Anskaffelseskonferansen: Samarbeid og dialog gir de beste anskaffelsene

Samarbeid og dialog var nøkkelordene i årets utgave av Anskaffelseskonferansen til Difi. Flere la sterk vekt på dette som et middel til å få de best mulige anskaffelser – enten det var vanlige, løpende anskaffelser eller innovative slike. Når det gjelder de mindre bedriftenes deltagelse i offentlige anskaffelser, ble det bl.a. fremhevet at det i stor grad er opp til dem om de kommer med i konkurransene. For første gang delte arrangøren, Difi, ut en hederspris, som skulle tilegnes en som over tid har vært svært opptatt av faget. Den gikk til Anbud365s redaktør, Lennart Hovland. Anskaffelsesprisen i år gikk til Elverum kommune og Betonmast Innlandet.

Også tema for Anskaffelsesprisen i år var samarbeid, nærmere bestemt kvaliteten på samarbeidet mellom oppdragsgiver, brukere og leverandører. Det var de fremmøtte på Anskaffelseskonferansen som avgjorde denne pristildelingen gjennom en avstemning. Det heter i juryens beskrivelse at den aktuelle kontrakten omfatter bygging av Ydalir skole, barnehage, idrettshall og aktivitetsarena. Juryen trekker frem følgende:

• Åpen tilnærming til markedet
• Bred brukerinvolvering
• Innovasjon
• Samarbeidet
• Gevinster og samfunnsansvar

Kontraktsoppfølging

Christine Skarbø Berglund, rådgiver konserninnkjøp, Ålesund kommune, tok i sitt foredrag på Anskaffelseskonferansen for seg avtaleoppfølging. Skal man nå sine mål med anskaffelsene, må det legges til rette for god oppfølging. I tillegg må mest mulig inn i kontrakten, og oppfølgingen bør planlegges i god tid. I Ålesund, opplyste hun, har man ansatt egen person til å ta seg av kontraktsoppfølgingen sammen med controller og eier av anskaffelsen. I et tilfelle kunne hun fortelle, gjennomførte de en undersøkelse blant alle brukerne på en avtale, og la resultatet frem for leverandøren. Det førte til at leveransen ble forbedret. Vi kunne konkretisere, poengterte hun.

Smartere innkjøp

Blant de forhold Per Harbø trakk fram, var samarbeid om smartere innkjøp. Han er leder av Nasjonalt program for leverandørutvikling, og kunne fortelle at flere og flere offentlige oppdragsgivere nå gikk sammen for å utvikle nye løsninger. På den måten blir resultatet tatt i bruk av flere og dermed blir anskaffelsen mer attraktiv for leverandørmarkedet.

Spørsmålet om hvordan man skal få flest mulig tilbydere var et annet av temaene på Anskaffelseskonferansen. Det dreier seg stort sett om å åpne konkurransene for små og mellomstore bedrifter. Stina Lippestad, som både er leder i Lintho Steinmiljø AS og i organisasjonen SMB Norge, pekte på verdien for sysselsetting og verdiskaping som ligger i de mange mindre bedriftene. Ta en titt på anskaffelsesdokumentene deres, oppfordret hun. Samfunnsansvar skal prioriteres – med klar adresse til også å legge til rette for de små og mellomstore bedriftene i anskaffelsene. Hun la vekt på bruken av dialog, og dermed bygge opp forståelse for hva som er behovene.

Ikke sååå vanskelig

Jan Christian Vestre, Chief Executive Officer (CEO) i Vestre mente at suksessen også i det offentlige markedet ligger i å kunne levere, opparbeide seg tillit, være til å stole på og komme med den kvaliteten som er lovet. Det er lett å skylde på andre, fremholdt han, men vi har jo ansvaret selv for å bli best. Offentlige anskaffelser må på den ene siden ikke bli for enkelt på bekostning av samfunnsoppdraget, på den annen side ikke for komplisert slik at de små bedriftene ikke blir med i konkurransene. Vestre la vekt på at potensielle leverandører til det offentlige ikke må overdrive hvor vanskelig det er å delta i offentlige anskaffelser. Så vanskelig er det ikke når man har lært seg hvordan det foregår!

Tidlig dialog

Sykehusinnkjøp er i gang med et arbeid for å modellere sine anskaffelser, fortalte strategisk direktør i helseforetaket, Lars Johan Frøyland. Et sentralt element er å åpne for dialogkonferanse tidlig i prosessen – også å sende konkurransegrunnlagene ut på forhånd. Vi er, sa han, opptatt å vise mulighetene. Dialog blir sentralt for å lykkes i våre anskaffelser. Han opplyste også at de var i gang med å utvikle dynamisk innkjøpsordning som en del av sin anskaffelsespraksis.