Hva er greia med disse kontraktene?

Av Tore Magler Wiggen, konsulent/kontrakter og anskaffelser/Dynabyte Consulting AS

De tar lang tid å utforme, de er kompliserte å lese, og når du virkelig har kjørt hodet i veggen og trenger litt støtte, så er de i verste fall helt ubrukelige, – vi snakker om de kontraktene, som ufortjent bare blir omtalt som «svake» eller «dårlige». I denne artikkelen vil vi gi deg noen tips, så du slipper å se på kontrakten som et problem, men heller som et verktøy, som kan hjelpe deg bort fra bort fra konflikter, gjennom misforståelser og frem til målet.

Trygghet og mestring

Vi lever i en sammensatt verden, full av normer og regler, tilpasset ulike arenaer og miljøer. For de aller fleste går det ganske greit. Vi er sånn passe kjent med settingen og lært oss noe basic. Endrer man på settingen, eller forutsetningene blir det derimot litt verre. For noen innebærer endringer en slags uro, som å bevege seg ut på tynn is, gjennom tykk tåke eller ut av egen komforsone. Som kontraktsrådgiver ser vi at en slik uro fort kan inntreffe når noen blir forelagt en kontrakt. Det skjer noe med blikket, noe med stemmen og ikke minst prioriteringen, – akkurat som om alt annet blir veldig viktig, og kontrakten ikke fullt så viktig, i hvert fall ikke så viktig å lese.

Som kontraktsrådgiver er det vanskelig å forstå at noen ikke leser kontrakter. Det er nesten ikke til å tro at noen kan inngå en avtale uten å forstå hva som er greia med den, – nesten litt lotto.

Vi tror at dette dreier seg om usikkerhet og litt frykt for ikke å mestre. Kanskje litt tillit, både til seg selv og ikke minst kontrakten. Det mange ikke skjønner er at kontrakten kan være en venn. En følgesvenn som kan hjelpe dem frem til målet.

Veldig enkelt bør vi kunne si at kontrakten er spilleregler mellom de to som har inngått en avtale. Som i et hvilket som helst annet spill, er det en greie både å forstå hva som er hensikten med spillet og hvordan man spiller dette spillet, før man starter spillet, – noe annet ville være ganske bortkastet, eller i beste fall dårlig odds.

Det samme gjelder når det kommer til kontrakter. Å inngå en avtale, eller starte opp en kontrakt uten å kjenne spillereglene kan fort bli et sjansespill, og for mange ganske bortkastet. For å lykkes med en kontrakt må du forstå den avtalen du inngår, og du må bli fortrolig med kontraktens bestemmelser, – da vil du også finne en viss trygghet og du vil mestre kontraktens egenskaper.

Målet

En fotballspiller vet veldig godt at formålet med fotball er å score mål på motstanderen. Han vet også at spillereglene i fotball skal gi rammer for spillet, slik at fotball kan utføres under like forutsetninger og felles forståelse mellom de som spiller fotball. Det samme burde man kunne si om en avtalepart. Sånn er det imidlertid ikke alltid. Det skjer at prosesser blir igangsatt og avtaler blir inngått uten at partene er tydelig på hva som er formålet, og uten at man nødvendigvis har skjønt spillereglene. Ikke sjelden ser vi at partene faktisk kan ha ulike forventinger og i verste fall ulike mål. For å lykkes med en avtale må man derfor være veldig tydelig i sitt mål, ikke undervurdere motpartens forståelse av hva som er ditt mål med avtalen og sist, men ikke minst, må du finne ut om motparten har et annet mål enn deg.

Greia med kontrakten er å forstå formålet.

Veien til målet

Når du er trygg på eget mål og sikker på at målet er tilstrekkelig forankret både hos deg selv og de du har rundt deg, blir neste spørsmål hvordan du skal komme deg til dette målet. Dette er litt strategi.

Strategifasen vil ofte være en slags modningsfase. Man trenger nemlig litt tid, både å bli kjent med eget behov, egen interesse og ikke minst hvor mye man trenger å engasjere seg i denne prosessen, – veien til målet. Om du ikke har tid, må du bestemme deg for om du skal overlate dette til noen andre. Av og til kan det være helt greit. Som eksempel er det helt greit å overlate til taxisjåføren å bestemme veien til hotellet dersom du nettopp har ankommet og aldri har vært i byen før. På samme måte som det er helt greit å overlate et standard avrop på en rammeavtale til en kontraktsrådgiver uten å involvere hele virksomheten.

Om man imidlertid står overfor en litt større avtale, og det er litt interesse og engasjement i organisasjonen til involvering, samtidig som man har litt tid til å tenke strategisk, er det tre knagger vi har lyst til å gi deg i denne prosessen.

System og struktur
Kompetanse og erfaring
Kontraktskultur

Gjør deg kjent med kontraktens ulike systemer og strukturer.

System og struktur dreier seg mye om å forstå oppbygning, se muligheter, finne hjelpemidler og anvende metoder som kan hjelpe deg til å komme deg effektivt fremover. En standard eller en mal kan i seg selv være et slikt hjelpemiddel. Risikostyring kan være et annet. En beskrivelse om hvordan partene skal kommunisere eller hvordan man under kontrakten skal jobbe sammen kan være en neste. Bruk av et it-verktøy kan være et annet. Gode systemer og strukturer vil fort både kunne forenkle og sikre forutsigbare prosesser, øke forståelsen og ikke minst redusere usikkerhet, samt bygge tillit mellom partene. Finn den røde tråden og gjør det enkelt.

Greia med kontrakten er å gjøre seg kjent med kontraktens system og struktur.

Bli fortrolig med den kompetanse og erfaring man trenger for å gjennomføre kontrakten.

Kompetanse og erfaring dreier seg mye om å ha med seg de riktige folka. Om du kan spille på andres kompetanse og nyttiggjøre deg av erfaring andre har fra tilsvarende eller sammenliknbare kontrakter, vil dette ofte være den enkleste måten å komme seg frem til målet. Selv om man i 2016 fjernet fjellvettregelen «Lytt til erfarne fjellfolk», er vi fortsatt av den oppfatning at man kan spare mye på ha med seg ressurser som har riktige kompetanse og erfaring, både i den strategiske og den operative delen av en kontrakt. Står du overfor et samarbeid eller samspill er det viktig at du også stiller krav til deg selv. En kontraktspart som møter et team på den andre siden av bordet, som ikke samsvarer med hans nivå blir like skuffet, som det fotballaget som møter opp i feil divisjon. En god kontrakt vil ofte oppleves som balansert av begge parter.

Skal du kjøpe inn et nytt IT-system bør du utforme kontrakten sammen med noen som har laget slike systemer før, du bør også sikre deg en leverandør som har kompetanse og erfaring til å bygge et slikt system. Skal du bygge jernbane bør du ha med deg folk med jernbaneteknisk kompetanse og erfaring. Om du ikke spurte den taxisjåføren som kjørte deg fra flyplassen, lå det vel i kortene at han hadde sertifikatet.

Greia med kontrakten er å sikre seg de riktige folka

Bestem deg for, og vær veldig tydelig på hva slags kultur som skal gjelde.

Den siste og kanskje den viktigste knaggen for å lykkes med en kontrakt er kontraktskultur. Med kultur mener vi det grunnleggende innenfor de fleste disipliner, det som oppfattes som viktig og verdt å streve etter, det som gjør hverdagen til noe spesielt, det som kanskje er bakgrunnen for det du driver med, eller fundamentet for de vanskelige valgene du av og til må ta. Vi snakker om prinsipper, om policyer og ikke minst verdiene dine, til selskapet du jobber for eller bransjen du befinner deg i. Dette må du være tydelig på.

Innenfor avtaleretten har man et grunnleggende prinsipp om at avtaler skal holdes, «pacta sunt servanda». En selvfølge for de fleste, men ikke nødvendigvis for alle. Ikke sjelden ser vi at kontraktsparter kan ha ganske ulik forståelse av akkurat dette prinsippet.

For de fleste er tillit helt avgjørende. Men hva skal til for at man blir fortrolige, hvor åpen og hvor ærlig skal man egentlig være før den andre stoler på deg?

Skal du bevege deg i høyden, kan det være greit å si noe om grunnleggende prinsipper knyttet til sikkerhet. Skal du bevege deg gjennom et ulendt terreng, kan det være greit med noen oppdaterte risikovurderinger.

Kultur dreier seg om relasjoner og holdninger som går igjen mellom partene i kontrakten, når de utarbeider kontrakten, når de utfører kontrakten, og ikke bare når de har det hyggelig sammen ved signering og kick off.

Greia med kontrakten er å etablere noen grunnleggende prinsipper for hvordan man skal nå målet.

For å sikre kontraktens måloppnåelse, unngå misforståelser, redusere sannsynligheten for at en konflikt inntreffer, eller på en effektiv måte komme seg ut av en konflikt må du;

Forstå setting og sett deg et mål med kontrakten.
Utarbeide eller velge en kontrakt som sikrer tilstrekkelig system og struktur.
Påse at du har med deg nødvendig kompetanse og erfaring til både å utarbeide og
gjennomføre kontrakten.
Etabler noen grunnleggende prinsipper
Påse at all kommunikasjon av betydning dokumenteres.

Om du ikke har gjort det før, begynn med risikobasert kontraktstyring. Start i det små, gjør det enkelt, lær å bruke grunnbegrepene, ta gjerne et crash kurs, bruk enkle hjelpemidler, oppnå gevinster og se resultater.