Lederansvar å få opp farten i digitalisering av anskaffelsesprosessen

(En Anbud365-kommentar) For 20 år siden ble Doffin operativ. Noen få år senere ble Norge hyllet i Europa som «Best in EU». I dag er OECD ikke imponert over farten i vår digitalisering av anskaffelsesprosessen. Hva er skjedd – eller, riktigere, hva har ikke skjedd? Ansvaret ligger for at vi har sakket akterut ligger utvilsomt hos den enkelte virksomhets ledelse. Men la oss straks understreke at det selvsagt fins mange lysende eksempler på virksomheter som er langt fremme i digitalisering og har høstet gevinster av det. 

Tidligere i år gjennomførte representanter for OECD en grundig undersøkelse av status for offentlige anskaffelser i Norge. Ekspertene tok seg god tid. En rekke miljøer ble invitert til høringene. Trolig ble ikke noen interessegruppe på området glemt. Rapporten som kommer senere i år, kan således gi et rimelig troverdig bilde av hvorledes utenverden ser på oss.

Men avdelingsdirektør Dag Strømsnes i Difi gav på NHOs anskaffelseskonferanse et lite glimt inn i hva representantene for organisasjonen for økonomisk samarbeid og utvikling (OECD) så langt er komme til. Strømsnes leder en ekspertgruppe for offentlige anskaffelser i OECD. Han kunne fortelle de fremmøtte på NHO-konferansen at OECD er lite imponert over farten i digitaliseringen av anskaffelsesprosessen her hjemme.

I gang i 1996

Allerede i 1996 var Doffin-databasen et tilbud. Ifølge en utredning i 2003 om Doffins videre skjebne i regi av daværende Arbeids- og administrasjonsdepartementet uttalte EU-talsmenn at Norge da hadde inntatt plassen som «Best in EU». Ehandelsplattformen kom tidlig på 2000-tallet. Norge var godt i gang. EUs såkalte PEPPOL-prosjekt (Pan-European Public Procurement On-Line) var norskledet. Et resultat av dette arbeidet var EHF (Elektronisk handelsformat) som nå legges til grunn både for fakturering og betaling. Og flere selskap leverer konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).

Nå er altså Norges internasjonale stjerne på digitalisering av offentlige anskaffelser bleknet. Foreløpig vet vi ikke hva OECD-ekspertenes forventninger var, hva de intervjuede gav uttrykk for osv. Kanskje snakket de intervjuede ned sin egen digitaliseringsinnsats, m.a.o. videreformidler OECD foreløpig et inntrykk de sitter igjen med etter besøket hos oss.

Elektronisk tilbudsinnlevering

Med det nye regelverket for offentlige anskaffelser er det kommet frister for innføringen av elektronisk tilbudsinnlevering. For innkjøpssentraler er fristen allerede ute. For statlige myndigheter er fristen 1. januar 2018. For andre offentlige oppdragsgivere er fristen 1. juli 2018.

I en anskaffelsesprosess som ikke handler om strategiske kjøp, bør egentlig bare behovsidentifikasjon, markedsdialog og utforming av konkurransegrunnlaget forbli manuelle operasjoner. Hvis man ønsker å legge så mye arbeid og tid ned i denne typen kontrakter. Evaluering av tidligere avtaler bør nok fortsatt ha elementer av menneskelige vurderinger i seg. Et OECD-poeng her også: Til slike ikke-elektroniske vurderinger trengs gjerne faktagrunnlag. Heller ikke her er OECD spesielt imponert over status i Norge.

Mer tid strategiske kjøp

De fleste avtalene i det offentlige dreier seg om kjøp som ikke kan kalles hverken strategiske eller spesielt kompliserte. Men de tar mye tid. Da blir det desto mindre tid til de virkelig krevende og viktige anskaffelsene. Ressursene er jo ikke ubegrensede. En åpenbart riktig kurs er å digitalisere det enkle og bruke kompetanse og ressurser på de strategiske og svært kompliserte kjøpene.

Men her går det altså tregt i Norge. Ikke overalt – det er mange innkjøpsmiljøer som er langt fremme når det gjelder digitalisering og frigjøring av ressurser til krevende kjøp. Disse opplever også besparelser. At dette er en erkjennelse om ikke har spredt seg som ild i tørt gress er rett og slett vanskelig å forstå. Vi trodde nettopp dette var noe enhver offentlig institusjon måtte hige etter: Å gjøre ting bedre og samtidig få mer penger til kjernetjenestene.

Ansvarsspørsmålet

Ansvaret for at situasjonen er slik den er, hvis OECD opprettholder sin vurdering, ligger på ledelsesnivået. Deres eneste unnskyldning kan være omdømmet IT-konsulentene har pådratt seg gjennom store, kostnadskrevende offentlige IT-prosjekter som ikke alltid har truffet som de skulle. Kanskje i tillegg til at lederne ikke selv har sørget for at deres organisasjon har hatt rette og god nok kompetanse til å vite hva og hvordan de skal sørge for at de eksterne konsulenter kommer i mål som krevet i kontrakten.