Gjennomfører kategoristyring uten god nok kompetanse

36% av virksomhetene i det offentlige har innført kategoristyring til tross for at det bare er 15% som har tilstrekkelig kompetanse om kategoristyring, fremgår det av en nylig publisert PwC-undersøkelse. Begrenset kommersiell kompetanse gjør at få virksomheter har klart å realisere kategoristyring, heter det. Virksomhetene er lite modne på vurdering av behov, utforming av konkurransestrategi og forberedelser til konkurransen.

Resultatet av undersøkelsen er publisert i «PwCSourcingSurvey 2017 Innkjøp i offentlig sektor». Svarene ble hentet inn i perioden fra 27. januar til 20. februar 2017. En tilsvarende undersøkelse ble gjennomført i 2011, 2012 og 2013, da med fokus på virksomheter i både privat og offentlig sektor. 217 respondenter svarte på undersøkelsen, flertallet er ledere innenfor innkjøp i statlige virksomheter med over 1 000 ansatte. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har vært med på å utforme og kvalitetssikre spørsmålsskjemaet.

Helhetlig tilnærming

Undersøkelsen tar utgangspunkt i PwCs innkjøpshjul, for å sikre en helhetlig tilnærming til innkjøpsområdet. I årets rapport er det særlig lagt vekt på fire rammevilkår: Systemer og teknologi, roller og ansvar, måling og oppfølging i tillegg til organisasjon og kompetanse.

I tillegg er det fokusert på innkjøpsprosessene behovsplanlegging og leverandøroppfølging. PwC har også gjort en grundig analyse av innkjøpsstrategi og -styring, og hvordan dette området er koblet til spesielt måling og oppfølging. Hensikten med undersøkelsen er å kartlegge modenheten innenfor innkjøpsområdet i offentlig sektor i Norge.

90% har digitalisert fakturamottak

Resultatene viser bl.a. at 90% av virksomhetene har digitalisert mottak av faktura. Bare 16% har digitalisert planlegging av innkjøp og kostnadsanalyse. 36% av virksomhetene har innført kategoristyring til tross for at det bare er 15% som har tilstrekkelig kompetanse om kategoristyring. 58% av virksomhetene har vedtatt en innkjøpsstrategi og kommunale virksomheter har tatt igjen forspranget til statlige.

76% av virksomhetene gir uttrykk for at de i stor eller svært stor grad har tilstrekkelig kompetanse om relevante lover og regler.

Begrenset kommersiell kompetanse

Begrenset kommersiell kompetanse gjør at få virksomheter har klart å realisere kategoristyring, heter det i rapporten. Virksomhetene er lite modne på vurdering av behov, utforming av konkurransestrategi og forberedelser til konkurransen. Få virksomheter har tatt i bruk verktøy for å planlegge innkjøp og gjennomføre kostnadsanalyser.

Når det gjelder gjennomføring av konkurranser, er det høy opplevd kompetanse om regelverket til tross for nylige endringer. De fleste virksomhetene fokuserer på etterlevelse av regelverket og gjennomføring av effektive anskaffelser i innkjøpsstrategien. Risikostyring er fokusert på å identifisere lovbrudd og brudd på interne rutiner, ifølge undersøkelsesresultatene.

Kontraktsoppfølging

Om kontraktsoppfølging heter det at begrenset kompetanse om håndtering av leverandører gjør at oppfølging ikke blir prioritert, og måleindikatorer er lite utbredt. Det er noe uklare roller særlig mellom virksomheten, innkjøp, og leverandører. Administrative prosesser som mottak og håndtering av faktura er i stor grad digitalisert.