Av Niclas Berlin Nilssen, Head of AFRY Architects Norway
I mange offentlige virksomheter oppstår det jevnlig spørsmål om hvordan kjøp av tjenester best bør gjennomføres. Ofte kommer henvendelsene fra fagmiljøer og prosjektledere som har et konkret behov for kompetanse, og som ønsker å engasjere en leverandør de allerede kjenner eller har gode erfaringer med. Bak disse spørsmålene ligger det sjelden et ønske om å forenkle for enhver pris, men et behov for å sikre kvalitet, fremdrift og riktig kompetanse i prosjektene.
For de som har ansvar for offentlige anskaffelser, er dette likevel ikke trivielle avklaringer. Selv om regelverket åpner for direkte anskaffelser under terskelverdi, oppleves handlingsrommet ofte som uklart. Hvor langt strekker friheten seg? Når er det tilstrekkelig å orientere seg i markedet? Og hvordan kan vurderingene dokumenteres på en måte som gir trygghet både i gjennomføring og i ettertid?
Disse spørsmålene er blitt enda mer aktuelle i lys av den pågående politiske diskusjonen om anskaffelsesregelverket og terskelverdier. Forslag om økt fleksibilitet kan gi inntrykk av at handlingsrommet først vil bli større i fremtiden. Samtidig er det verdt å minne om at dagens regelverk allerede gir betydelig fleksibilitet for anskaffelser under terskelverdi. Utfordringen ligger derfor ikke nødvendigvis i regelverket, men i hvordan det forstås og praktiseres i den daglige anskaffelseshverdagen.
Innenfor anskaffelsesforskriftens del I har oppdragsgivere stor frihet både i valg av leverandør og i hvordan anskaffelsen gjennomføres. Denne friheten er ikke et smutthull i regelverket, men et bevisst valg for å gjøre det mulig å tilpasse anskaffelsen til oppdragets art, risiko og behov for fremdrift. For anskaffelser under terskelverdi stilles det ingen krav om bestemte prosedyrer, kunngjøring eller tilbudsinnlevering. Det avgjørende er at de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4 ivaretas.
Det er særlig konkurranseprinsippet som ofte skaper usikkerhet. I praksis tolkes konkurranse ofte som et krav om å gjennomføre en faktisk konkurranse slik man kjenner den fra større anskaffelser – med offentlig utlysning, tilbudsinnhenting, evaluering og tildeling. Under terskelverdi er dette en for snever forståelse. Her er konkurranse først og fremst et virkemiddel for å sikre at anskaffelsen skjer til markedsmessige vilkår, og at leverandørmarkedet ikke utestenges på usaklig grunnlag. Hvordan dette oppnås, kan variere.
Konkurranse kan ivaretas gjennom flere likeverdige tilnærminger. Det kan være ved å gjøre en enkel markedsorientering, innhente prisinformasjon fra flere leverandører, benytte tilgjengelige prislister eller støtte seg på dokumenterte erfaringspriser fra tidligere sammenlignbare oppdrag. Det avgjørende er ikke om leverandørene leverer formelle tilbud, men om oppdragsgiver har et reelt og saklig grunnlag for å vurdere prisnivå og egnethet.
Her blir forholdsmessighetsprinsippet helt sentralt. Det er en klar forskjell mellom et mindre, bagatellmessig kjøp nært den nedre grensen rundt 100 000 kroner og en større anskaffelse som nærmer seg 1,3 millioner kroner. Det er verken hensiktsmessig eller forventet at disse behandles likt. Man kan videre tenke at for små anskaffelser kan anskaffe enklere (og direkte), mens for større må gjøre større anbudskonkurranser – Det er heller ikke riktig, da anskaffelsen med lave kroneverdi kan være mer strategisk verdt enn det store rutinemessige innkjøpet. Regelverket forutsetter at ressursbruken i anskaffelsen står i rimelig forhold til anskaffelsens verdi, risiko og strategiske betydning. Når prosessen blir mer omfattende enn behovet tilsier, risikerer man i realiteten å undergrave formålet om effektiv bruk av samfunnets ressurser.
Også prinsippene om likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet må forstås i denne sammenhengen. Likebehandling innebærer ikke at alle leverandører alltid må inviteres, men at valg av leverandør skjer på saklig grunnlag og uten usaklig forskjellsbehandling. Forutberegnelighet handler om at leverandørmarkedet skal kunne forstå hvordan oppdragsgiver normalt opptrer, ikke om at alle anskaffelser må gjennomføres på samme måte. Etterprøvbarhet sikres ikke gjennom prosessens omfang, men gjennom kvaliteten på dokumentasjonen av de vurderingene som er gjort.
Oppdragsgiver må derfor foreta en helhetsvurdering: Hva er behovet, og hvor kritisk er det? Hvor tilgjengelig er markedet? Finnes det leverandører som er mer egnet enn andre for å gjennomføre prosjektet? Hva er forholdet mellom prosess- og samfunnskostnad og anskaffelsens verdi? Når disse spørsmålene er vurdert, og grunnlaget synliggjort i anskaffelsesprotokollen, kan beslutningen forsvares – uavhengig av om man velger en enkel markedsorientering eller en mer omfattende prosess.
Sett i dette perspektivet fremstår forslagene om ytterligere forenkling av regelverket ikke som et brudd med gjeldende praksis, men som en bekreftelse på en utvikling som allerede er nødvendig. Offentlige oppdragsgivere trenger fleksibilitet for å sikre riktig kompetanse til rett tid. Det handlingsrommet finnes allerede i dagens regelverk – forutsatt at det brukes med faglig trygghet og godt skjønn.
Utfordringen er derfor ikke først og fremst å vente på nye regler, men å bruke de reglene vi allerede har på en klok og bevisst måte. Når offentlige anskaffere blir tryggere i vurderingene sine og i dokumentasjonen av dem, kan flere anskaffelser under terskelverdi gjennomføres mer direkte, mer effektivt og mer treffsikkert – til beste for både prosjektene og samfunnet.
Under følger 5 råd til offentlige anskaffere som vurderer direkteanskaffelse fra én leverandør
1. Start med behovet
Vurder først hvilket behov som skal dekkes, hvor kritisk det er for prosjektets fremdrift og hvilken kompetanse som faktisk kreves. En direkteanskaffelse kan være hensiktsmessig når behovet er avgrenset, tidskritisk eller krever særskilt kompetanse.
2. Sørg for markedsforståelse før beslutningen tas
Direkteanskaffelse forutsetter ikke fravær av konkurranse, men kunnskap om markedet. Finnes det leverandører som har bedre forutsetninger for å gjennomføre prosjektet på en ressurseffektiv måte? Gjør en enkel markedsorientering for å avklare om det finnes alternative leverandører, hvilket prisnivå som er normalt, og om valgt leverandør fremstår som markedsmessig egnet. Dette kan gjøres gjennom dialog, prisoversikter eller tidligere erfaringer.
3. Tilpass prosessen etter verdi og risiko
Skill mellom rutinemessige kjøp og større, mer strategiske anskaffelser – selv om begge ligger under terskelverdi. Jo høyere verdi og større konsekvenser, desto større krav bør stilles til vurderingene som gjøres. Forholdsmessighet innebærer at prosessen verken skal være mer eller mindre omfattende enn behovet tilsier.
4. Dokumenter vurderingene – ikke bare konklusjonen
Et valg om direkteanskaffelse må kunne forklares i ettertid. Dokumenter hvilke hensyn som er vurdert, hvordan markedet er orientert, og hvorfor valgt løsning fremstår som den mest hensiktsmessige. God dokumentasjon i anskaffelsesprotokollen er ofte det som skiller en trygg beslutning fra en sårbar.
Her finnes det standardiserte sjekklister fra anskaffelser.no
5. Unngå automatiske svar – bruk skjønn
Et automatisk nei til direkteanskaffelse kan være like feil som et automatisk ja. Regelverket krever ikke standardiserte løsninger, men konkrete og saklige vurderinger i hvert enkelt tilfelle. Bruk skjønn aktivt, og sørg for at beslutningen er forankret i effektiv bruk av samfunnets ressurser og i de grunnleggende prinsippene for offentlige anskaffelser.
Bli den første til å kommentere på "Direkteanskaffelse er lov – når vurderingene er riktige"