Klagenemndssekretariatet, der Kofa er en del, rundet 5 år 1. april og har vokst fra 10 til 30 ansatte siden oppstarten. Direktør Anneline Vingsgård i Klagenemndsekretariatet forteller historien i en jubileumsomtale på klagenemndssekretariatet.no. Noen var mistenksomme om Konkurransetilsynet og Klagenemndssekretariatet egentlig var samme organ. Sekretariatet gjorde hva de kunne for at det ikke skulle bli grobunn for slik mistenksomhet. Kofa-kulturen måtte dessuten ikke bli fellesskapets kultur – de ansatte i nemndene ville ikke la seg «kofafiseres». Og under etableringen lærte man seg også noe om i praksis å gjennomføre offentlige anskaffelser i hastverk.
I Norge er det over 50 klagenemnder og de fleste nemnder har et sekretariat som forestår håndteringen av klagen fra den kommer inn til den ferdige avgjørelsen blir sendt ut til klager.
– I 2016 stilte noen kloke hoder i Nærings- og fiskeridepartementet seg spørsmålet hvorfor man ikke kunne samle sekretariatene for ulike klagenemnder ett sted, skriver Vingsgård. På det tidspunktet var det en rekke nemnder som hadde sekretariatene sine plassert i departementene, i tilsynene eller hos private advokater. I tillegg skulle Konkurranseklagenemnda etableres, og denne nemnden ville også ha behov for et sekretariat. Ville ikke det skape umiddelbare synergieffekter at man kunne ha ett kontorlokale, ett arkiv, ett IT-system, én administrasjon?
«Barnet» fikk navn
Det var kort vei fra tanke til handling, fremholder hun. Regjeringen vedtok at det skulle opprettes et nytt statlig organ. «Barnet» skulle hete Klagenemndssekretariatet. Men hvordan oppretter man egentlig et statlig organ? Det var dessverre ingen oppskrift på dette noe sted. Men det var lurt å begynne på bunn. Organisasjonsnummer ble opprettet. Nettside og logo ble etablert. Nye avtaler ble inngått. Ny organisasjon og administrasjon måtte etableres. Nøkkelpersonell måtte ansettes. Nytt arkiv var selvsagt helt sentralt, men skulle vi gå for skyløsning eller ikke?
– Vi fikk også plutselig erfare hvordan det var å gjennomføre offentlige anskaffelser i hastverk, for organet måtte være etablert til den 1. april 2017. Var dette i det hele tatt mulig på 4-5 måneder? Det manglet ikke på advarsler og hoderisting, men med god hjelp fra Konkurransetilsynet gikk vi i gang, konstaterer Vingsgård.
Mange ville være mistenksomme
20 kontorplasser ble fysisk avskjermet fra Konkurransetilsynets lokaler slik at det ikke skulle være tvil om at Klagenemndssekretariatet var et organ som ikke lenger hadde noe fysisk tilknytning til Konkurransetilsynet, som man nå skulle overprøve vedtakene til. Ingen skulle få noe på dem der! – Vi var oppmerksomme på at mange ville være mistenksomme, poengterer direktøren. Flere av oss hadde jobbet i Konkurransetilsynet i mange år, og nå skulle vi plutselig inn i en ny rolle. Det var ikke rart at noen trodde dette egentlig var ett og samme organ. Dagens Næringsliv kom til kontorlokalene og tok bilde og intervjuet undertegnede. Spiste ikke ansatte i Klagenemndssekretariatet og Konkurransetilsynet i samme kantine, kanskje? Tok samme heis? Kritikken stilnet raskt, men oppslaget gjorde at vi skygget banen i kantinen for tidligere kollegaer i Konkurransetilsynet. Tilsynsansatte satt ved ett bord, vi på et annet.
Vingsgård dveler også litt ved egen nye rolle: Det var en blanding av usikkerhet og barnslig glede. Jeg husker da jeg satt på ny pult i nytt stort kontor og tenkte; «hva gjør jeg nå?». Jo, nå kan vi bestemme selv hvordan vår nye organisasjon skal se ut. Vi har blanke ark. For et privilegium og for et ansvar!
Svært mye jobb
Alle ansatte var med i oppbygningen av det nye organet. Unge, uerfarne jurister fikk umiddelbart stor tillit og mye ansvar. Alle måtte gjøre oppgaver de egentlig ikke hadde kompetanse innenfor. Ansvarsområder ble tildelt og en hensiktsmessig struktur for håndteringen av nye oppgaver ble etablert. Nye rettsområder og over 40 nemndsmedlemmer skulle håndteres. Det var svært mye jobb for alle og stor slitasje på alle ansatte i starten. Heldigvis hadde vi, konstaterer hun, ansatte som også hadde lang erfaring, som tok ansvar og utfordret seg selv med nye arbeidsoppgaver.
Prosesser måtte strømlinjeformes og felles rutiner for alle nemndene måtte på plass. Det var helt avgjørende for å skape de synergieffektene de var satt til å skape: – Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) var vi godt kjent med, fortsetter Vingsgård. Der var det vokst frem en egen kultur som vi var godt fornøyd med. Men de andre nemndene var tydelig på at de ikke ville «Kofafiseres». Vi måtte lage en ny felles kultur for Klagenemndssekretariatet sammen med nemndslederne og nemndsmedlemmene.
Ny og omdiskutert
En helt ny og omdiskutert nemnd skulle også etableres, Konkurranseklagenemnda. – Vi visste, skriver hun, at en stor sak som ville kreve mye av oss, muligens ville kunne bli klaget inn. Hvordan skulle vi organisere denne nemnden og arbeidet i sekretariatet for å kunne ta imot en slik sak? Og hvilke saksbehandlingsregler gjaldt for denne nemnden? Lite var lovfestet og vi måtte sammen med nemnden gjøre mye juridisk grunnarbeid for å løse de utfordringer som oppstod. Så kom det nye nemnder til. De fikk i oppgave å etablere en helt ny nemnd innenfor et spennende rettsområde, Energiklagenemnda. Så kom Markedsrådet. Og siste tilskudd er den midlertidige koronanemnda – Klagenemnda for tilskudd til kulturarrangement.
Bli den første til å kommentere på "Familien til Kofa har rundet fem år, Anbud365 gratulerer"