Intet i veien for å trekke på det beste i det private, men kapasiteten strekker ikke til

Offentlige innkjøpere har ikke kapasitet nok til å gjøre beste praksis fra private innkjøpere i næringslivet til sitt eget. Men det er imidlertid ikke mye i anskaffelsesregelverket som hindrer offentlige innkjøpere i å trekke på det beste fra privat innkjøpspraksis. Det kommer frem i en doktoravhandling fra Aalto-universitetet i Helsingfors. Her konkluderes det også med at de offentlige innkjøperne gjerne har det for travelt til å gjøre grundige nok planlegging.

I den finske doktorgradsavhandlingen rettes søkelyset mot i hvilken grad offentlige innkjøpere drar nytte av sine private kollegaers praksis. Studien som Esa Väänänen gjorde, omfattet ulike boligtjenester for eldre og gjaldt anskaffelser i perioden 2007 til 2012. Gjennom ulike databaser fikk han opp prosedyrer som hadde beste praksis- kriterier knyttet til private innkjøp i næringslivet. Kriteriene var markedskunnskap, innkjøpsportefølje, bruk av livsløpskostnader, tverrfaglige team, samarbeid og bærekraft.

Vääsänen intervjuet så de rette personer i et utvalg kommuner i Helsingfors-området og gjorde litteraturstudier for å få frem det nødvendige grunnlaget for sammenlikning.

Ikke nok kapasitet

Hans konklusjoner er at de offentlige innkjøperne i liten grad hadde kapasitet til å følge beste praksis fra innkjøp i det private. Markedskunnskapen var ikke ajour, innkjøpsenhetene i kommunen diskuterte ikke med mulige, private tjenesteleverandører, og heller ikke samlet de aktivt markedsinformasjon. Innkjøpsstrategiene var ingen retningsangivelse for innkjøpsenhetene, livsløpskostnader ble ikke tatt med i anskaffelsene, men tverrfaglige grupper ble benyttet – selv om det også her er rom for forbedringer, ifølge Väänänen. Former for samarbeid er ikke i vesentlig gard benyttet, mens bærekraft er på vei inn så vel i det private som i det offentlige.

Regelstyrt

For å finne ut hvorfor det er slik at offentlige innkjøpere i liten grad drar nytte av praksis i innkjøp i det private, analyserer Väänänen forskjellene mellom de to segmentene.  Hovedårsaken til forskjellene er at offentlige anskaffelser er styrt av et regelverk som ikke omfatter de private. I det offentlige er anskaffelser gjerne styrt av jusspesialister, og frykten for å havne i Markedsdomstolen (finsk klageorgan) råder.

Imidlertid peker Väänänen på at flere forhold ikke er underlagt regelverket, som tverrfaglige team, livsløpskostnader og innkjøpsporteføljen. Markedskunnskap er heller ikke begrenset av regelverket, mens individuell møter med mulige leverandører kan la seg gjøre så lenge disse ikke bryter med konkurransereglene. Samarbeid med mulige leverandører er heller ikke begrenset av regelverket så lenge konkurransen ikke forstyrres. Det samme gjelder bærekraft, der det heller ikke er noe i veien for å trekke på erfaringer fra tilsvarende i innkjøp i det private.

Har det for travelt

Kan så det private ha noe å lære av det offentlige, spør Väänänen. Kanskje å gjøre kontrakter over lengre perioder, selv om det ut fra hans egen erfaring fra kurs for offentlige innkjøpere synes som om det offentliges årsplanlegging ikke er god nok. Det settes ikke av nok tid til den forberedelsesfasen i en anskaffelse heller, de offentlige innkjøpsenhetene synes å ha det for travelt til å gjøre grundige nok forberedelser.