Regelbrudd, sa Kofa: Faktiske vekting ble fastsatt etter tilbudsfristen

Selve “bedømmelsesmetoden” ble, etter Kofas vurdering, fastsatt etter at tilbudene ble åpnet, og utgjorde dermed et brudd på anskaffelsesregelverket. I saken hadde oppdragsgiveren en evalueringsmatrise med et omfattende system av underkriterier, og et omstendelig vektingssystem. Slik Kofa så det, innebar dette at den faktiske vekten av samtlige forhold som ble vurdert, er fastsatt etter tilbudsfristen.

Det var flere klagepunkter i Kofa-sak 2017/81, som gjaldt en kunngjøring fra Statistisk sentralbyrå (SSB) i september 2016 av en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av telefonitjenester. Klageren fikk medhold på ett punkt, nemlig at selve evalueringsmetoden ble fastsatt etter tilbudsåpning, i strid med regelverket. Oppdragsgiveren hevdet at det bare var vektingen av underkriteriene og enkeltkravene som ble fastsatt etter at tilbudene var åpnet. I alle tilfeller var bare to personer som hadde tilgang til tilbudene før vektingen ble fastsatt, opplyste SSB.

Kofa minner om at det – som utgangspunkt – hører det under oppdragsgiverens innkjøpsfaglige skjønn å fastsette metode for evaluering av tilbudene, jf. senest EU-domstolens avgjørelse i C-6/15 (Dimarso). I den saken uttalte EU-domstolen, etter en gjennomgang av tidligere rettspraksis om vekting av underkriterier seg om de rettslige begrensningene for bl.a. tidspunkt for fastsettelse av metoden. Kofa skriver:

Avgjørelse i EU-domstolen

– Oppdragsgiver har altså en viss frihet til å “strukturere sit arbejde med at undersøge og analysere de afgivne tilbud”, så fremt dette ikke endrer tildelingskriteriene. Denne friheten er begrunnet i muligheten for å “tilpasse den bedømmelsesmetode, som den vil anvende med henblik på at vurdere og klassificere tilbuddene, i forhold til den konkrete sags omstændigheder.” Selve metoden må imidlertid fastsettes før tilbudene er åpnet, med mindre oppdragsgiver godtgjør at dette ikke er praktisk mulig.

Uenigheten mellom partene i Kofa-saken gjaldt om de delene av oppdragsgiverens evalueringsmetodikk som er fastsatt etter tilbudsfristen, bare utgjør en “strukturering av arbeidet med å undersøke og analysere tilbudene”, eller om selve “bedømmelsesmetoden” ble fastsatt etter at tilbudene var åpnet. I så fall må det av “påviste grunde” ikke ha vært mulig å fastsette evalueringsmetoden før åpningen av tilbudene, jf. EU-domstolsavgjørelsen i sak C-15/6 (Dimarso).

Fastsatt etter tilbudsfristen

I foreliggende tilfelle innebærer oppdragsgiverens evalueringsmatrise, med et omfattende system av underkriterier, og et omstendelig vektingssystem, at den faktiske vekten av samtlige forhold som ble vurdert, er fastsatt etter tilbudsfristen. På denne bakgrunn legger klagenemnda til grunn at selve “bedømmelsesmetoden” er fastsatt etter at tilbudene ble åpnet.

– Innklagede har, fremholder Kofa, ikke fremført ett eneste argument for at det var nødvendig å åpne tilbudene før evalueringsmetoden ble fastsatt, jf. kravet om “påviste grunde” i Dimarso-saken. I motsetning til det innklagede hevder, er det klart nok ikke avgjørende at bare et fåtall av de som skulle gjennomføre evalueringen hadde sett innholdet i tilbudene. Det må derfor konkluderes med at tidspunktet for fastsettelsen av evalueringsmetoden utgjør et brudd på regelverket.

Klager mente også at tidspunktet for fastsettelsen av evalueringsmetoden var et brudd som medfører en avlysningsplikt for oppdragsgiveren, og fikk med seg Kofa på det.