Mulighetene for velorganisert dialog med markedet er neppe uttømt

(En Anbud365-kommentar) Kvalitativ og målrettet dialog med markedet gir et bedre resultat av en anbudskonkurranse – også en innovativ. Dialogen må balanseres ut mot kravet til likebehandling og ut fra det hensyn at leverandørene må se at de har noe å hente på dialogen. Underveis i konkurransen er det strenge spilleregler, varierende med hva slags prosedyre som følges. Slik bør det være. Men, mens det ikke pågår en konkurranse, er det muligheter. Vi tror ikke alle mulighetene er uttømt. Sykehusinnkjøp har vist vei.

Før man kjøper er det et godt poeng å sjekke hva som fins i markedet. Uansett om det er kvalitet eller pris man ser etter – eller begge deler, om det er en vanlig anskaffelse eller en innovativ sådan, er en avsjekk av markedet fornuftig bruk av tid. Det kan virkelig betale seg.

Der det er reell konkurranse utvikler så vel produkter som leverandørkompetanse seg løpende. Trolig er det få som har full oversikt over hva som foregår og utvikles, og det gjelder ikke bare fordi man er ansatt i det offentlige. Ikke alle aktører i markedet har full oversikt heller.

Kommunikasjon er vanskelig

Dialogkonferanser har etter hvert blitt en måte i bli kjent med status i markedet. Gjennom å arrangere slike forut for man setter i gang arbeidet med den konkrete anskaffelsen, har man noe å forholde seg til. Å sende ut utkast til konkurransegrunnlag på høring er også i bruk, og det har vår tilslutning. Kommunikasjon er vanskelig, og kravene/spørsmålene i et konkurransegrunnlag skal jo nå ut til et marked med flere ulike aktører – og forstås eksakt slik oppdragsgiver forutsetter.

Som alle vet er det viktig å behandle alle leverandører likt i slike prosesser. «Naboen» til god dialog med markedet er selvsagt god dialog med noen i markedet. Det kan være ok hvis man har invitert åpent i mange/rette kanaler og bare noen leverandører melder seg. Det er dem jo fritt om de vil være med. Og, dessverre, noen av dem har grunner for at de avstår fra å delta i anbudskonkurranser. Det skal vi imidlertid ikke dvele ved her.

Hvilken dør skal man banke på?

I en tid da den nasjonale terskelverdien er å finne relativt høyt opp i beløpshierarkiet er også et annet perspektiv på dialog med markedet rykket fremover. Sykehusinnkjøps dialogkonferanse forleden minnet oss om det. Hvem skal en leverandør innenfor en kategori forholde seg til? Problemstillingen og etterlysningen fra leverandørhold er ikke ny, men den er blitt svært aktuell etter hevingen av terskelverdien. Mange leverandører vil levere til det offentlige, men hvem skal de kontakte for å høre hva som skjer, om det kommer noen oppdrag etc. Hvilken dør skal man banke på? Ved å finne rett dør kan mye kunnskap og kompetanse smette ut og inn.

Sykehusinnkjøp hadde en sekvens på sin konferanse der interesserte leverandører fikk «speed-date» med sin kategoriansvarlige. Man fikk et navn, et ansikt og kontakt-info. Dialogen blir lettere – for begge parter. Leverandørene slipper å bli sendt rundt i store systemer, og oppdragsgiveren får supplert sin kunnskap om hvem som er i markedet. Det siste er ikke minst viktig dersom man skal unngå å bli tatt av Kofa etterpå fordi man ikke sendte invitasjon til alle leverandørene, bare de man hadde på tidligere lister – der flere gründerbedrifter f.eks. ikke var med.

Spisse resultat-forventninger

Dialog med markedet er også viktig i arbeidet med å spisse forventningene til hva slags resultat man skal ha ut av en førkommersiell – eller annen form for innovativ –anskaffelse. Her kreves betydelige kunnskaper i forberedelsen til slike konkurranser, og da er det ikke dumt å ha et sugerør ned i kunnskapen som leverandørmarkedet har. Spissingen av resultatforventningen er også avhengig av deling av kunnskap mellom marked og oppdragsgiver/brukere.

Sykehusinnkjøp presenterte på sin konferanse også de aktuelle kategorier i anskaffelsesplanene sine for leverandørene de hadde invitert. Da ser de potensielle tilbydere hva de har i vente, og kan organisere seg slik at de er klare når den konkrete konkurransen kommer. Forsvaret har hatt slike konferanser i lange tide, og også andre større offentlige oppdragsgivere gjør noe liknende. Dette er en viktig side av leverandør- eller markedsdialog.

Sosiale krav

Endelig – det er et ønske fra de politiske myndigheter her til lands å bruke offentlige anskaffelser som verktøy til en bedre verden. Dette er tidvis meget krevende, fordi kvantifisering av kriterier og krav er vesentlig vanskeligere enn «laveste pris». Og Kofa vokter. Skjønnet skal være saklig og imøtekomme de grunnleggende prinsippene. Mange leverandører har erfaringer å by på, de har satt seg i stand til å imøtekomme krav i anbudskonkurransen – og flere av dem venter foreløpig forgjeves på kravene. En dialog med markedet på dette også – til gjensidige berikelse og forståelse?