Dagens Anbud365-seminar: Slik kan du vinne anbudskonkurranser

En serie faglige, gode råd kom på rekke og rad i dagens Anbud365-seminar/webinar. Følger man disse rådene, styrkes sjansene til å vinne offentlige anbudskonkurranser. Viktige hovedpunkter er å følge med i kunngjøring av oppdrag, delta og være aktive i markedsdialogen forut for konkurransen, lese konkurransegrunnlaget – og være nøye med å følge det som står der. For øvrig kom det råd om å sette seg inn i aktuelle modeller brukt ved evaluering av tilbud, i særdeleshet den modellen DFØ anbefaler. Vinneroppskriften ble oppsummert i ti punkter.

Det var partner Anders Thue og senioradvokat Guro Skar Forseth fra Simonsen Vogt Wiig som gav av sine kunnskaper på dagens Anbud365-seminar. I løpet av de to timene arrangementet varte, ble en lang rekke gode råd – mange også grundig underbygget – presentert. Noe å ta med seg for de som ønsker å vinne i offentlige anbudskonkurranser. Og ett og annet å hente for oppdragsgivere var det også.

«Følg med i timen»

Før kunngjøring av en konkurranse var et av rådene å følge med på KGV, Doffin, Achilles og andre steder der man kan forvente at oppdrag fra de offentlige legges ut. Ansvar og roller i forbindelse med arbeidet med å utvikle aktuelle tilbud kan også avklares på forhånd. Det ble lagt vekt på å delta i markedsdialogen der det er aktuelt. Her kan man påvirke innhold og utforming av konkurransedokumentene, ikke minst ved å gi oppdragsgiver informasjon om hva markedet kan levere.

Når kunngjøring er gjort og konkurransen i gang, kan tiden være knapp frem til tilbudsfrist. Derfor er det viktig å komme raskt i gang, lese dokumentene grundig, se på kravene og vurdere risiko. Still spørsmål, var et råd fra Skar Forseth og Thue, og de minnet om at kommunikasjonen i spørsmål-svar-fasen inngår i kontrakten. I de tilfeller det er forhandlinger, er utfordringen å sørge for nødvendige avklaringer og bidra til best mulig resultat for egen og oppdragsgivers del.

Evalueringsmodeller

I forbindelse med tildeling av kontrakt foretas en evaluering av tilbudene, gjerne med utgangspunkt i ulike modeller dersom det er mer enn en ren priskonkurranse. To anbefalinger fra foredragsholderne her:

1.Spør oppdragsgiver om hvilken modell som skal legges til grunn, hva den inneholder og hva det vil bety. Ingen plikt fra oppdragsgiver til å svare mer enn hva vedkommende selv vil, men samtidig kan den info man får, gi en pekepinn på hva i tilbudet leverandøren kan skåre mest på å vektlegge.

2.Det andre rådet ifm evaluering er å sette seg grundig inn i den evalueringsmodellen som DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) anbefaler, prissetting av kvalitet. Foredragsholderne regner med at flere og flere oppdragsgivere kommer til å benytte den modellen.

10 punkter for vinnere

Foredragsholderne gav en oppsummering i ti punkter på hva som kjennetegner vinnere av offentlige anbudskonkurranser:

• De beholder kontinuitet fra signering til implementering – og forteller kunden at det er dette de har tenkt å gjøre.

• De har lest konkurransegrunnlaget og fulgt det

• De har organisert seg godt og startet tidlig nok til å kunne stille spørsmål og få modnet tilbudet. De har holdt høy kvalitet på tilbudet fra dag en.

• De presenterer ryddig, forståelig og utfyllende

• De har kontroll på alle formalkrav

• De optimalisere tilbudet iht evalueringsmodellen

• De lytter og forstår kundens behov. De stiller gjerne ett ekstra spørsmål.

• Teamet har lyst og vilje til å vinne. De balanserer og holder sammenheng mellom ytelse, pris og risiko gjennom hele prosessen

• De er responsive i dialog med kunden. Den som agerer slik i forhandlinger, viser evne til implementering.

• De ber om debriefing og lærer av feil.