leverandøren om samordningen skal legges ut på anbudskonkurranse igjen. Det kan gjelde spørsmål om personell eller drivstoff-tilgang. Også i vareanskaffelser som gjelder helse og omsorg eller matvarer og andre kritiske varer er det tydelig at beredskapsperspektivet bør kunne forsterkeres på flere områder.