(En Anbud365-kommentar) Bruken av dialog som verktøy i de enkelte anskaffelsene og i tilknytning til anskaffelser generelt i det offentlige, er gull verd. Den kan bidra til å bygge ned barrierene mellom de to kulturene som møtes i en anskaffelse – leverandører og det offentlige. En konkurransesituasjon med lavere barrierer mellom disse to kulturene er bare til det gode. Da slipper man noe av klagene over at det offentlige er så håpløse, og vice versa fra den andre siden rettet mot næringslivet. Flere tiltak har etter hvert bredt seg utover. Det er positivt og lovende. Kommunikasjonsarenaer knyttet til offentlige anskaffelser er et innslag i prosessen som borger for bedre anskaffelser, mer kunnskap om hverandre og dermed økt tillit. Noe bedre enn det?
NHOs søsterorganisasjon i Sverige, Svenskt Näringsliv, måler hvert år sine drøyt 30 000 medlemsbedrifters opplevelse av å drive bedrift i sine respektive kommuner. Så også i år. En rekke kriterier er måle-parameter, inklusive «effektiv upphandling», ettersom kommunenes anskaffelser står sentralt for en lang rekke av de 30 000.
Det er m.a.o. leverandørmarkedet som løfter sin røst. Og det er innkjøp der kommunene får lavest karakter. De 290 svenske kommunene gjennomfører årlig 13 000 anskaffelser til en verdi av 500 mrd.
Kommunenes betydning
Flere innkjøpseksperter mener, ifølge rapporten «Kommunal tillväxtagenda för ett bättre lokalt företagsklimat 2026–2030» er det et potensial for effektivitetsforbedringer på 5–15% gjennom mer effektive innkjøp, noe som kan bety betydelige besparelser for kommunen. Hvor godt kommunen gjennomfører sine anskaffelser er derfor av stor betydning for både kommunens økonomi og hvordan næringsklimaet oppfattes.
For å sikre sunn konkurranse og effektive innkjøp bør kommunen strebe etter å være en attraktiv, men krevende kunde, fremholder Svenskt Näringsliv rapporten. Ved å gjennomføre tidlig dialog med potensielle leverandører, digitalisere og forenkle anskaffelsesprosessen, og jobbe systematisk med kontraktsoppfølging, skapes forutsetninger for god offentlig virksomhet som støtter både konkurranse og innovasjon.
Så langt status for kommunene på andre siden av Kjølen, sett med øynene til deres leverandører og en del andre som har prøvd, men kanskje aldri blitt leverandør.
Bedre stilt i Norge?
Om NHO hadde gjennomført en identisk undersøkelse, vil nok noe tenke at å ja, da ville resultatet blitt det samme som hos de svenske naboene. Anbud365 er ikke så sikker på det, kanskje kunne sisteplassen blitt overlatt til noen andre i vurderingen av det lokale foretaksklimaet. Imidlertid innebærer vårt synspunkt at alt er i skjønneste orden her hjemme.
Et hovedargument for Anbud365s antagelse er at dialog etter hvert er blitt mye vanligere – også i norske kommuner. Enten det er i dialogkonferanser, i næringsforeningsmøter eller innenfor andre rammer. I så måte kan man si at Leverandørutviklingsprogrammet, som har promoterte bruk av markedsdialog forut for en konkurranse i 15 år, har bidratt på andre arenaer enn bare innovative anskaffelser.
Kan ikke overvurderes
Nytten av å snakke sammen er mulig å undervurdere. Men når det gjelder hva det offentlige skal kjøpe, hvordan etc., bør det være vanskelig å overvurdere verdien. Det er to parter som møtes, med hver sine interesser, og utfallet av en anskaffelse betyr svært mye for arbeidsplasser og kommunen.
I en slik setting er det viktig at hver av partene forstår hverandre og erkjenner forskjellene, og at anbudskonkurranser med eller uten forhandlinger skal fremme et kompromiss mellom interessene. Ingen offentlig virksomhet er interessert i å presse en potensiell leverandør slik at sistnevnte må på besøk hos Skifteretten. Samtidig bør ingen leverandør være interessert i å benytte sin kreativitet til å pådytte den offentlige oppdragsgiveren noe han/hun ikke skulle ha, men som han/hun ikke skjønte at han/hun fikk.
Tillit og innsikt
Alt dette er viden erkjent, men det er likevel viktig å trekke det frem. Gjennom dialog etableres tillit, man blir bedre kjent med hverandre, og får økt innsikt i oppdragsgiveres og leverandørmarkedets spesielle hensyn og vilkår. Da blir ikke offentlige anskaffelser lenger så mystisk, så håpløst som det kan sees utenfra for en som ikke kjenner området.
Her vil vel enkelte innvende og peke på regelverket og tolkningen av dette i den enkelte anskaffelse. Spesielt skjer slikt blant de som taper en konkurranse. Noen ganger har de rett i at oppdragsgiveren hadde en underlig fortolkning av reglene i anskaffelsen, kanskje til og med over streken av hva man kan tillate seg. Andre gangeer kan den tapende ha urett, det er rett og slett en sorgreaksjon over ikke å ha vunnet som ikke holder mål som innvending etter prøving.
Oppfølging og kultur
I slike tilfeller er også dialog noe å gripe til, gjennom oppfølgingsmøter med tilbyderne i etterkant av avsluttet anskaffelse. På slike måter kan spørsmål stilles, utfordringer avklares og selv om noen mener det har vært noe som ikke stemmer, så har det vært mulig å få luftet synspunkter på det i egnet forum.
Også ulike kulturer spiller inn. En oppdragsgiver skal håndtere penger på vegne av oss alle, leverandøren har seg selv og virksomheten å tenke på. Risikolysten vil naturligvis, i mange tilfeller, være ulik. Driver man bedrift, er det gjerne slik at man må ta noen sjanser, ta en risiko kanskje større enn normalt. For mye «Møllers tran» på den andre siden kan i de mer omfattende tilfeller føre til mye etterpåfølgende hurlumhei hvis risikoen i ettertid viste seg for stor. Og det er jo ikke godt å vite i forkant.
Kulturforskjell og ordbruk
Igjen er dialog av betydning. Det er to kulturer vi snakker om. En som forvalter de krav og forventinger man har til folk i det offentlige, m.a.o. «ingen slinger i valsen», som det folkelig heter. Den andre er næringslivs-kulturen. Heller ikke her «slinger i valsen», men det er ikke ofte man ser personer skifte fra den ene til den andre kulturen, som i prinsippet burde være regelen. En som kjenner begge kulturene godt har et fortrinn, ikke bare for seg slev, men for de han/hun skal betjene. Og for samfunnet.
Når man i næringslivet leser – grundig – konkurransedokumenter setter man ordene, setningene og sammenhengen inn i den kulturen/setting man er i. Det er ikke alltid sikkert at det innebære fullklaff. Samtidig er det viktig å forstå hva den offentlige ordbruken egentlig betyr. Bommer man, vinner man nok ikke konkurransen. Og det er insentiv nok hos potensielle leverandører, vil vi tro.
Heier på dialog
Lokalt er det selvsagt mulig å bli vant med hverandres språkbruk, ikke minst innenfor de forskjellige bransjene, der det i mange tilfeller er de samme som står bak respektive anskaffelser fra kommunens side. Joda, vi vet hva hun/han mener!
Et særskilt godt bidrag i denne kommunikasjonsdelen av en anskaffelsesprosess er å sende konkurransegrunnlag – eller deler av det – på høring før man starter konkurransen. På den måten får oppdragsgiver sjekket at signalene fra markedet er korrekt oppfattet, og markedet kan se at det som forventes i konkurransegrunnlaget er til å forstå og budskap oppfattet. Igjen dialogens verdi.
Anbud365 vet ikke hva som ligger til grunn for at svenske næringsdrivendes rangerer kommunale innkjøp på bunnen av kriteriene knyttet til lokalt foretaksklima. Er det reglene? Er det praktisering av reglene? Er det mangel på dialog? Eller? Vårt poeng er at vi ser at dialog mellom leverandørmarkedet og det offentlige her hjemme utvikler seg slik at det gir kan gi håp om at nivået på gjensidig frustrasjon er på vei nedover. Peker i riktig retning, for bedre kjøp og salg og for samfunnet som helhet. Vi heier på dialog – mer dialog – innbakt i de offentlige anskaffelsesprosessene. Uten å trå over det regelverket som finnes til enhver tid, selvsagt.
Bli den første til å kommentere på "Vi heier på dialog"