Prosjektlederen åpnet aldri forhandlingsfasen i anskaffelsen, tildelte kontrakten, sluttet så hos oppdragsgiver og begynte i ny jobb. En av tilbyderne i tilbudsrunden før forhandlingene skulle i gang, fikk kontrakten i den avbrutte anskaffelsen. Først i ettertid ble det klart at denne tilbyderen var ganske nært knyttet til det selskapet prosjektlederen hadde fått ny jobb i. Ikke noe juridisk å innvende, ifølge oppdragsgiverens advokat. Men blant tilbyderne er oppfatningen at dette handler vel så mye om etisk atferd som juss alene.
– Sykehusinnkjøp vil se på om egne rutiner for habilitetsvurdering i tilstrekkelig grad fanger opp tilfeller der medarbeideren melder jobbskifte i en pågående anskaffelse. Det gjelder både spørsmålet om man fortsatt skal jobbe med anskaffelsen, men også for det arbeidet som allerede er utført, skriver helseforetaket i en kommentar til Anbud365.
Saken gjelder en anskaffelse som Sykehusinnkjøp gjorde på vegne av Helse Midt-Norge og Helse Sør-Øst. Det dreide seg om en konkurranse med forhandlinger for leasingfinansiering av medisinsk utstyr, IKT utstyr og ambulanser. Konkurranseformen var «konkurranse med forhandlinger» og den totale, samlede kontraktsverdien for de fire delkontraktene var oppgitt til ca. 1, 5 mrd over 4 år.
Startet i februar i år
I regi av en prosjektleder startet Sykehusinnkjøp prosessen i februar i år med en tilbudsinvitasjon og påfølgende en-til-en-møter med leverandører. Etter en kvalifiseringsrunde kunne fem tilbydere levere sitt første-tilbud.
På en tilbyderkonferanse der alle tilbyderne var med, informerte prosjektlederen, ifølge Anbud365s kilder, om at det kunne være at forhandlinger ble droppet pga. tidsnød. Dette møtet ble avholdt 18. august, like før tilbudsfrist, et drøyt halvt år etter at prosessen startet.
Forhandlingsutspill?
Blant tilbyderne ble signalet fra prosjektlederne mest av alt oppfattet som et forhandlingsutspill for å spre usikkerhet og unngå taktikk i første runde. Denne oppfatningen var begrunnet med at det var tre måneder fra tilbudsfrist til kontraktsstart. At kontrakten hadde betydelige omfang/verdi var også et bidrag til tilbyderens tolkning av signalene, foruten valgt konkurranseform og tidligere sedvane.
Tilbyderne ser rimeligvis også på kommunikasjonen fra oppdragsgiver i lys av at man allerede er i en anskaffelsesfase med forhandlinger – og at utsagn da også kan være et ledd i forhandlingene og ikke en saksopplysning.
Fire uker lang «pause»
Så gikk et enda litt over fire uker – fortsatt to måneder igjen til kontraktstart. Da kom første tilbakemelding fra Sykehusinnkjøp, får Anbud365 opplyst. Det var et tildelingsbrev. M.a.o. var forhandlinger droppet og tilbyderen som lå som nr. 1 i første tilbudsrunde ble innstilt. Denne mer enn fire uker lange «pausen» er heller uvanlig i en anskaffelse som, etter hva Anbud365 ser av konkurransedokumentene, ikke er så altfor kompleks – et priskriterium og åtte evalueringsspørsmål som kvalitetsdel.
Anskaffelsesprosedyren konkurranse med forhandling forplikter derimot ikke oppdragsgiver til å gjennomføre forhandlinger, noe som fremgikk av konkurransegrunnlaget.
Fått seg ny jobb
På dette tidspunktet oppdaget tilbyderne at prosjektlederen hadde sluttet i Sykehusinnkjøp omtrent samtidig med at tildelingsbrevet ble sendt. Gitt at han hadde tre måneders oppsigelse og trolig ny jobb før vedkommende leverte sin oppsigelse, betød det at vedkommende også 18. august, da tilbyderne ble informert om at forhandlinger muligens ble droppet pga tidsnød, hadde landet ny jobb. Etter hva Anbud365 kjenner til, er det kommet frem at prosjektlederen sa opp i juni. Det har Sykehusinnkjøp informert om.
Fra 1. oktober gikk prosjektlederen over i ny stilling i Fremtind Forsikring, et selskap som er deleiet av DnB og som er bankens eget forsikringsselskap. Og det var nettopp DnB som var innstilt som nr. 1 i konkurransen og som fikk kontrakten.
Styringsgruppe bestemmer
Sykehusinnkjøp opplyser til Anbud365 at beslutningen om ikke å gjennomføre forhandlinger ble tatt av prosjektets styringsgruppe. Prosjektleder tar ingen formelle beslutninger i anskaffelsen, det er det styringsgruppen som gjør. På det tidspunktet beslutningen ble tatt, var styringsgruppen kjent med at prosjektleder hadde sagt opp, og at hans nye arbeidsgiver var eid med 35% av den tilbyderen som hadde gitt det beste tilbudet på 3 av 4 delkontrakter. Det var også gjennomført en habilitetsvurdering som konkluderte med at prosjektleder ikke var inhabil, heter det.
Habilitetsvurderinger
Spørsmålet som da meldte seg, var i hvilken grad habilitetsvurderinger var. I alle fall to av tilbyderne bestemte seg også for å påklage tildelingen. I et av klagebrevene, som Anbud365 har fått tilgang til, heter det bl.a. at «… at det er svært sjeldent at oppdragsgivere uten saklig og god grunn unnlater å kjøre forhandlinger med nye oppdaterte tilbud når denne konkurranseformen er valgt. Særlig sjeldent er det i større anskaffelser med lange prosesser og store konsekvenser for industrien som omfattes». Og: «Den nye arbeidsgiveren har nær tilknytning til nettopp den aktøren som ble rangert øverst etter første tilbudsrunde. At prosjektleder skulle bytte jobb ble ikke opplyst noen av deltakerne underveis i prosessen.»
I et brev fra Sykehusinnkjøps advokat heter det at helseforetaket ikke kan se at noen av de nevnte forholdene er egnet til å gi omverdenen rimelig og saklig grunn til å så tvil om prosjektlederens upartiskhet. Dette gjelder, konstateres det i brevet, også når det tas hensyn til at det dreier seg om en ikke ubetydelig kontrakt, og den lavere terskelen for inhabilitet som gjelder etter regelverket for offentlige anskaffelser.
Bli den første til å kommentere på "Habilitetskrøll for Sykehusinnkjøp, tar grep"