Sykehusinnkjøps engasjement når det gjelder etisk handel, fikk utvidet betydning i håndteringen av anskaffelser i forbindelse med pandemien. Det forteller adm.dir. Kjetil M. Istad i Sykehusinnkjøp her til Anbud365: – Etisk handel-arbeidet har brakt oss verden rundt, og når det i de hektiske pandemi-tidene meldte seg leverandører fra fjernere strøk kunne vi lettere sjekke dem opp – kanskje kjente vi dem allerede.
Dette er andre artikkel i en serie på tre der adm.dir. Kjetil M. Istad i Sykehusinnkjøp i et eksklusivt intervju med Anbud365 gir sine refleksjoner knyttet til anskaffelse av smittevernutstyr da pandemien rammet. Forrige artikkel sto 05.01.2021, tredje artikkel kommer 07.01.2021.
12. mars 2020 gikk alarmen hos Sykehusinnkjøp: Sykehusene og kommunehelsetjenesten måtte utstyres med nødvendig utstyr for å håndtere et virus man ikke ante mye om. Og det hastet. Veldig. Fra andre uke i mars til langt over påske pågikk et nær døgnkontinuerlig arbeid.
Istad understreker at spesielt når det gjelder smittevern, var det viktig å finne de aktuelle produktene, samarbeide med leverandørene og med de spedisjonsansvarlige i Helse Sør-Øst RHF. Noen leveranser kom allerede i den første uken, deretter gikk det faktisk raskere og raskere. Også avtaler for levering av respiratorer kom på plass første uken, noe som var avgjørende for at man nå kan slå fast at vi er fullt dekket i dag. På legemiddelområdet bygget man opp sikkerhet gjennom sine avtaler, og for det administrative temaet var det spesielle utfordringer: Behovene var der, men mange ble stoppet på grensen som følge av innreiserestriksjoner.
Kvaliteten på produktene
Anbud365 spør om kvaliteten på disse produktene som ble hentet inn i hui og hast. Istad: Vi var bekymret til å begynne med. Det kom inn produkter som ikke var de vanlige, som vi ikke kjente. Våre erfarne medarbeidere visste imidlertid hva de skulle se etter, og vi inngikk tidlig et samarbeid med Forsvarets forskningsinstitutt som ble brukt til å laboratorieteste produktene ut fra europeiske standarder. I tillegg stilte Helse Sør-Øst RHF med kompetanse fra helsepersonell i denne kvalitetskontrollen. Vi fikk m.a.o. opp en «on-site»-sjekk av leverandørene og en seriøs test av produktene som allerede var levert i Norge, før de ble sendt ut til helsevesenet.
Gjennom all bakgrunnskunnskap Sykehusinnkjøp allerede satt med, kunne de skille ut hva som var troverdig og som foretaket kunne gå videre med. Alle som henvendte seg, fikk svar. Utgangspunktet var at alle måtte kunne levere, kvalitetssikringen var det avgjørende hovedfokuset. – Vi er godt fornøyd med kvaliteten på leveransene fastslår adm.dir. Istad. Dette var jo som et «spot-marked», der mange melder seg på, ser muligheter for business. Ikke alt ble funnet like egnet fra vår side, men etter en formidabel jobb fra teamene og det tette samarbeidet med Helse Sør-Øst kan jeg konstatere at det meste har fungert.
Nytte av etisk handel
Istad trekker inn arbeidet med etisk handel og arbeidet med samfunnshensyn i sin organisasjon. Det har gitt avkastning nå i pandemien. – Etisk handel-arbeidet spesielt har ført oss verden rundt, vi har fulgt opp krav, og gjennom dette arbeidet har vi funnet frem seriøse produsenter og leverandører vi har kunnet trekke på. Å jobbe grundig med etisk handel gir oss god tilgang til informasjon, vi vet hvilke som er seriøse. Det er med andre ord flere dimensjoner med etisk handel-arbeidet, og det kom til nytte når leverandører og produsenter skulle velges i pandemi-situasjonen.
Når det gjelder samfunnsansvar og etisk handel spesielt har Sykehusinnkjøp også et samarbeid med svenske miljøer, som de utveksler informasjon med. I tillegg er de medlem av Etisk Handel Norge, som er en medlemsorganisasjon og et ressurssenter for bærekraftig handel.
Også gjennom pandemien har det vært fokus på etisk handel, både gjennom kontraktskrav, og en oppfølging av leverandørene. Alle leverandører fikk en spørreundersøkelse knyttet til temaet allerede i mai.
NB: Leveransekjeden
Mange oppfatter gjerne arbeidet med offentlige anskaffelser som en evig runddans: Anskaffelsesprosess-kontrakt-kontraktsoppfølging-ny anskaffelsesprosess osv. Egentlig, mener Istad, er det mye mer, ikke minst har pandemien vist oss betydningen av å være oppmerksomme på leveransekjeden. Mye produseres og leveres fra Kina, og i den mest hektiske perioden av pandemien inntrådte det tollrestriksjoner som truet leveransene.
De kinesiske myndigheter ville dekke sitt nasjonale behov for det samme smittevernutstyret. Bare et fåtall fabrikker kunne produsere for eksport.
Slike hindre er viktige å ta i betraktning når man trenger raske leveringer. Det var viktig å se til at verdikjeden var intakt. – Vi som driver med offentlige anskaffelser bør i mye større grad være interessert i mer enn bare selve anbudsprosessen. Leveransekjeden er et viktig område for å sikre at det som er avtalt, blir levert etter kontrakten, fremhever Istad.
Intens konkurranse
Flere land deltok dessuten i en intens konkurranse om de samme varene og den samme produksjonskapasiteten – og historier om «amerikanere med kofferter fulle av dollar» utenfor fabrikkdørene begynte å svirre.
Sykehusinnkjøp jobber med leveransekjeder internasjonalt i samarbeid med leverandører og produsenter. Det har gjort at de kan ta nødvendige grep, noe som i en hastesituasjon selvsagt er ekstra verdifullt.
Rent faglig har pandemien også bidratt til å styrke innsatsen overfor leverandørene og med leverandørutvikling. Det er viktig å utvikle markedet, og ikke minst trekke til seg start-ups. Sykehusinnkjøp har hatt dialog med og gjort flere avtaler med start-up-bedrifter. – Det har vært utrolig nyttig, sier Istad, som understreker at det er vesentlig å kunne forstå markedet. I denne sammenhengen er temaer som risikovurdering og kvalitet sentrale.
Det var flere norske produsenter som kunne produsere og levere smittevernutstyr, og Sykehusinnkjøp HF har derfor gjennomført konkurranser for produksjon av engangsvisir og smittevernfrakker, og en innovativ anskaffelse av åndedrettsvern.
– Vi har lagt vekt på vanlige innkjøpsfaglige kriterier som kvalitet, pris og leveringssikkerhet. Siden det fortsatt er viktig å skaffe dette utstyret raskt, har leveringssikkerhet blitt tillagt stor vekt. Samtidig har vi hatt så mange potensielle tilbydere at det har vært mulig å gjennomføre en reell konkurranse, sier administrerende direktør Kjetil Istad i Sykehusinnkjøp HF.
I vår var det sentralt å ha en tett dialog med flere leverandørorganisasjoner for å få innspill fra markedet om hvordan norske produsenter kan bidra. Blant annet var Norway Health Tech, NHO, Innovasjon Norge, Siva, Nemko og Norsk industri aktive bidragsytere, både med å arrangere dialogmøter og oppfordre samarbeidsbedrifter til å bidra.
Gjennom arbeidet med markedet og leveransekjeder høster Sykehusinnkjøp rike erfaringer, som kan komme til nytte for mange av de mindre, offentlige oppdragsgivere som ikke selv har ressurser til å innhente samme erfaringsgrunnlag. Hva Istad har i tankene kan du lese om i tredje og siste artikkel i serien. Den kommer i morgen, torsdag 7. januar 2021.
Bli den første til å kommentere på "Sykehusinnkjøp og pandemien (II): Verdien av etisk handel – i en krise"