11 konkrete, praktiske råd for bruk av dynamisk innkjøpsordning (DIO) ble de om lag 160 deltakerne på årets utgave av KS Anskaffelsesseminar til del. De kom fra innkjøpsleder Øystein Sætrang i Innlandet fylkeskommune, en av de offentlige oppdragsgiverne som har holdt på med DIO lengst – og dermed en av dem med mest erfaring. Samtidig gav Sætrang en introduksjon til hvordan man starter DIO og hvordan man benytter den i praksis.
DIO er en fullstendig elektronisk prosess, som gir rask og enkel tilgang på tilbud fra et stort leverandørmarked. Ordningen kan brukes når standardytelser som er tilgjengelige i markedet og som ikke må tilpasses for å dekke behovet skal kjøpes inn, understreket Sætrang i sitt foredrag. DIO kan brukes både for kjøp av varer og tjenester.
– For at nye leverandører skal kunne få vite om ordningen og søke om å bli tatt opp, må ordningen kunngjøres – ligge kunngjort – på Doffin med all nødvendig informasjon tilgjengelig under hele dens levetid, presiserte han. Så må alle søknadene om å bli tatt opp i ordningen behandles – og alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, tas opp.
Inviteres til å delta
Den første søknadsfristen for kvalifisering gjelder bare for etablering av ordningen. Deretter kan nye leverandører når som helst søke om å bli tatt opp. Alle nye kvalifiserte leverandører inviteres til å delta i de videre konkurransene under ordningen.
Når det gjelder å bruke ordningen, slo Sætrang fast en rutine der man først avklarer og definerer behov for ytelsen, så utarbeider konkurransegrunnlag basert på mal. Tildelingskriteriene kan presiseres ved hvert enkelt avrop.
Minst 10 dagers frist
Invitasjonen skjer ved å opprette og publisere konkurransen i ordningen i Mercell, som har funksjonalitet for dette. Alle leverandører som er tatt opp i ordningen, får invitasjon til å gi tilbud med en frist på minst 10 dager. Deretter: Motta og evaluere tilbud, tildele kontrakt basert på tildelingskriteriene og kunngjøre kontraktstildeling. For konkurranser i en DIO kan oppdragsgiver velge om det skal være en karensperiode eller ikke.
Ifølge Sætrang har Innlandet fylkeskommune ved å benytte seg av DIO bl.a. oppnådd
større konkurranse, mer fleksibilitet og bedre oversikt. Mulighetene for små og mellomstore bedrifter og lokale aktører er blitt større, det samme gjelder for spissing og konkretisering av behovet. Ved standardisering og gjenbruk er det kommet en effektiviseringsgevinst, også behov for bistand av lengre varighet er dekket og: Riktigere (lavere) priser og bedre kvalitet.
Størst suksess
Størst suksess har Innlandet fylkeskommune hatt med DIO på rådgivningstjenester innen samferdselsområdet. Tidligere store rammeavtaler for rådgivertjenester er avviklet. Dette har gitt mindre og spesialiserte firma mulighet til å komme på banen. Resultatet er både bedre leveranser og betydelig lavere priser. Ordningen forvaltes av en rådgiver på Samferdselsavdelingen i samarbeid med den sentrale anskaffelsesenheten.
Praktiske råd
I sitt foredrag på KS Anskaffelsesseminar hadde Sætrang dessuten med seg en serie praktiske råd – øst av deres rikholdige erfaring:
- Legg listen lavt for opptak (med mindre kjøpets art tilsier noe annet) – for kompetansekjøp holder det med minimumskrav (skatt, ikke konkurs etc.)
- Kjør noen konkurranser rett etter etablering (ha dem klare)
- Sett av tid til vurdering av søknader (forvaltning av ordning)
- Sørg for en klar ansvarsfordeling
- Ha dedikert avtaleforvalter på fagavdeling til forvaltning og drift av ordningen
- Standardiser mest mulig (konkurransegrunnlagsmal, evaluering, mm) – konkurransedokumentet blir kontrakten
- Tilrettelegg for effektiv (enkel) evaluering i konkurransene
- Informer leverandørene og hold dem varme – unngå sovende ordninger
- Sørg for kontinuerlig forbedring av ordningen
- Etabler ev. en rammeavtale i tillegg for «melk og brød»-kjøp
- Innkjøpsavdelingen må støtte forvalter
Bli den første til å kommentere på "11 konkrete, praktiske råd for bruk av dynamisk innkjøpsordning"