Var innenfor rammen av hva det er lov å avklare etter tilbudsfrist

Oppdragsgiverne fant motstrid mellom det tilbudte produktet og den innleverte dokumentasjonen. Da bad han den valgte leverandøren ba han om dokumentasjon på at det tilbudte produktet faktisk oppfylte det aktuelle kravet. Det var innenfor rammene av det som er tillatt etter forskriften, slo Kofa fast. Bestemmelsen gir altså adgang til ettersending eller avklaring dersom tilbudet inneholder motstridende dokumentasjon.

Blant spørsmålene i Kofa-sak 2017/82 var hva man kan avklare etter at tilbudsfristen er gått ut. Det var Sykehusinnkjøp HF som i februar i fjor hadde kunngjort en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtaler om kjøp av storkjøkkenutstyr og hvitevarer.

Av forskriften § 23-5 (1) fremgår det at oppdragsgiver har adgang til å be leverandørene om å “ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger og dokumentasjon dersom opplysningene eller dokumentasjonen synes å inneholde feil eller uklarheter eller dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler”.

Adgang til ettersending

Bestemmelsen, skriver Kofa, gir altså adgang til ettersending eller avklaring dersom tilbudet inneholder motstridende dokumentasjon. En forutsetning er at tilbudet ikke «forbedres», jf. § 23-5 (2). Slik klagenemnda har forstått dette vilkåret, er det avgjørende om avklaringen «reelt udgør et nyt tilbud». Kofa henviser bl.a. til EU-domstolens sak C-131/16 Archus.

I den konkrete saken ble det stilt krav om GN-tilpasset underskap med varme og egen termostat til en «salgsdisk, varm». GN står for gastronorm, og er en europeisk standard for dimensjoner på brett og beholdere i cateringindustrien (EN 631-1:1993). En salgsdisk er en disk med nedfelte kar for plassering av beholdere med serveringsklar mat.

Oppdaget motstrid

Klagenemnda skriver at oppdragsgiveren har forklart at den valgte leverandøren krysset av «ja» på spørsmål om den tilbudte salgsdisken oppfylte kravet om GN-tilpasset underskap. Til dette kravet var det ikke påkrevd med annen dokumentasjon. Den dokumentasjonen som valgte leverandør likevel leverte, var for et annet produkt enn det som var tilbudt. Det synes å være enighet om at dette produktet ikke oppfylte kravet om GN-tilpasning. Det var altså motstrid mellom det tilbudte produktet og den innleverte dokumentasjonen.

Når oppdragsgiveren ble oppmerksom på denne uoverensstemmelsen, ba han om dokumentasjon på at den tilbudte salgsdisken faktisk oppfylte kravet om GN-tilpasning. Fra den valgte leverandøren kom det da en endelig bekreftelse på at kravet om GN-tilpasning var oppfylt, og skisser av den tilbudte salgsdisken som viste dette.

Innenfor rammen

I denne saken, fremholder Kofa, kan dette ikke sies å være «reelt udgør et nyt tilbud». Avklaringen ligger etter nemndas oppfatning innenfor rammene av det som er tillatt etter forskriften § 23-5.

Tilsvarende gjelder for anførslene om avvik fra kravene til vannbad. Et krav til disse, som ikke sto i kravspesifikasjonene, men som fremgikk av prisskjemaet, var at de skulle kunne brukes både med og uten vann. Den valgte leverandøren bekreftet at dette kravet var oppfylt, og det var ikke stilt krav om at leverandørene skulle dokumentere oppfyllelse av kravet. Som for den tilbudte salgsdisken, ga oppdragsgiveren anledning til å erstatte dokumentasjon i tilbudet med dokumentasjon som viste at kravet var oppfylt. Etter klagenemndas syn ligger også denne avklaringen innenfor forskriften § 23-5.