• Leverandører
  • Isobar Norge AS
    Elite Vinduspuss AS
    KARL STORZ Endoskopi Norge AS
    Søve AS
    Imatis AS
    First Rent A Car Norway AS (Hertz)

Revisjonen fant ukjente poster på fakturaene sammenliknet med avtale

Anbud365: Revisjonen fant ukjente poster på fakturaene sammenliknet med avtaleFremlagt dokumentasjon indikerte at Konserninnkjøp hadde fulgt opp de utvalgte samkjøpsavtalene med hensyn til pris på et overordnet nivå og med hensyn til lojalitet, skriver Kommunerevisjonen i Oslo. På bildet avdelingsdirektør Gunnar Wedde, sjef for Konserninnkjøp i Oslo.

Skriv ut artikkelen

Fakturerte timepriser var stort sett i samsvar med avtale, men når det gjaldt øvrige enhetspriser for elektriker- og tømrertjenester, ble det avdekket flere tilfeller hvor det var ukjente poster på fakturaene sammenlignet med avtale. Dette er en av konklusjonene Kommunerevisjonen i Oslo har trukket etter å ha undersøkt oppfølging av samkjøpsavtaler. Konserninnkjøp hadde på sin side fulgt opp med hensyn til pris på et overordnet nivå og til lojalitet – og fikk med seg fem anbefalinger fra revisjonen.

Samkjøpsavtaler i Oslo kommune er konsernovergripende rammeavtaler som i utgangspunktet alle kommunens virksomheter er forpliktet til å benytte. Det er en risiko for mangelfull kontraktsoppfølging eller etterlevelse av avtalene, og det er bakgrunnen for at Kommunerevisjonen ønsket å undersøke hvordan samkjøpsavtalene blir fulgt opp. Ifølge årsberetningen til Utviklings- og kompetanseetaten hadde samkjøpsavtalene en samlet omsetning på 2,6 mrd. kroner i 2017.

Konserninnkjøps oppfølging av samkjøpsavtalene ble kartlagt gjennom intervju med sentrale personer i avdelingen og ved gjennomgang av relevante dokumenter. Revisjonen avgrenset undersøkelsen til å gjelde oppfølging med hensyn til fakturerte priser og virksomhetenes lojalitet til inngåtte avtaler.

Undersøkte avtaler

Samkjøpsavtalene som ble undersøkt særskilt med hensyn til oppfølging fra Konserninnkjøp og for kontroll av fakturerte enhetspriser, var følgende avtaler: elektrikertjenester, tømrertjenester, PC-er/tynnklienter/skjermer og skrivere.

40 av kommunens virksomheter fikk spørsmål om fakturerte enhetspriser kontrolleres mot enhetspriser i samkjøpsavtale. Svar ble mottatt av 38 av de forespurte virksomhetene.

Har fulgt opp

Fremlagt dokumentasjon indikerte at Konserninnkjøp hadde fulgt opp de utvalgte samkjøpsavtalene med hensyn til pris på et overordnet nivå og med hensyn til lojalitet. Ifølge svar fra virksomhetene kontrollerte 30 av de forespurte virksomhetene fakturerte enhetspriser, mens åtte virksomheter (hvorav seks bydeler) i liten grad gjorde dette.

Kommunerevisjonens kontroll av fakturerte enhetspriser viste at prisene i all hovedsak var i samsvar med samkjøpsavtalene for skrivere, PCer, tynnklienter og skjermer. Det samme gjaldt kontroll av fakturerte timepriser for elektrikertjenester og tømrertjenester. Når det gjaldt øvrige enhetspriser for elektriker- og tømrertjenester, ble det avdekket flere tilfeller hvor det var ukjente poster på fakturaene sammenlignet med avtale.

Fem anbefalinger

Basert på funn og vurderinger, hadde Kommunerevisjonen blant annet følgende anbefalinger til Konserninnkjøp:

  • For at det skal være mulig for virksomhetene å kontrollere om fakturerte enhetspriser er korrekte, må fakturaene henvise til de samme punktene/postene som i avtale. Det bør inntas krav om dette i alle avtaler, slik at faktura kan sendes tilbake til leverandør dersom den ikke er kontrollerbar mot avtale.
  • Byrådsrundskriv med informasjon om inngått samkjøpsavtale bør sendes ut i tilknytning til avtaleperiodens begynnelse.
  • I forbindelse med fremtidige avtaleinngåelser bør det presiseres at fakturaer i elektronisk handelsformat, også innebærer krav om at det følger en elektronisk filbeskrivelse over hvilke varer eller tjenester, kvantum eller omfang som er levert.
  • Analyseverktøyet KMD Innkjøpsanalyse bør være à jour, slik at verktøyet kan benyttes til å følge opp inngåtte samkjøpsavtaler.
  • Det bør innføres krav om at virksomhetene skal melde ifra til Konserninnkjøp om utfordringer til inngåtte avtaler, og ikke bare dersom leverandørene ikke oppfyller kontraktsvilkårene, slik at det kan iverksettes tiltak for å forbedre kontraktsoppfølging.

Be the first to comment

on "Revisjonen fant ukjente poster på fakturaene sammenliknet med avtale"

Leave a comment

Your email address will not be published.


*