Leverte etter tilbudsfristen, men regelbrudd var det ikke, sa Kofa

Den valgte leverandør leverte så vel et tilbudsskjema som kvalitetsplaner etter at den endelige tilbudsfristen hadde løpt ut. Det var oppdragsgiveren som hadde bedt om innsendelse av dette etter at forhandlingene var gjennomført.  Her forelå ikke noe brudd på anskaffelsesregelverket, konstaterte Kofa. Det omstridte punktet i det nye tilbudsskjemaet inngikk nemlig ikke i evalueringen, mens oppdragsgiveren valgte å se bort fra de for sent innsendte kvalitetsplanene.

Denne Kofa-saken (2017/68) tar sitt utgangspunkt i forsyningsforskriften. Bane NOR SF inviterte i januar i år til deltakelse i en konkurranse med forhandling for levering av bygge- og anleggsarbeider i prosjektet “Heimdal stasjon, forlengelse spor 3”. Det kom klage med påstand om regelbrudd – ved å tillate valgte leverandør å supplere sitt tilbud etter fristen for å levere endelig tilbud i konkurransen.

Det er lov etter forskriften med suppleringer eller avklaringer etter fristen, men det må ikke medføre at tilbudet “forbedres”. Det avgjørende, skriver Kofa, for om oppdragsgiveren har holdt seg innenfor sin adgang til å etterspørre opplysninger, er om dette har skjedd på en måte som er i samsvar med de grunnleggende prinsippene om likebehandling og gjennomsiktighet.

Skiftpris ved bruk av pakkmaskin

Etter gjennomførte forhandlinger sendte oppdragsgiveren ut et nytt tilbudsskjema, hvor det var tatt inn egne poster for skiftpris ved bruk av pakkmaskin. Dette nye skjemaet ble ikke fylt ut og sendt inn sammen med valgte leverandørs endelige tilbud, men ble sendt inn etter den endelige tilbudsfristen. Oppdragsgiveren bekrefter det, men ettersom det var valgfritt for tilbyderne å gi skiftpris på bruk av pakkmaskin, inngikk ikke disse prisene i evalueringen av tilbudene. Kofa:

– Forklaringen fra innklagede viser, og prisskjemaet gir objektive holdepunkter for å fastslå, at tilbyderne ikke skulle konkurrere på pris for pakkmaskin. Tilbydernes priser på pakkmaskin, hadde således ingen innvirkning på innklagedes valg av leverandør. Innklagedes anmodning til valgte leverandør om å ettersende et nytt prisskjema, inkludert pris på pakkmaskin, kan under disse omstendighetene ikke anses som en forbedring av tilbudet i strid med prinsippene om likebehandling og gjennomsiktighet.

Kvalitetsplan

Av oppdragsgiverens gjennomgang av valgte leverandørs opprinnelige tilbud går det frem at kvalitetsplanen som han leverte, ble ansett “noe mangelfull”. Ved oversendelsen av endelig tilbud skrev valgte leverandør at man ville sende inn et nytt eksempel på en prosjektspesifikk kvalitetsplan.

Denne planen mottok imidlertid ikke oppdragsgiveren innen den endelige tilbudsfristen. Oppdragsgiveren bad deretter – etter den endelige tilbudsfristen – valgte leverandør om å levere inn den nevnte planen. Da ettersendte valgte leverandør eksempel på kvalitetsplan fra to ulike prosjekter.

Overfor Kofa har oppdragsgiveren forklart at man anså det som usikkert om det var adgang til å etterspørre og motta den prosjektspesifikke kvalitetsplanen, og at man dermed så vekk fra denne ved evalueringen av valgte leverandørs endelige tilbud.

De aktuelle kvalitetsplanene var altså noen andre enn den som forelå og ble tilbudt ved leveringen av valgte leverandørs endelige tilbud, bemerker Kofa, og konkluderer: – I denne situasjonen er klagenemnda enig i at det riktige vil være å se vekk fra den aktuelle dokumentasjonen ved evalueringen av tilbudet, slik det er dokumentert at innklagede gjorde.