Dynamisk innkjøpssystem nyttig når man skal bruke mellommenn ved kjøp?

Å bruke mellommann når man skal anskaffe, kan synes å være en praktisk og god støtte. Lovlig er det selvsagt også, men det er en del forutsetninger som skal til – både juridisk og strategisk. Det fremgår av en fersk svensk rapport. Å styrke egen organisasjon eller gjøre rammeavtale med flere mellommenn kan imidlertid være vel så god løsning. Kanskje kan også bruk av dynamisk innkjøpssystem vise seg gunstig.

Konkurrensverket og Upphandlingsmyndigheten har sammen utarbeidet rapporten «Mellanhänder i offentlig upphandling». Det svenske begrepet «mellanhänder» favner om to utgaver. Den ene er en mellommann som tar ansvar og inngår avtale med leverandøren på en oppdragsgivers vegne. Den andre er en mekler som formidler kontakt mellom oppdragsgiver og leverandør forut for avtaleinngåelse.

Å gjøre kontrakt med en mellommann er ikke ulovlig etter anskaffelseslovgivningen, fremgår det av rapporten. Derimot er det ikke tillat for oppdragsgiveren å velge hvilken aktør som mellommannen skal benytte som underleverandør.

En rekke forutsetninger

En rekke forutsetninger må være oppfylt før en oppdragsgiver kan gjøre kontrakt med en mellommann.  Anskaffelsen må f.eks. ikke være utformet med sikte på å omgå regelverket. Dersom det er tale om flere leveransetyper, skal verdien av anskaffelsen av en mellommann omfatte samtlige deler. Formålet med anskaffelsen må klart fremgå, dvs. at leveransetypene skal være tilstrekkelig spesifisert slik at det skal være mulig å avrope fra rammeavtalen utfra tilpasning av de fastsatte vilkårene.

I tillegg til juridisk pregede hensyn, fremgår det av rapporten at det også er andre aspekter – f.eks. forretningsmessigheten – som bør vurderes før man anskaffer en mellommann. Varer, tjenester eller bygg/anlegg som er strategisk viktig for virksomheten, kan det være fordeler å gjøre avtale direkte med produsent eller tjenesteyter. I markeder der bruk av mellommenn ikke er vanlig, kan uheldige konsekvenser dukket opp på lengre sikt, skriver Konkurrensverket og Upphandlingsmyndigheten.

Alternativer

Generelt kan løsninger med en mellommann fungere bra, men det finnes alternativer:

• forsterk egen organisasjon slik at behovet for en mellommann ikke er tilstede
• bruk et dynamisk innkjøpssystem, der nye leverandører kan tre inn hele tiden systemet er oppe. Da kan oppdragsgiveren velge mellom flere kandidater utfra en vurdering av krav, kriterier og priser som er koplet til det spesifikke anbudet
• gjør en rammeavtale med flere mellommenn, der det ikke er behov for direkte kontakt mellom oppdragsgiver og aktuelle produsenter eller tjenesteytere
• gjør bruk av en meklerløsning. Dersom det er behov for innkjøpsstøtte er det alltid mulighet å anskaffe slik.