Innherred Anskaffelser har skaffet seg et system som ved hjelp av kunstig intelligens (KI) vil kunne støtte dem gjennom hele anskaffelsesprosessen – fra behovet oppstår og gjennom hele kontraktsperioden. Nøkkelen er å kunne få digitale tilbakemeldinger på utførte leveranser eller tjenester, forteller Hilde Melhus, daglig leder i Innherred Anskaffelser til Anbud365. Men både Melhus og gründer Kjetil Håland som har utviklet systemet, understreker at de menneskelige vurderingene fortsatt vil være viktige.
Innherred Anskaffelser har inngått en pilotavtale med Simplement, som har utviklet et innkjøpsstøtteverktøy for offentlige anskaffelser basert på kunstig intelligens og annen automatiseringsteknologi. Håland, utvikler og grunder av Simplement, jobber selv som innkjøper for det offentlige, og har kjent utfordringene på kroppen. Melhus vil på årssamlingen til KS Anskaffelsesforum i Harstad 13. og 14. mai presentere mer om dette.
Godt verktøy for kommunikasjon
– Innherred Anskaffelser er et oppgavefellesskap for 5 kommuner, og vi har ikke hatt noen gode verktøy for kommunikasjon mellom oss som gjennomfører anskaffelser og ansatte som skal bruke avtalene, sier daglig leder Hilde Melhus.
Ved å ta i bruk Simplement håper de å samle alle tilbakemeldinger fra ansatte – alt i fra behov for bistand til gjennomføring av anskaffelser til avvik på leveranser. Fram til nå har dette kommet via ulike kanaler, som personlig oppmøte, telefon, epost, kvalitetssystem og noe via via. For å få samlet alt dette og gjøre det tilgjengelig for alle som har behov for å kjenne historikk, blir dette nå samlet en plass.
Bistå ansatte ute i kommunene
– Da vil alt dette være tilgjengelig og knyttet til anskaffelsen eller leverandøren og kontrakten, og vi kan ta hensyn til dette i neste anskaffelse, fortsetter Melhus. I tillegg vil møtereferat fra leverandør og kontraktsoppfølginger ligge på samme sted. Ved bruk av KI kan vi da ta gjøre spørringer som gir oss relevant informasjon basert på erfaringer og tilbakemeldinger.
– Det er alltid snakk om ressurser, også hos oss, vi skulle gjerne hatt flere rådgivere. Men vi håper at dette verktøyet skal kunne bistå ansatte ut i kommunene til å kunne gjennomføre anskaffelser under nasjonal terskelverdi på egen hånd, poengterer hun. Her vil KI komme med forslag til kvalifikasjonskrav, evalueringskriterier og kontraktsvilkår.
For anskaffelser under nasjonal terskelverdi kan de få automatisert opprettelse av konkurransegrunnlag med standardmaler og registrert masterdata. Kvalifisering av leverandører gjøres med integrasjoner mot ulike datakilder.
Tilgjengelig informasjon
Melhus poengterer at når de nå oppretter de prosessene som skal gjennomføres i Simplement, kan de gjøre denne oversikten tilgjengelig på hjemmesiden siden. Leverandører har mulighet til å komme med innspill til dem på dette. Det er også en egen modul for RFI, elektronisk innhenting av data gjennom en RFI-prosess som kan oppleves som enklere for leverandører når dette gjøres utenfor KGV og Doffin.
– Når vi nå samler tilbakemeldinger og erfaringer, referat fra leverandørmøter og innspill fra leverandører på en plass, så håper vi at vi vil ha den nødvendige bakgrunnsinformasjonen til å kunne få bedre kontrakter i neste runde, uansett hvilken rådgiver som gjennomfører dette. Vi vil ikke være avhengig av den tause kunnskapen som mange ansatte sitter med, konstaterer Melhus. Ved enkle undersøkelser vil KI hjelpe oss å hente ut relevant informasjon fra alt som ligger lagret på leverandør eller kontrakt. Vi vil med andre ord oppnå bedre læring fra tidligere prosesser og kontrakter, og kunne ha bedre dialog med markedet på en enklere måte.
Enklere arbeidshverdag
Daglig leder i Innherred Anskaffelser legger tilat nøkkelfunksjoner i løsningen som vil bidra til en enklere arbeidshverdag, er håndtering av budsjettgodkjenning for anskaffelsesprosesser og digital habilitetsvurdering av deltakere og styringsgruppen.
– Vi kan håndtere og evaluere mottatte tilbud, både manuelt, med kunstig intelligens eller i kombinasjonen av manuelt og kunstig intelligens, samt behandle innsyn og klagehåndtering med registrering for fremtidig statistikk. I tillegg til avslutning av konkurranser med registrering av læringspunkter, publisering av nyhetsmeldinger og elektronisk registrering av leverandørdetaljer, slår Hilde Melhus fast.
Bli den første til å kommentere på "Fem kommuner i fellesskap effektiviserer hele anskaffelsesprosessen ved hjelp av KI"