Da rapporten om Ski-VM i Trondheim ble lagt frem i går, var konklusjonen nådeløs. Arrangementet endte med et underskudd på rundt 44 millioner kroner, samtidig som granskerne peker på mangelfulle budsjetter, sviktende økonomistyring, uklare roller, svak kontraktsoppfølging og mangelfull internkontroll.
Selvsagt er det lett å være etterpåklok. Men når rapporter om økonomiske havarier kommer, er det ofte slående hvor sjelden årsaken er én enkelt feil beslutning. Problemet ligger som regel dypere. Det handler om styring.
Nettopp derfor er det interessant å lese Anbud365s artikler om anskaffelsesstrategi. Der stilles et enkelt, men avgjørende spørsmål: Har virksomheten en anskaffelsesstrategi på plass? Ikke som et dokument i en skuff, men som et faktisk ledelsesverktøy.
For det er her mange organisasjoner feiler. De betrakter anskaffelser som en administrativ støttefunksjon. I realiteten er anskaffelser et av de viktigste virkemidlene for å nå virksomhetens mål. Anbud365 har tidligere pekt på at en anskaffelsesstrategi bare får verdi dersom den speiler virksomhetens overordnede mål og nyter ledelsens tillit og oppmerksomhet.
Rapporten fra Ski-VM beskriver en organisasjon der økonomisk kontroll og kontraktsstyring ikke var tilstrekkelig integrert i ledelsen. Når budsjetter blir for optimistiske, når innkjøp må gjennomføres under tidspress, og når avvik oppdages for sent, er det ofte symptomer på at styringssystemene ikke har vært robuste nok.
Kontrasten til Anbud 365 sin artikkel om Universitetet i Bergen er interessant. Der har man valgt å gjøre anskaffelsesstrategien til en del av virksomhetsstyringen. Strategien er konkretisert gjennom delmål, klare rollefordelinger, systematisk avtaleoppfølging og årlige tiltaksplaner. Anskaffelsene skal ikke bare være lovlige, men profesjonelle, effektive og tett koblet til organisasjonens overordnede mål.
Det er lett å tenke at dette først og fremst er relevant for offentlige innkjøpsmiljøer. Det er en feilslutning. Erfaringen viser at utfordringene ofte oppstår i store prosjekter, arrangementer og investeringer der kontrakter, leverandører og økonomiske disposisjoner får utvikle seg raskere enn styringen rundt dem.
En anskaffelsesstrategi kan ikke garantere mot underskudd. Men den kan etablere strukturer som gjør at risiko identifiseres tidligere, ansvar plasseres tydeligere og avvik håndteres før de vokser seg store.
Kanskje er derfor det viktigste spørsmålet etter Trondheim-rapporten ikke hvem som gjorde feil. Kanskje er spørsmålet om organisasjonen hadde de styringsverktøyene som skulle til for å oppdage feilene i tide.
For når millioner forsvinner, er det sjelden anskaffelsene alene som har sviktet. Det er styringen av dem.
LES OGSÅ:
Har din virksomhet en anskaffelsesstrategi på plass?
Universitetet i Bergen: Slik får du en anskaffelsesstrategi som virker
Bli den første til å kommentere på "Underskuddet kom ikke av seg selv – det gjorde heller ikke mangelen på strategi"