Mye snubling fant sted da Holmestrand kommune valgte å skaffe rådhus-lokaler ved hjelp av anskaffelsesreglene. Det lå bl.a. et løfte om at kommunestyret skulle avgjøre hvem som fikk tilslaget, men nei, det viste seg at de bare kunne si ja eller nei til den som var innstilt. Underveis ble det for øvrig klart at det kunne foreligge erstatningsansvar dersom politikerne valgte å si nei. I en fersk revisjonsrapport reises det dessuten betenkeligheter mot at kommunen brukte egendefinerte saklige grunner for eventuell avvisning. Og først bommet kommunen på valg av anskaffelsesprosedyre.
Etter kommunesammenslåingene hadde Holmestrand kommune mer administrasjonslokaler enn hva de hadde behov for, og det ble besluttet å leie lokaler til rådhus. Vestfold og Telemark revisjon IKS har sett på gjennomføringen av denne prosessen. Kommunen har litt over 26 000 innbyggere.
I pakt med anskaffelsesreglene
Det var slik at kommunestyret hadde vedtatt at kommunedirektøren skulle gjennomføre en konkurranse om leieavtale i pakt med anskaffelsesreglene. Kontrakten gikk til Bane NOR Eiendom. Innad i administrasjonen var det imidlertid strid om anskaffelsen var omfattet av anskaffelsesregelverket. Prosjektleder mente at den ikke var det, mens anskaffelsesrådgiver mente at den var det.
En konsekvens av at anskaffelsen ble gjennomført etter anskaffelsesregelverket, fremgår det av revisjonsrapporten, er at prosessreglene i anskaffelsesforskriften regulerer hvordan konkurransen skal gjennomføres og hvordan vinneren av konkurransen/leverandør skal velges.
Ja eller nei
Revisjonen er kritisk til formuleringer fra kommunedirektøren om at valg av utleier skal behandles av kommunestyret. Det beskriver bl.a. et handlingsrom som kommunestyret ikke nødvendigvis har, om konkurransen skulle gjennomføres etter anskaffelsesreglene, heter det.
De politiske utvalgene kunne ikke vurdere tilbudene eller endre valg av leverandør, fremgår det av en redegjørelse til de politiske myndighetene i kommunen. Disse vurderingene var allerede gjort i samsvar med de krav og føringer som lå i anbudsdokumentene. Kommunestyret fikk opplyst at de kunne si ja eller nei til å inngå leiekontrakt.
Intet om erstatningsansvar
Revisjonen konkluderer med at det burde vært redegjort bedre for juridiske forhold knyttet til konkurransen – nærmere om hvordan konkurranse om leiekontrakter kan gjennomføres. Informasjon om at kommunen kunne risikere erstatningsansvar, dersom kommunestyret avslo tilbudet, er etter revisjonens vurdering et forhold som har sentral betydning for iverksetting av vedtaket. Dette burde kommunedirektøren varslet kommunestyret om, før konkurransen ble utlyst i desember 2022, heter det.
Konkurransen ble først kunngjort med formelle feil. Feilen bestod i at konkurransen ble kunngjort som en «åpen anbudskonkurranse», samtidig som kommunen opplyste i konkurransegrunnlaget at de ville gjennomføre forhandlinger med leverandørene. Konkurransen ble da avlyst og ny kom etter noen måneder, da med anskaffelsesprosedyren «konkurranse med forhandlinger».
Egendefinert saklige grunner
Kommunen hadde tatt forbehold i konkurransegrunnlaget om å kunne avlyse konkurransen ved saklig grunn. Kriterier for saklig grunn ble listet opp. Men i forbindelse med at det ble innhentet ekstern juridisk bistand til håndtering av klagesakene, ble kommuneadministrasjonen klar over at selv om det var tatt forbehold i konkurransegrunnlaget, hadde ikke kommunen nødvendigvis saklig grunn til å avlyse konkurransen. Det ble kommunedirektøren først kjent trekvart års tid etter at konkurransen ble satt i gang.
Bli den første til å kommentere på "Mye anskaffelses-snubling da kommunen skulle skaffe rådhus-lokaler"