Hvordan kan kravet til bindende tilbud ivaretas på en enkel og trygg måte?

At tilbudsbrevet ikke er signert, eller ikke er signert av rette vedkommende, er ikke ensbetydende med at tilbudet skal avvises. Man må foreta en konkret vurdering om tilbudet er rettslig bindende. Innkjøpssjef Arnt Ove Hol i Møre og Romsdal fylkeskommune anbefaler å ta med i tilbudsbrevet at dette skal undertegnes av en som har fullmakt til å pådra leverandøren forpliktelser. Det kan bidra noe til å avhjelpe uklarheter knyttet til signering av tilbudsbrev.

Det er tilfeller der den som leverer tilbudet, ikke er den samme som den som ifølge firmaattesten har signaturfullmakt. I andre tilfeller kan det være at tilbudsbrevet mangler signatur, men innsender er allikevel den som har signaturfullmakt.

Hvem som kan inngi bindende tilbud på vegne av en leverandør vil kunne avhenge av juridisk organisering (f.eks. AS, personlig firma), eller tilbudets art eller omfang. Dette suppleres av firmaattesten som identifiserer fysiske personer som fyller de ulike rollene. Andre fysiske personer kan gis fullmakt.

Også e-signatur

De samme problemstillinger gjelder også ved signering av avtaler hvor det benyttes elektronisk signatur. E-signaturlovens regler reflekterer dette systemet til en viss grad. Av loven følger at krav om signatur vil kunne oppfylles ved elektronisk signatur, men praksis viser at det er ofte ikke samsvar mellom den som signerer elektronisk og den/de som står med signaturfullmakt i firmaattesten.

Spørsmålet er da hvordan kan kravet til bindende tilbud ivaretas og verifiseres på en enkel og trygg måte? Og: Hva er omfanget på oppdragsgiverens undersøkelsesplikt i denne sammenheng?

Generell avtalerett også

I Møre og Romsdals fylkeskommune har disse problemstillingene blitt viet oppmerksomhet. Innkjøpssjef Arnt Ove Hol minner om at man – i tillegg til reglene i anskaffelsesregelverket – må huske at et tilbud kan være bindende rettslig sett selv om det ikke er signert korrekt, jf. generell avtalerett. – Dette har de vel forsøkt å få tydeligere frem gjennom å fjerne alternativet med avvisning av tilbud som ikke er signert. I tidligere FOA § 11-11 (2) bokstav d, var manglende eller ukorrekt signering eksplisitt nevnt som en kan-avvisningsgrunn, konstaterer han.

– Et tilbud skal avvises hvis det ikke er å anse som bindende, fremholder innkjøpssjefen. At tilbudsbrevet ikke er signert, eller ikke er signert av riktig vedkommende, er derimot ikke ensbetydende med at tilbudet skal avvises. Man må foreta en konkret vurdering om tilbudet er rettslig bindende.

Signaturberettigede

Han peker på at firmaattesten f.eks. kan vise at signaturberettiget er alle styrets medlemmer i fellesskap. Daglig leder trenger ikke være oppgitt på firmaattesten, men kan likevel være signaturberettiget i tilbudssammenheng.

– Jeg foreslår at denne setningen legges inn i tilbudsbrevet, understreker innkjøpssjef Hol: «Det presiseres at Tilbudsbrevet skal undertegnes av en som har fullmakt til å pådra leverandøren forpliktelser.» I tilfeller hvor det oppstår tvil, må det foretas en konkret vurdering. Hvordan det blir i forhold til å kunne etterspørre/gjøre avklaringer, må vi også bare vurdere i det enkelte tilfellet, og etter hvert som det kommer veileder/avgjørelser på feltet.

Fylkeskommunen bruker selv i dag Mercell som konkurransegjennomføringsverktøy – både i konkurransegjennomføring og avtaleoppfølging, også signering av kontrakter. Signering av kontrakt gjøres pr. i dag med bank-ID, men fylkeskommunen vil i løpet av året etablere signering med virksomhetssertifikat (Commfides).