Av Tore Magler Wiggen, Dynabyte Consulting AS
I denne artikkelen vil vi vise hvordan man i gjennomføring av en anskaffelse og oppfølging av en kontrakt kan øke måloppnåelsen, sikre en balansert ansvarsfordeling, gi bedre grunnlag for prising, stimulere til en mer treffsikker evaluering, – ikke minst hvordan man kan smøre dynamikken og redusere konfliktnivået mellom partene der det foreligger usikkerhet, – bare ved å tilegne seg litt bedre forståelse av begrepet risiko.
Begrep
Risiko omhandler usikkerhet om utfallet av fremtidige aktiviteter, – positivt og negativt. Risiko brukes ofte for å utrykke den fare uønskede hendelser representerer for mennesker, miljø og økonomiske verdier, og konsekvensene den uønskede hendelsen kan medføre, – og tilhørende usikkerhet.
Risiko omtales og kjennetegnes ved at den kan kvantifiseres ved å vurdere både sannsynligheten for at en hendelse inntreffer og konsekvensene av denne hendelsen. Videre kjennetegnes en risiko ved at den kan identifiseres gjennom risikoanalyser eller vurderinger, og de kan spores tilbake til spesifikke årsaker. En risiko kjennetegnes også ved at den kan håndteres ved å implementere tiltak for å redusere sannsynligheten for at hendelsen inntreffer eller begrense konsekvensene hvis den skulle inntreffe.
Når man i en risikosammenheng snakker om en tilhørende usikkerhet, og man isolert sett ser på denne usikkerheten, referer usikkerhet ofte til mangel på kunnskap, data eller forutsigbarhet om fremtidige hendelser eller resultater. Usikkerhet kjennetegnes ved at den ofte ikke kan kvantifiseres på samme måte som risiko, da sannsynligheten for ulike utfall ikke kan beregnes nøyaktig. Videre knyttes usikkerhet seg ofte til hendelser som av ulike grunner er ukjente eller vanskelig å forutsi, og de kan være påvirket av komplekse faktorer.
Noe forenklet kan man si at risiko kan håndteres gjennom tiltak, mens usikkerhet må håndteres gjennom strategier for å redusere usikkerhetsområdet eller øke forståelsen.
Å synliggjøre usikkerhet i en anskaffelse og i en kontrakt er viktig fordi det påvirker hvordan man vurderer og håndterer ulike utfordringer, fordeler ansvar og tar beslutninger. Mens risiko med liten eller ingen usikkerhet kan håndteres gjennom konkrete tiltak og gir grunnlag for kontroll og styring, krever risiko med stor usikkerhet mer fleksible tilnærminger og strategier for å redusere kompleksiteten og øke forståelsen for å kunne kontrolleres og styres.
I en anskaffelse vil forståelsen av risikobegrepet ha betydning for hvordan man utformer konkurransegrunnlaget, foretar avklaringer og evaluerer. Tilbyder på sin side må hensynta risikobegrepet ut ifra hvordan han utformer sitt tilbud, spesielt med tanke på løsningsbeskrivelse og prising. Endelig vil det ha betydning for hvordan man gjennomfører kontrakten, da spesielt med tanke på kontraktsoppfølging, ansvarsfordeling og ikke minst konfliktnivå.
Utforming av et konkurransegrunnlag for å synliggjøre usikkerhet og risiko
En oppdragsgiver som skal utforme et konkurransegrunnlag må presisere hva som ligger i begrepene risiko og usikkerhet. Dette sikrer at både oppdragsgiver og tilbydere har en felles forståelse av begrepet.
Om det ikke allerede er gjort må det gjennomføres en grundig analyse for å identifisere og dokumentere både risikoer og usikkerheter knyttet til prosjektet. Analysen må dokumenteres og knyttes opp mot konkurransegrunnlaget og kontraktsdokumentene.
Videre må man angi klare retningslinjer for hvordan risikoer og usikkerheter skal håndteres gjennom anskaffelsesprosessen og gjennomføringen av kontrakten. Dette kan inkludere ulike tilnærminger og strategier for å håndtere de identifiserte risikoer med tilhørende usikkerhet.
Basert på usikkerheten må man velge en anskaffelsesprosedyre som gir rom for fleksibilitet, dialog og mulighet for å håndtere endringer underveis eksempelvis; konkurransepreget dialog, konkurranse med forhandling, eller konkurranse om innovasjonspartnerskap.
Man må oppmuntre til åpen kommunikasjon og dialog med potensielle tilbydere gjennom hele anskaffelsesprosessen. Dette gir mulighet for tilbyderne til å stille spørsmål, gi innspill og bidra til å avklare eventuelle usikkerheter eller misforståelser.
Videre må man bruke tildelingskriterier som skiller mellom tilbydernes evne til å håndtere risiko og usikkerhet. Dette kan inkludere vurdering av tilbydernes risikostyringsplaner, evne til å identifisere og håndtere usikkerhet, og erfaring med lignende prosjekter.
Endelig bør man bake inn en viss fleksibilitet i kontrakten for å håndtere både identifiserte og uidentifiserte risikoer og usikkerheter. Dette kan inkludere bestemmelser om endringer i kontrakten, prisjusteringer og andre tiltak som kan være nødvendige underveis i prosjektet. Velg gjerne en kontrakt som stimulerer til samhandling og tilpasninger basert på data og kunnskap som vil kunne dukke opp i gjennomføringen av kontrakten.
Utforming av tilbud for å vise forståelse av usikkerhet og risiko
En tilbyder må starte med å vise sin forståelse for og beskrive tydelig både risikoer og tilliggende usikkerheter knyttet til prosjektet. Tilbyder må skille mellom hendelser som det er mulig å identifisere og vurdere sannsynligheter for og konsekvenser av (risiko med liten eller ingen usikkerhet) og hendelser som er mer ukjente eller vanskelig å forutsi (risiko med stor usikkerhet).
Om det ikke allerede er gjort, bør en tilbyder gjennomføre en grundig risikoanalyse og usikkerhetsvurdering for å kvantifisere og dokumentere potensielle risikoer og tilliggende usikkerhet. Dette kan inkludere å vurdere sannsynligheten og konsekvensene av ulike hendelser, samt å identifisere potensielle tiltak for å håndtere dem.
En tilbyder bør også inkludere spesifikke kostnadselementer i tilbudet som reflekterer håndtering av identifiserte risikoer og tilliggende usikkerhet. Dette kan omfatte kostnader for risikoreduserende tiltak, bufferbeløp for usikkerheter og andre tiltak for å sikre prosjektets gjennomførbarhet og suksess.
Videre bør en tilbyder beskrive klart og tydelig ulike tiltak og strategier for å håndtere både risikoer og tilliggende usikkerhet gjennom prosjektets gjennomføring. Dette kan inkludere planer for overvåking og kontroll av risikoer, beredskapsplaner for uforutsette hendelser og fleksible tilnærminger for å håndtere usikkerhet.
En tilbyder bør også kunne dokumentere tidligere erfaringer og kompetanse som viser tilbyderens evne til å håndtere både risikoer og usikkerheter på en effektiv måte. Dette kan inkludere referanseprosjekter, sertifiseringer og kompetanse innen risikostyring og prosjektledelse.
Endelig bør tilbydere sørge for å ha åpen kommunikasjon og dialog med oppdragsgiveren gjennom hele tilbudsprosessen. Dette gir mulighet for å avklare eventuelle spørsmål eller uklarheter knyttet til risiko og usikkerhet, samt gi ytterligere informasjon om tilbyderens tilnærming og strategier.
Evaluering av tilbydere
Oppdragsgiveren bør sette klare kriterier for evaluering av risiko og usikkerhetshåndtering i anbudsdokumentene. Dette kan inkludere tilbyderens metode for risikovurdering, prising av risiko og usikkerhet, og deres evne til å håndtere uforutsette hendelser.
Videre bør oppdragsgiver evaluere hvordan hver tilbyder har identifisert, vurdert og priset risikoer og usikkerheter. Dette inkluderer å vurdere detaljnivået og realismen i deres risikovurderinger og foreslåtte tiltak.
Litt avhengig av betalingsmekanismer bør oppdragsgiver også se på totalprisen inkludert kostnadsbuffere og provisjonssummer for å få en helhetlig vurdering av prosjektets økonomi. Dette innebærer å sammenligne omfanget og realismen i tilbydernes kostnadsbuffere.
Oppdragsgiver må videre vurdere tilbydernes erfaring og tidligere resultater med lignende prosjekter, spesielt deres evne til å håndtere risiko og usikkerhet. Referanseprosjekter kan gi innsikt i hvordan de har håndtert uforutsette situasjoner tidligere.
Oppdragsgiver kan også gjennomføre intervjuer med tilbyderne for å få en dypere forståelse av deres tilnærming til risiko og usikkerhetshåndtering. Dette kan også avdekke eventuell manglende forståelse eller underrapportering av usikkerheter.
Endelig kan oppdragsgiver bruke gjerne scenariobaserte evalueringer for å se hvordan tilbyderne planlegger å håndtere potensielle usikkerheter og risikoer i praksis. Dette kan inkludere simuleringer av uforutsette hendelser og vurdering av foreslåtte løsninger.
Kontraktgjennomføring
Etabler et anvendelig risikoregister som oppdateres og justeres jevnlig basert på nye data og erfaringer. Tildel klart ansvar for risikostyring til bestemte personer eller team. Dette inkluderer ansvar for å overvåke, rapportere og iverksette tiltak mot identifiserte risikoer.
Hold regelmessige møter med prosjektteamet for å diskutere status på risikoer og usikkerheter. Dette inkluderer å evaluere effektiviteten av iverksatte tiltak og behovet for eventuelle justeringer.
Implementer nøkkelindikatorer for å overvåke risikoer og usikkerheter. Dette kan inkludere indikatorer for prosjektets fremdrift, kostnadskontroll og kvalitetsmål.
Inkluder fleksible bestemmelser for endringshåndtering i kontrakten. Dette gjør det mulig å justere prosjektets omfang, tidsplan og budsjett basert på nye oppdagelser og endrede forhold.
Utarbeid beredskapsplaner for håndtering av uforutsette hendelser. Dette kan inkludere alternative handlingsplaner og tilleggsressurser som kan mobiliseres ved behov.
Oppretthold en åpen og transparent dialog med alle involverte parter, inkludert oppdragsgiver, entreprenører og eventuelle underleverandører. Dette bidrar til å dele informasjon om nye risikoer og usikkerheter raskt og effektivt.
Innfør en strukturert rapporteringsprosess hvor risikoer og usikkerheter blir diskutert og aggregert, og tiltak som er gjennomført eller planlagt blir dokumentert.
Gi opplæring til prosjektteamet om forskjellen mellom risiko og usikkerhet, samt om metodene for å håndtere begge. Dette sikrer at alle involverte har en felles forståelse og kan bidra effektivt til risikostyring.
Skap en kultur hvor identifisering og håndtering av risiko og usikkerhet er en integrert del av prosjektgjennomføringen. Oppmuntre til proaktiv identifisering og rapportering av nye risikoer og usikkerheter.
Sikre grundig dokumentasjon av alle risikovurderinger, tiltak og resultater. Dette gir en klar oversikt over hva som er gjort, hva som har fungert, og hva som kan forbedres.
Etter avslutning av prosjektet, gjennomfør en grundig evaluering for å lære av erfaringene. Del disse erfaringene internt i organisasjonen for å forbedre fremtidige prosjekter.
Oppsummering
Å vise hvordan man i en anskaffelse håndterer usikkerhet og risiko er viktig fordi det vil kunne gi:
- Bedre utformet konkurransegrunnlag og mer nøyaktige og bedre prisete tilbud
- Mer balansert fordeling av ansvar mellom oppdragsgiver og leverandør
- Mer robust og fleksibel prosjektgjennomføring, som reduserer sannsynligheten for forsinkelser, kostnadsoverskridelser, misforståelser og konflikter ved gjennomføring av kontrakten
Om du ikke har gjort det før, begynn med risikobasert kontraktstyring. Start i det små, gjør det enkelt, lær å bruke grunnbegrepene, ta gjerne et introduksjonskurs, bruk enkle hjelpemidler, oppnå gevinster og se resultater.
Bli den første til å kommentere på "Risiko og usikkerhet i anskaffelser"