Hvis du fristes av Best Value Procurement – få med deg disse rådene

Metoden Best Value Procurement – eller prestasjonsinnkjøp – griper om seg i bygg og anlegg i Norge. En rekke pilotprosjekter er i gang og i spissen finner vi Nye Veier AS. Anbud365 har derfor bedt Nye Veiers direktør for kontrakt og anskaffelser, Bjørn Børseth, liste opp de viktigste erfaringene så langt. Det er ni råd å følge, se nedenfor, og da øker muligheten for suksess.

BVP (Best Value Procurement, på norsk prestasjonsinnkjøp) er en innkjøps- og prosjektstyringsmetodikk hvor dialog og samspill mellom oppdragsgiver og leverandør får en ny dimensjon og enda større fokus enn i tradisjonelle gjennomføringsmodeller. Ti piloter er i gang med BVP-prosjekter for mer enn syv milliarder kroner, ifølge et oppslag på anskaffelser.no.

Nye Veier er blant de virksomhetene som ligger aller lengst fremme i å benytte seg av BVP, og således har vunnet en god del erfaringer som andre kan dra nytte av. Her er Nye Veiers og direktør Børseths erfaringer – fordelt på ni viktige punkter:

Lær deg metoden, enten ved å delta i en konkurranse og vinne erfaring og/eller ved å lese deg opp, f.eks. i boken «BVP -prestasjonsinnkjøp» utgitt av RIF (Rådgivende Ingeniørers Forening).

La nøkkelpersonellet som skal delta i gjennomføringen av prosjektet (prosjektleder, HMS osv.) også delta i forberedelse og utviklingen av tilbudet i konkurransen. Hvis de ikke får være med i denne delen av prosessen, risikerer man at de ikke fullt ut forstår hva det dreier seg om. Slikt vil bli avslørt når oppdragsgiver skal gjøre sine intervjuer i forkant.

Sett deg inn i de tre-fem overordnede målene til oppdragsgiver. Dette er mål ut over selve prosjektet, f.eks. minimere C02-utslipp i anleggsperioden, 0 skader underveis etc. Oppdragsgiver er interessert i å vite hva du vil gjøre for å nå målene, og hvorfor du vil gjøre det du foreslår i tilbudet.

Samle inn data fra tidligere prosjekter – tall og fakta i systematisert form. Hva gjorde vi bra, hva gikk galt og hvorfor. Det er ikke nok å ha dette i hodet.

Analyser risikoen i prosjektet fra byggherre-siden. Hva slags risiko er det i prosjektet, hvordan kan den reduseres og hva gjør vi dersom en av risikofaktorene slår til. Meningen er at tilbyder skal hjelpe oppdragsgiveren med å redusere risiko.

Forbered teamet på de intervjuene oppdragsgiver skal gjennomføre. Resultatet av disse skal inngå som en del av kontrakten. Det gjøres gjerne tre intervjuer med ulike nøkkelpersoner á en time pr. intervju. Nyttig med forberedelse på forhånd, dels for å vite at tilbudets alle sider er kjent og forstått hos dem som skal intervjues. Er det flere selskaper i teamet, må de være samkjørte.

Sett på de beste kreftene som mulig inn i teamet av nøkkelpersoner. Det er teamets kvalifikasjoner og ikke prisen som er avgjørende.

I BVP-prosjekter kjøper oppdragsgiver egentlig en plan. Derfor er det nødvendig å se fremover i tid under utarbeidelsen av tilbudet. Oppdragsgiver må overbevises om at det er en god plan, at den tar oss med på en reise som oppleves som faglig troverdig.

Oppdragsgiver ønsker i slike prosjekter at leverandøren tar styringen, ikke slik som er vanlig – at oppdragsgiver har styringen i prosjektet. Dette er en annerledes måte å gjennomføre et prosjekt på, og det krever en viss mental forberedelse.