KGV og KAV har vært på plass en stund. Nå kommer BPV, det sørger gründerselskapet Hyyr for ved å lansere et verktøy for behov- og planleggingsfasen i offentlige anskaffelser. Og det er kunstig intelligens som skal gjøre at organisasjonen blir i stand til å gå fra behov til ferdige konkurransedokumenter på få minutter. Det varsler gründerne bak selskapet, Vincent Aardalsbakke og Christian Tetzschner.
Mye av tiden i en offentlig anskaffelse skjer før en konkurranse blir kunngjort. Eksempler på dette er behovsavklaring, markedsdialog, lage konkurransestrategi og produsere konkurransedokumenter. I DFØs (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) anskaffelsesundersøkelse for 2024 er dette i snitt oppgitt å ta ca. 40 % av tiden i en anskaffelse.
Kunstig intelligens
Hyyr er et nystartet selskap som tar sikte på å bidra til å forenkle anskaffelser ved hjelp av kunstig intelligens (KI). Gründerne har selv erfaring fra IT- og konsulentbransjen hvor de har brukt mye tid i salgs- og anbudsprosesser. I kombinasjon med at de kjenner KI-feltet godt, mener de at tiden er inne for å omstille bransjen.
– Vi legger vekt på samhandlingen mellom behovshaver og innkjøper når vi utvikler løsningen. En av aktivitetene som stjeler mye tid i forberedelsesfasen, er interaksjonen frem og tilbake mellom behovshaver og innkjøper. God dialog underveis er viktig, men vi hører at de stadig blir sittende og vente på hverandre for å ferdigstille dokumenter og avklare spesifikasjoner. Særlige tekniske kravspesifikasjoner er tidkrevende, og her automatiserer vi mye, sier Vincent Aardalsbakke.
Innovativ og effektiv løsning
«Rapport til anskaffelsesutvalget: Offentlige anskaffelser i 2022» (Oslo Economics og Inventura) viser at transaksjonskostnadene i de minste anskaffelsene er ekstremt høy. Man kan bruke rundt 250 timer på en kunngjort konkurranse under terskelverdien på 1,3 MNOK. Det er også veldig vanlig å leie inn ekstern kompetanse for å bistå i anskaffelser, noe som gir en høy kostnad per anskaffelse.
– Offentlige anskaffelser er veldig dokumentbasert og inneholder mye tekst fra både kunde- og leverandørsiden. Med de siste kvantesprangene innen kunstig intelligens har det åpnet seg nye muligheter som er meget relevant innenfor innkjøp. DFØs anskaffelsesprosess for effektive og bærekraftige anskaffelser er tredelt, der de to siste er dekket av henholdsvis KGV og KAV. Nå er det på tide at den første fasen får oppmerksomheten den fortjener i form av en innovativ og effektiv løsning, sier Christian Tetzschner.
Markedsdialog
Løsningen skal også forenkle markedsdialogfasen for innkjøpere. Aardalsbakke peker på at flere savner en behovsorientert og dynamisk måte å sparre med markedet på. – Dette burde være mer smidig i dagens prosesser, sier han. Slik man leser LUPs (Leverandørutviklingsprogrammets) egen tolkning av hvordan de bidrar med «innovative anskaffelser», ligger mye av svaret i markedsdialog og det å være behovsdrevet. Vi har allerede samlet mange kvalitetsleverandører innen digitalisering som også ser etter muligheter for å gi relevante innspill innen deres domener. Det tjener begge sider av bordet at vi kan forenkle måten man gir innspill til potensielle løsninger.
Men enn så lenge er ikke målet å helautomatisere prosessen, konstaterer Tetzschner. Dette handler om å gi innkjøpsavdelingen superkrefter de ikke hadde tidligere. Vi skal utstyre dem med muligheten til å starte på 80 % i stedet for å starte på 0 hver gang. Det å bruke klipp og lim fra gamle konkurranser tar deg ikke nødvendigvis langt fordi det alltid handler om å omforme det konkrete behovet til organisasjonen. I tillegg lover vi å gi et vakkert grensesnitt å jobbe i slik at det blir en god opplevelse å lage kravspesifikasjon og øvrige dokumenter.
Bli den første til å kommentere på "Nå kommer KI-basert verktøy for behov- og planleggingsfasen"