Mye «på stell» i Bergen, men risiko og dokumentasjon er svakhetspunkter

Noen forbedringspunkter til tross – Bergen kommune har mye «på stell» når det gjelder kommunens anskaffelser. Det forteller rapporten etter Deloittes forvaltningsrevisjon nylig. Blant forbedringspunktene er å utvikle og ta i bruk metoder for risikovurderinger av kontrakter, i tillegg til oppfølgingsaktiviteter basert på risikovurdering for den enkelte kontrakt. Kommunen har ikke konkurranseeksponert alle anskaffelsene som ble sjekket i samsvar med krav i regelverket, melder Deloitte, som også mener kommunen ikke i tilstrekkelig grad dokumenterer kontraktsoppfølgingen.

Deloitte har gjennomført en forvaltningsrevisjon av innkjøp i Bergen kommune. Oppdraget er gjennomført i tidsrommet april 2023 til oktober 2024. Undersøkelsen viser at kommunen har etablert en rekke gode system og rutiner for å sikre at anskaffelser og kontraktsoppfølging skjer i henhold til krav i regelverket og kommunens egne mål og retningslinjer på området, slår Deloitte fast. Samtidig viser undersøkelsen at kommunen har noen forbedringspunkt når det gjelder systematisering av arbeidet på enkelte områder.

Kompetanse

Kommunen legger i stor grad til rette for at ansatte som arbeider med anskaffelser og kontraktsoppfølging får nødvendig opplæring og kompetanse, heter det, men det blir etterlyst mer kompetanse og tydeligere rolledeling.

Stikkprøvekontrollene, heter det, viser at kommunen ikke har konkurranseeksponert alle de kontrollerte anskaffelsene i samsvar med krav i regelverket. Dette er ikke tilfredsstillende, fremhever Deloitte. Kommunen har på den annen side «alt i orden» for å sikre at innkjøp gjennomføres etter kommunens vedtak, mål og strategier for klima, miljø og samfunnsansvar.

Skatteattest og ESPD

Det er ikke bedt om fullmakt til å hente inn utvidet skatteattest i alle anskaffelsene der dette er påkrevd, fremgår det av revisjonsrapporten. I én av de undersøkte anskaffelsene er det ikke satt krav om at leverandører fyller ut egenerklæring om avvisningsgrunner i Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD). Dette er ikke i henhold til krav i regelverket, slår Deloitte fast.

Kommunen har, ifølge forvaltningsrevisjonen, ikke i tilstrekkelig grad etablert systematiske interne kontroller/etterkontroller for å avdekke brudd på regelverket for offentlige anskaffelser og for å sikre at anskaffelser skjer i samsvar med krav til konkurranse i alle de undersøkte etatene.

Metoder for riskovurderinger

Ikke alle de undersøkte etatene har utviklet og tatt i bruk metoder for risikovurderinger av kontrakter, samt oppfølgingsaktiviteter basert på risikovurdering for den enkelte kontrakt. Dette er ikke i samsvar med Bergen kommunes anskaffelsesstrategi 2022-2025, kommunens egne retningslinjer på området og normer for god kontraktsoppfølging, påpeker Deloitte.

Stikkprøvekontrollene viser at det ikke er tilstrekkelig oppfølging av alle utvalgte kontrakter som er gjennomgått i henhold til inngått avtale og kommunens retningslinjer for kontraktsoppfølging. Deloitte vurderer også at kommunen ikke i tilstrekkelig grad dokumenterer kontraktsoppfølgingen.

Anbefalinger

Basert på det som fremkommer i undersøkelsen anbefaler Deloitte at Bergen kommune iverksetter bl.a. tiltak som:

• sikrer at alle anskaffelser i byrådsavdelingene og etatene og blir konkurranseeksponert i henhold til krav i anskaffelsesregelverket.
• sikrer at man i alle relevante anskaffelser innhenter tilstrekkelig relevant informasjon til å kunne avvise tilbud på bakgrunn av forhold ved leverandører (f.eks. skatteattest og egenerklæringsskjema om avvisningsgrunner i ESPD).
• etablerer systematiske interne kontroller (etterkontroller) for å avdekke brudd på regelverket for offentlige anskaffelser og for å sikre at anskaffelser skjer i samsvar med krav til konkurranse.
• sikrer oversikt over egne kontrakter og avtaler, gjennomfører risikovurderinger av kontraktsporteføljen og at man på bakgrunn av gjennomført risikovurdering har oversikt over kontrakter med høyest risiko som bør prioriteres for oppfølging.
• oppbevarer dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen i henhold til § 7-1 i anskaffelsesforskriften.
• sikrer at reviderte byrådsavdelinger og etater:
           a) har tydelig avklart hvordan bestilling skal foretas på en rammeavtale og etablert rutiner og systemer som sikrer tilstrekkelig samhandling mellom kontraktseier og bestiller
          b) gjennomfører regelmessig undersøkelse av avtalelojalitet i egne rammeavtaler.

Deloittes forvaltningsrevisjons-rapport om innkjøp i Bergen kommune kan søkes opp her: https://www.forvaltningsrevisjon.no/