Beredskap og sikkerhetshensyn i offentlige anskaffelser (III): Når krisen kommer – da står Stavanger kommune bedre forberedt

(Roger Bang Eie) – Utfordringen er å vite hva man konkret skal ha beredskap for i en urolig og uforutsigbar verden, samtidig må tjenestene til innbyggerne sikres under kriser. Det forteller Elvur Hrønn Thorsteinsdottir – avdelingssjef for anskaffelser i Stavanger kommune til Anbud365, når vi ber om kommentarer til sikkerhet og beredskap i offentlige anskaffelser. – Hvor kommer krisen, hvordan få dette inn i avtalene, og hvor mye beredskap er vi villige til å betale for?

Økt geopolitisk uro, pandemier og ekstremvær har de siste årene gjort sikkerhet og beredskap til et høyaktuelt tema – ikke bare i forsvarssektoren, men i hele offentlig sektor. Nå forventes det også at kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter vurderer beredskapshensyn i sine anskaffelser. Anbud365 har tatt en runde med noen sentrale aktører for å høre hvordan de opplever at det offentlige inkluderer sikkerhet og beredskap i de ulike anskaffelser – og hvilke erfaringer de gjør seg. Dagens kandidat: Elvur Hrønn Thorsteinsdottir, avdelingssjef anskaffelser – Stavanger kommune.

Elvur Hrønn Thorsteinsdottir: Avdelingssjef anskaffelser i Stavanger kommune. Anskaffelsesavdelingen har et overordnet fagansvar for kommunens anskaffelser. Avdelingen skal bidra til at organisasjonen får tilstrekkelig opplæring, veiledning og bistand til å gjennomføre anskaffelser og bestille på kommunens avtaler. Avdelingen skal kontrollere at kjøp gjennomføres i tråd med avtaler, at det benyttes gjeldende avtaler, og at anskaffelser foregår i henhold til anskaffelsesregelverket.

Anbud365: Hvordan har økt fokus på sikkerhet og totalberedskap påvirket hvordan dere stiller krav i anskaffelser – og på hvilke områder har dere merket størst endring?

Thorsteinsdottir: Sikkerhet og beredskap har lenge vært et prioritert område i Stavanger kommune, særlig innen klima- og miljøhendelser, IT og kritisk infrastruktur. De siste årene har temaet fått økt oppmerksomhet som følge av et mer krevende sikkerhetsbilde og større sårbarhet i samfunnsfunksjonene – også innen anskaffelser. Den kommende anskaffelsesloven og NOU 2024:9 understreker at offentlige oppdragsgivere må ivareta slike hensyn. Erfaringene fra covid-pandemien har dessuten vist behovet for tydeligere krav til beredskap og krisehåndtering.

Kommunen har tatt dette inn i sitt styringsdokument for anskaffelser, i tråd med verdiene om å:

• Sikre liv og helse.
• Sikre driftskontinuitet.
• verne miljøet.
• Forhindre omdømmetap og opprettholde tillit.
• Begrense tap av materiell og økonomi.

Eksempler på anskaffelser med eksplisitte beredskapskrav:

• Medisinsk forbruksmateriell: krav om tre måneders beredskapslager på utvalgte produkter
• Telefonitjenester: krav om varsling i krisesituasjoner, teknisk beredskap, oppetid og avviksrutiner.
• Legemidler: pågående markedsdialog for å utfordre markedet på beredskap og beredskapslager.

Mer indirekte krav til sikkerhet og beredskap ivaretas gjennom:

• Tilrettelegging for mindre og lokale leverandører.
• Oppdeling av kontrakter.
• Unngåelse av unødvendig strenge krav til kvalifikasjoner, økonomi og kapasitet.
• Legge til rette for nyskaping og innovasjon i anskaffelser, slik at leverandørene kan bidra med gode løsninger knyttet til sikkerhet og beredskap

Lokalberedskap er en viktig del av totalberedskapen. Som en stor landbrukskommune har Stavanger gode forutsetninger for økt bruk av lokale råvarer og lokalproduserte mat- og drikkevarer. Dette bidrar både til bedre beredskap, mindre transportbehov og lavere klimaavtrykk – samtidig som det stimulerer til innovasjon blant små og mellomstore bedrifter.

Kommunen har utviklet en anskaffelsesveileder og en mal for anskaffelsesplan, som skal sikre at krav til sikkerhet og beredskap integreres i alle prosesser. Markedsdialog brukes systematisk, også i mindre konkurranser, for å hente innspill til krav, kriterier og innovative løsninger.

Innen IT-anskaffelser legges det særlig vekt på informasjonssikkerhet, personvern (GDPR) og utfordringer knyttet til ny teknologi og kunstig intelligens. Stavanger kommune har derfor et eget sett med IT-sikkerhetskrav som vedlegges slike anskaffelser.

Anbud365: Bruker dere i hovedsak minimumskrav, tildelingskriterier eller kontraktskrav når dere inkluderer beredskapshensyn i konkurranser? Og hvorfor har dere valgt denne tilnærmingen?

Thorsteinsdottir: Hvilke krav og kriterier vi bruker, vurderes i hver anskaffelse ut fra risiko, forventet effekt og markedets modenhet. Vi sikrer alltid et minimumsnivå av sikkerhet og beredskap gjennom minstekrav til leverandør, leveranse og kontraktsvilkår. I tillegg kan vi bruke tildelingskriterier for å premiere merverdi.

Hittil har vi hovedsakelig brukt minimumskrav, men også tildelingskriterier. For eksempel har vi i konkurranser om medisinsk forbruksmateriell brukt tildelingskriterium knyttet til beredskapslager, og i dynamisk innkjøpsordning for konsulenttjenester innen samfunnssikkerhet og beredskap har vi brukt kompetanse og erfaring som tildelingskriterier.

Anbud365: I hvilke typer anskaffelser vurderer dere det som mest relevant å stille krav til beredskap og sikkerhet – og hvordan gjør dere vurderingen?

Thorsteinsdottir: I tråd med vårt styringsdokument for anskaffelser skal disse vurderingene – inkludert behov og risiko knyttet til informasjonssikkerhet og personvern – gjøres ved alle anskaffelser. Enkelte anskaffelser vurderes som generelt mer kritiske enn andre.

Som nevnt under første spørsmål, skal Stavanger kommune stille krav til sikkerhet og beredskap i tråd med kommunens verdier og prinsipper for beredskapsarbeidet. Eksempler på avtaler med kritiske leveranser (ikke prioritert rekkefølge) er:

• Medisinsk forbruksmateriell.
• Legemidler.
• Avtaler knyttet til kritiske IT-systemer og telefoni, strøm.
• Kommunikasjon og infrastruktur.
• Matvarer til sykehjem.
• Helsepersonell.

Anbud365: Hvordan responderer leverandørmarkedet på skjerpede krav til beredskap – ser dere tegn til høyere priser, lavere konkurranse, eller økt profesjonalisering?

Thorsteinsdottir: Vi har ennå ikke gjort oss mange systematiserte erfaringer med de skjerpede kravene til beredskap, men innspill fra markedsdialogene tyder på at temaet er på agendaen hos mange leverandører, som ofte er langt fremme på dette området. Vi har ikke merket lavere konkurranse. En oppdragsgiver som vektlegger sikkerhet og beredskap, viser dessuten profesjonalitet og vil ofte tiltrekke flere seriøse tilbydere.

Når det gjelder priser, har alt en kostnad – kvalitet i leveransen, klima- og miljøhensyn, sikkerhet og beredskap – og dette må vurderes ut fra kost/nytte. Samtidig skal et minimumsnivå alltid ivaretas basert på behov, risikovurdering, marked og tilgjengelige ressurser.

Stavanger kommune etablerte i 2020 en dynamisk innkjøpsordning for samfunnssikkerhet og beredskap, som dekker bistand, rådgivning, prosjektledelse og konsulent innleie innen området. Med rundt 35 kvalifiserte leverandører – fra klimarelaterte forhold til hybride trusler, militært-sivilt samarbeid, terror og cybersikkerhet – har kommunen tilgang til solid kompetanse når behov oppstår. Dette viser både at markedet har mye kompetanse og understreker betydningen av å opprettholde dialog med leverandørene.

Anbud365: Hva opplever dere som de største utfordringene med å iverksette beredskapskrav i offentlige anskaffelser, og hva skal til for at dette skal fungere bedre fremover?

Thorsteinsdottir: Noe av utfordringen er å vite hva man konkret skal ha beredskap for i en urolig og uforutsigbar verden – samtidig som tjenestene til innbyggerne sikres. Spørsmålene er mange: Hvor kommer krisen? Hvordan få dette inn i avtalene? Hva er prisen på beredskap, og hvor mye er man villig til å betale for den? Hvilke krav bør stilles til holdbarhet på varer i beredskapslager? For å besvare dette kreves tilgang på ekspertkunnskap om risikofaktorer innen ulike bransjer, typer varer og tjenester, teknologi med mer.

For å lykkes er det viktig å gå i dialog med leverandørene før konkurransene kunngjøres, for å få deres oppdaterte kunnskap om det som skal anskaffes, vurdere risiko og alternative løsninger. Med all usikkerheten som vurderingene av sikkerhet og beredskap innebærer, er det avgjørende å legge til rette for balanserte kontrakter der risikoen fordeles rimelig mellom kommunen og leverandørene. Tillitsbyggende dialog er nøkkelen – vi er avhengige av hverandre.

Man bør også vurdere tiltak som:

• Oppdeling av kontrakter.
• Overlapping av leveranser mellom kontrakter.
• Fordeling på flere ulike leverandører for å ha alternativer ved kriser.

Lokale leverandører og små og mellomstore bedrifter er særlig viktige, da de ofte representerer en kilde til innovative løsninger og fleksible leveranser. I styringsdokumentet vårt for anskaffelser står blant annet:

• For alle anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva. skal vi primært kontakte lokale gründere/småbedrifter, der de finnes.
• For alle anskaffelser fra og med kr. 100.000–1,3 mill. ekskl. mva. skal vi be om tilbud fra lokale leverandører, der de finnes.

Markedsdialog er et sentralt verktøy for å hente inn kunnskap og kompetanse.

Sentralt regelverk og veiledning

• Sikkerhetsloven: Sentral når anskaffelsen involverer sikkerhetsgradert informasjon eller kritiske objekter/infrastruktur. Krever grundig sikkerhetsanalyse og særskilte krav.
• Anskaffelsesregelverket: Den nye anskaffelsesloven legger sterkere vekt på sikkerhet og beredskap, og åpner for krav som ivaretar samfunnshensyn.
• Veiledere: NSM og DFØ har utarbeidet veiledere som hjelper oppdragsgivere med å vurdere og iverksette sikkerhetskrav i anskaffelser.