Av Ole Henrik Fjeld, partner, Innkjøpskontoret
Det er på tide å ta et skikkelig oppgjør med en utbredt misforståelse rundt offentlige anskaffelser. Det er faktisk ikke smart å kreve! Likevel opplever vi jevnlig kunder som «bare må ha» kvalifikasjonskrav og absolutte minimumskrav og vi bruker timesvis på å snakke de ut av uføret.
Jevnlig ser vi også oppdragsgivere som blir felt i KOFA og rettsapparatet fordi de ikke klarer å la være å stille krav. I told you so.
Så hvorfor i alle dager er dette så vanskelig å forstå?
Ett helt unngåelig minefelt
La oss ta det enkleste først. Anskaffelsesforskriften krever ikke at du benytter absolutte minimumskrav. Den krever heller ikke at du oppstiller kvalifikasjonskrav. Bruken er helt frivillig! Ja, enkelte steder oppfordrer faktisk forskriften til bruk av tildelingskriterier, eksempelvis er tildelingskriterier utgangspunktet for klima- og miljøbestemmelsen i §7-9. Her er krav i kravspesifikasjonene ett unntak. Ett unntak som må begrunnes.
Så for nihundrede gang: hva er det som kan gå galt?
Kort svar: alt. Du kan måtte avlyse, avvise, og bli saksøkt. Alt kan gå galt.
Alt kan gå galt – og du tjener ingenting på det
Vi tar et eksempel. Du oppstiller et krav om erfaring fra tilsvarende arbeider. Du får inn tre tilbud, og kvalifiserer alle. Så evaluerer du tilbudene og kommer fram til at en av dem får kontrakten.
Da trekker leverandøren på andreplass kvalifikasjonskortet, og hevder at leverandøren som vant skulle vært avvist fordi de ikke oppfyller kvalifikasjonskravet. Dermed skulle de fått kontrakten. Vipps: Risiko for positiv kontraktsinteresse. Skulle du prøve deg på å avlyse konkurransen nå, så blir tredjemann straks relevant – det kan du ikke.
Hvorfor tar du denne risikoen? Hva var vitsen? Kunne du bruke kvalifikasjonskravet til noe? Nei, ingenting. Du hadde sikkert et håp om at bare de som kunne kvalifisere seg, ga tilbud. Du ønsket altså bare tilbud fra «seriøse» leverandører. Men hva gjør en leverandør som møter en murvegg? Han prøver selvsagt å klatre over den. Alle vil jo delta!
Vil ikke du også egentlig få flere tilbud du kan sammenligne, da?
I et annet scenarie kan du tenke deg at du fikk inn flere tilbud, og at du mente at en av dem ikke var kvalifisert. Dermed avviser du leverandøren og går videre med å evaluere de andre tilbudene.
Vil du egentlig bruke så mye tid på de som ikke vinner?
Brått får du et ekstra problem: leverandøren som ble avvist hevder (selvfølgelig) at de ikke skulle vært avvist, og at de oppfyller kvalifikasjonskravet. Subsidiært mener de (like selvfølgelig) at hvis ikke de ble kvalifisert, så kan umulig noen andre ha blitt det heller. Dermed krever de også at konkurransen skulle vært avlyst.
Og alt dette får du i fanget mens du egentlig prøver å evaluere de gjenværende tilbudene og komme fram til en vinner. Når du vel har kommet dit, kan du vel forestille deg at flere leverandører prøver seg på samme taktikk, altså at vinneren ikke skulle ha blitt kvalifisert.
Alt dette rotet kunne du unngått veldig enkelt: du kunne droppet kvalifikasjonskravet. Punktum. Ferdig.
Hvorfor kreve når du kan beskrive behovet ditt?
I et annet eksempel har du gått i fella og begynt å mene noe om hva leverandøren skal tilby. Du har altså stilt krav til leveransen. Det høres jo så enkelt ut, men før du vet ordet av det, så har du krevd deg selv inn i et hjørne – du har rett og slett stilt et absolutt minimumskrav som skaper problemer for deg senere.
Hva kan dette kravet være? Tja, kanskje du har stilt krav om «en type espressobønne»? Så kommer vinneren og tilbyr en bønne som leverandøren på andreplass mener ikke kan ansees for å være «en type espressobønne». Så går saken til KOFA, tingretten og lagmannsretten og du får beskjed om at du har gjort feil og at espressoen du drikker hver dag ikke er espresso.
Nei, å bli fradømt retten til å kalle kaffen din for espresso er ikke noe vi finner på. Det har faktisk skjedd. Det kan skje deg også, hvis du fortsetter å klamre deg til ideen om at absolutte minimumskrav er en god idè.
Eller kanskje vi heller skal se på tennisballer og annet sportsutstyr? Så du hadde ikke ment at skole-utstyret ditt måtte være godt nok til olympiske konkurranser, sier du? Du hadde bare krevd litt mer enn du trodde? Vel, det gir juristene blaffen i. Et absolutt minimumskrav er et absolutt minimumskrav – og det gir deg absolutt krav om å avvise tilbudet.
Nei, det med idrettsutstyret var selvsagt heller ikke noe vi har funnet på. Det har også skjedd. Av og til er virkeligheten så bisarr at den overgår alt du kunne funnet på. Men der har du det.
Dette gjøres over en lav sko hele tiden, og resultatene kommer ikke og biter deg før du har tildelt kontrakten. Til KOFA-medlemmenes, advokatenes, juristenes og journalistenes fortvilelse eller forlystelse, alt ettersom.
Hør, da!
Dette er noe du må skjønne før du kunngjør konkurransen.
Skal vi ta det en gang til?
- Ikke oppstill kvalifikasjonskrav. De leder bare til konflikt. Be heller leverandørene beskrive hvem de tilbyr til å gjøre jobben, slik at du kan sammenligne og velge den beste.
- Ikke krev. Beskriv heller behovet ditt og la leverandørene foreslå løsninger som du så kan sammenligne og deretter velge den beste.
Dette har Innkjøpskontoret gjort flere tusen ganger i over ett tiår, og det har gått helt fint. Hver gang.
Hvorfor ikke spare deg selv og samfunnet for unødvendige runder i rettsapparatet? Hvorfor ikke fremme effektivitet og innovasjon og prøve deg uten kvalifikasjonskrav og absolutte minimumskrav, du også?
Klarer du å motstå fristelsen?
Den som anskaffer får se.
Bli den første til å kommentere på "Krav hemmer innovasjon og øker konflikt. Punktum"