Av Kristian Jåtog Trygstad, partner|advokat, Advokatfirmaet Mageli
I to nye innlegg på Anbud365 har prising av kvalitet igjen blitt løftet som et tema.[1] Begge innleggene peker på utfordringer ved slike evalueringsmetoder. Et av innleggene peker på relative poengberegningsmetoder som en enklere fremgangsmåte for oppdragsgiverne.
Valg av metode for å finne det beste tilbudet, er en viktig del av en anskaffelse. Hvis ett tilbud har den laveste prisen og den beste kvaliteten, gir utfallet av konkurransen seg selv. Som regel har imidlertid tilbudene ulike styrker og svakheter. Ett tilbud kan for eksempel ha lav pris mens et annet har noe høyere pris og bedre kvalitet. Utfallet av konkurransen avhenger da av hvordan disse styrkene og svakhetene holdes opp mot hverandre.
I en slik samlet vurdering er oppdragsgiveren avhengig av et egnet sammenligningsgrunnlag for å vurdere ulike fortrinn opp mot hverandre. Ulike evalueringsmetoder kan brukes til å strukturere evalueringen og byttehandelen mellom lav pris og god kvalitet.
Oppdragsgiverne har et relativt vidt skjønn i denne fasen, men skjønnet er likevel langt fra fritt. Samtidig kan man noe forenklet si at et valg av tilbud som er forutsigbart og godt kommersielt begrunnet, som oftest også vil være i samsvar med anskaffelsesregelverkets krav. Bruk av egnede evalueringsmetoder legger til rette for gode og lovlige anskaffelser. Det er imidlertid ingen automatikk i at en evalueringsmetode sikrer at tildelingskriteriene bedømmes på en sammenlignbar måte. En metode som er egnet i én anskaffelse, kan også vise seg å være uegnet i en annen.
Som en av de som har gått lengst i å anbefale evaluering med pris som sammenligningsgrunnlag, er det naturlig for meg å kommentere utfordringene som er trukket fram i de to artiklene. For å unngå for mange gjentakelser av meg selv viser jeg til andre kilder for en gjennomgang av fremgangsmåten når pris brukes som sammenligningsgrunnlag og de mange fordelene ved disse metodene.[2]
Synliggjøring av betalingsvillighet for god kvalitet
Jeg er enig med artikkelforfatterne i at prising av kvalitet forutsetter at oppdragsgiverne har et aktivt og bevisst forhold til hvor mye de mener god kvalitet er verdt. Oppdragsgiverne må gjøre viktige – og av og til vanskelige – valg i konkurranser hvor pris brukes som sammenligningsgrunnlag. Slike vanskelige valg gjør imidlertid oppdragsgiverne i de aller fleste anskaffelser.
Avveiningen av pris opp mot kvalitet er mer synlig når pris brukes som et sammenligningsgrunnlag. Men oppdragsgiverne veier også pris og kvalitet opp mot hverandre – bevisst eller ubevisst – når tilbudene sammenlignes ved bruk av poengmetoder.
- Det kan være vanskelig å fastsette maksimal betalingsvillighet for optimal kvalitet, men slik er det også ved fastsettelsen av tildelingskriterienes vekt. Om det er en forskjell mellom disse beslutningene, er det at konsekvensene blir tydeligere for oppdragsgiveren (og for leverandørene). Denne økte innsikten bør imidlertid være en fordel siden den legger til rette for mer gjennomtenkte og bedre vurderinger. Sjansen for å lykkes er større om oppdragsgiveren gjør gjennomtenkte valg knyttet til egne preferanser.
- Det kan også være vanskelig å beregne riktig pristillegg eller prisfradrag i bedømmelsen av tildelingskriteriene. Oppdragsgiverne gjør imidlertid de samme vurderingene når poeng utmåles. Det poengforspranget som tilbudet med lavest pris får på priskriteriet, kan utlignes av et poengforsprang tilbudet med best kvalitet får på kvalitetskriteriet, og omvendt. Også her er den eventuelle forskjellen at konsekvensene av oppdragsgiverens vurderinger går tydeligere frem, noe som legger til rette for bedre beslutninger.
Selv om oppdragsgiverne må gjøre flere vanskelige valg om pris brukes som sammenligningsgrunnlag, vil disse valgene også gjøres ved bruk av poengmetoder. Brukes pris som sammenligningsgrunnlag, slipper oppdragsgiverne også et vanskelig valg, nemlig å finne en metode for å gjøre prisforskjeller om til poengforskjeller. Når tilbudene sammenlignes med poengberegningsmetoder, må metoden for bedømmelse av priskriteriet fastsettes før tilbudene åpnes. Feilberegner oppdragsgiverne nivået på tilbudsprisene, vil det kunne gjøre evalueringsmetodene mindre egnet til å peke ut det beste tilbudet.[3] Slik er det både ved metoder som bruker pris og poeng. Hvis oppdragsgiveren benytter forhåndsdefinerte metoder for å beregne pristillegg/-fradrag, vil imidlertid metodene være mer robuste for variasjoner i tilbudene.
Det er ikke gitt at det er en ulempe for oppdragsgiverne at evalueringen blir mer transparent. Sammenligningen av pris og kvalitet er mer intuitiv enn de mer abstrakte poengvurderingene. Det bør være en fordel for oppdragsgiverne siden mer informasjon legger til rette for bedre og mer treffsikre beslutninger.
Det er heller ikke slik at økt innsikt i evalueringen øker Klagenemnda for offentlige anskaffelser og domstolenes muligheter til å overprøve oppdragsgiverens valg av tilbud. I likhet med vurderinger av poengutslag på tildelingskriteriene kan det være betydelige innslag av skjønn ved beregningen av prisjusteringer. I sak 2022/20 aksepterte for eksempel Klagenemnda oppdragsgiverens prisjusteringer selv om en leverandør hadde forsøkt å vise at prisjusteringen var større enn antatt markedsverdi.[4]
Oppdragsgiverne må forstå de metodene som de bruker
Tilbudsevalueringen blir ikke nødvendigvis enkel av at pris brukes som sammenligningsgrunnlag. Den kan likevel bli enklere å gjøre riktig enn om oppdragsgiveren bruker andre metoder. De utfordringene oppdragsgiverne vil stå overfor, vil de ofte møte uansett hvilken metode som benyttes. Da virker det fornuftig å velge metoder hvor unødvendige utfordringer i tilbudsevalueringen kan unngås, slik at fokus kan rettes mot å håndtere de utfordringene som man ikke kommer utenom.
Den sentrale utfordringen er da hvordan man fastsetter betalingsvilligheten for kvalitetsforbedringer. I Prissetting av kvalitet – hva er det oppdragsgivere kvier seg for? har forfatterne foreslått at denne utfordringen kan unngås ved å bruke relative poengmodeller, hvor det beste tilbudet får maksimal uttelling. Det er et råd jeg håper oppdragsgiverne ikke uten videre vil følge. Slike metoder kan være enkle å bruke, fordi metodene bygger på at det beste tilbudet er en referanseramme. Viktigere er det likevel at de kan være vanskelige å bruke riktig, fordi det relativt ofte er slik at det beste tilbudet er uegnet som referanseramme.
Svakheter ved metoder som beregner poeng på priskriteriet er grundig gjennomgått andre steder.[5] Blant de temaene som er løftet frem, er svakheter ved såkalte relative metoder, hvor den laveste tilbudsprisen i konkurransen brukes som en referanseramme. Tilfeldigheter kan få betydning for utfallet av konkurransen, og da vil ikke metodene være konsistente. Oppdragsgiverens rangering av to tilbud vil kunne påvirkes av hvilke andre tilbud som evalueres. Dette temaet har vært diskutert mye og grundig tidligere på anbud365, som en del av diskusjonen om normalisering.[6]
Jeg er likevel helt enig i at det er behov for mer veiledning om hvordan man skal gå frem når betalingsvilligheten skal bestemmes som et ledd i at pris brukes som sammenligningsgrunnlag. Her kan DFØ bidra med veiledere, og det vil også være veldig nyttig med praktiske eksempler og erfaringer fra de oppdragsgiverne som har brukt prismetoder i sine anskaffelser.
. Generelle maler vil heller ikke ta høyde for nyanseringer, for eksempel på grunn av særtrekk ved en anskaffelse eller særlige hensyn hos oppdragsgiveren. Betalingsvilligheten for flinkere konsulenter vil for eksempel avhenge av hvilken jobb disse konsulentene skal gjøre, hvor vanskelige vurderinger de skal foreta, og hva som er konsekvensene om en konsulent gjør en litt dårligere jobb enn en annen ville ha gjort. Veiledningsmateriale vil imidlertid kunne bidra til å heve den generelle kompetansen og til å hjelpe oppdragsgiverne i riktig retning.
Det er neppe realistisk at man vil kunne få generelle maler som kan brukes uten noen bearbeiding fra oppdragsgivernes side. Det er ikke et fasitsvar på hva som er det riktige forholdet mellom pris og kvalitet. Generelle maler vil heller ikke ta høyde for nyanseringer, for eksempel på grunn av særtrekk ved en anskaffelse eller særlige hensyn hos oppdragsgiveren. Betalingsvilligheten for flinkere konsulenter vil for eksempel avhenge av hvilken jobb disse konsulentene skal gjøre, hvor vanskelige vurderinger de skal foreta, og hva som er konsekvensene om en konsulent gjør en litt dårligere jobb enn en annen ville ha gjort. Veiledningsmateriale vil imidlertid kunne bidra til å heve den generelle kompetansen og til å hjelpe oppdragsgiverne i riktig retning.
[1] Refleksjoner etter webinar om tilbudsevaluering den 20.03.24 og Prissetting av kvalitet – hva er det oppdragsgivere kvier seg for?
[2] Se for eksempel Trygstad: Tildeling av offentlige kontrakter kapittel 29.3, Trygstad: Sett pris på god kvalitet (inntatt i Kontrakter og Anskaffelser – festskrift til Lasse Simonsen), En bedre evalueringsmodell? – Anbud365, Goda affärer – en strategi för hållbar offentlig upphandling (regeringen.se) særlig punkt 3.4.3 og Metoder vid utvärdering av pris och kvalitet i offentlig upphandling (konkurrensverket.se).
[3] Se for eksempel Forsvinner pengene i poengene? – Anbud365 og Utfordringer ved Difis nye verktøy for tilbudsevaluering – Anbud365.
[4] Se sak 2022/20 avsnitt 51 flg.
[5] Se for eksempel Metoder vid utvärdering av pris och kvalitet i offentlig upphandling (konkurrensverket.se), En logisk fälla – relativ poängsättning av pris vid anbudsutvärdering i offentlig upphandling (konkurrensverket.se) Bergmann og Lundberg: Tender evaluation and supplier selection methods in public procurement og Trygstad Tildeling av offentlige kontrakter 2. utg kapittel 25 til 28.
[6] Se for eksempel Normalisering kan vilkårlig endre tildelingskriterienes vekt – Anbud365, Normalisering, en relativt dårlig idé – Anbud365, Normalisering – lovlig og hensiktsmessig – Anbud365, Hvorfor normalisere når man kan la være? – Anbud365, Normalisering – kommunikasjon av vekten til tildelingskriterier – Anbud365, La oss fortsette å snakke om evalueringsmetoder – Anbud365.
Bli den første til å kommentere på "Sett riktig pris på god kvalitet"