Ni råd for mer strategiske IT-anskaffelser – lederne må på banen

Ni anbefalinger skal bidra til å sette IT- og digitaliseringsanskaffelser inn i et mer strategisk og forretningsmessig perspektiv. De ansvarlige lederne må frem på banen og ta ansvar for at anskaffelsene skjer på en forretningsmessig fornuftig måte. Som ledelse kan man ikke gjemme seg bak anskaffelsesjurister eller konsulenter.  Dette skriver foreningen Dansk IT som står bak de anbefalingene for bedre IT-anskaffelser.

Det er i publikasjonen «Indkøb i et strategisk og forretningsmæssigt perspektiv» de ni konkrete anbefalingene er å finne.

Noe av bakgrunnen for at foreningen har utviklet disse anbefalingene er å finne i analysen «IT i praksis® 2017-18». Her fremgår det at bare 17% av de offentlige virksomhetene betrakter innovasjon som noe eksterne leverandører og samarbeidspartnere kan bidra til. Mye tyder derfor på, heter det, at Danmark ikke fullt ut får utnyttet det potensialet som ligger i informasjonsteknologien.

De ni anbefalingene skal styrke leverandørstrategien, og gi ledelsen i virksomhetene et redskap til å ta ansvar for at innkjøp skjer i et strategisk og forretningsmessig perspektiv. Det skal gi mindre byråkrati og samtidig skape større verdi for organisasjonen og dens brukere.

Anbefalingene 

1. Sørg for å ha en løpende markedsdialog på strategisk nivå, der kunder og leverandører gjensidig kan inspirere hverandre og sette «langlysene» på når det gjelder utvikling og anskaffelse av IT-systemer og IT-tjenester i tillegg til leveranse- og samarbeidsformer.
2. Formulér de vurderinger og prinsipper som er sentrale for organisasjonen når leverandørrelasjoner inngås, slik at de er basert på den ønskelige kulturen og det verdigrunnlaget som ledelsen finner mest fruktbart.
3. Formulér en leverandørstrategi, slik at leverandørsamarbeidet og anskaffelser formes og styres ut fra en rekke ledelsesmessige vurderinger og prioriteringer som gir best mulig forretningsnytte. Leverandøren skal i dybden forstå formålet med anskaffelsen, på samme måte som man selv som oppdragsgiver får avklart verdi og gevinster i form av en felles business-case.
4. Kartlegg behov og markedets muligheter, og fastlegg på det grunnlag en strategi for de konkrete IT-anskaffelsene. Få avdekket løsningsmuligheter og tilbydernes stilling i markedet. Gjør en avveining av fordeler og ulemper ved å velge et standardsystem sammenliknet med et utviklingsprosjekt. Vurder forhold som innovasjonsmuligheter, prissetting, leverandøravhengighet og muligheter for overdragelse av systemet til nye leverandører.
5. Velg anbudsform og kontrakter som avspeiler det leverandørstrategiske spillerommet som er mest hensiktsmessig når det gjelder en gitt anskaffelse. Der det er bruk for innovasjon og bruk for å utfordre stats quo, anbefales forhandlet prosedyre eller konkurransepreget dialog.
6. Beskriv kravene som forretningsmessige problemstillinger som skal løses og de gevinster som skal oppnås. Kravene formuleres som funksjonskrav. Man skal unngås at kravene blir svært detaljerte og kontraktene svært omfattende når det velges et standardsystem, software som f.eks. en cloud-tjeneste.
7. Med utgangspunkt i en leverandørstrategi beskrives i konkurransedokumentene de bærende prinsippene for et godt samarbeid. Disse prinsippene drøftes i løpet av anskaffelsesprosessen. Eksempler kan være prinsipper om likeverdig ledelsesrepresentasjon på styringsgruppenivå fra begge sider, mekanismer ved uenighet og felles risikostyring etc. La prinsipper for godt samarbeid inngå som tildelingskriterium.
8. Fastlegg samarbeidsform, etabler ledelsesfora og sett av ledelsestid til samarbeid gjennom hele implementeringsperioden og eventuelt den etterfølgende drift.
9. Tilpass den leverandørstrategiske ledelsesoppgaven til de forskjellige anskaffelses- og leveranseformer som velges under og etter at innkjøpet er gjort og innarbeid dem i den styringsmodell som legges til grunn.