Etter 80 mill til konsulenter havarerte trøndersk IT-prosjekt

Trøndelag fylkeskommune sitter igjen med konsulentregninger på 60 mill, inklusiv moms, etter et havarert IT-prosjekt. Regner man med egne arbeidstimer, er fylkeskommunens tap nær 80 mill. Sist høst satte fylkesdirektøren foten ned for prosjektet. Ikke minst på anskaffelsesområdet sviktet det, fremgår det av en evalueringsrapport som nå er lagt fram for politikerne. I ni punkter oppsummeres svakhetene, i tillegg gis seks anbefalinger til bruk i tilfelle en ny anskaffelsesrunde skal i gang.

Trøndelag fylkeskommune startet planleggingen av et nytt virksomhetssystem (ERP-system) i 2018 rett etter sammenslåingen av daværende Sør- og Nord-Trøndelag. I 2019 ble det gjennomført en konkurranse for anskaffelse av et nytt system. Capgemini ble i 2020 valgt som leverandør med Oracle og Zalaris som underleverandører. Fylkesdirektøren valgte å avslutte samarbeidet med Capgemini og terminerte prosjektet i oktober 2021.En evaluering av prosjektet er gjennomført av en ekstern tredjepart, PricewaterhouseCoopers AS (PwC).

Grunnen til at fylkesdirektøren satte foten ned, var at prosjektet ble preget av store utfordringer både med hensyn til kostnader og fremdrift. I perioden juni-august 2021 ble det gjennomført en test som viste at systemet ikke ville bidra til å nå hovedmålene i prosjektet.

I løpet av perioden 2020-2021 er det investert totalt 47,9 mill eks. mva. 59,9 mill inkl. mva, skriver fylkesdirektøren til fylkesutvalget. Det er også påløpt drift- og utviklingskostnader i perioden 2018-2021 på om lag 8,3 mill eks mva. I tillegg kommer interne timer til prosjektmedarbeidere og andre involverte i organisasjonen, anslått til 9,9 mill.

Svakheter

Flere av svakhetene som PwC-rapporten peker på, er knyttet til anskaffelsesprosessen:

Det ble ikke stilt krav om ERP-kompetanse og erfaring med offentlige anskaffelser ved innleie av ekstern prosjektleder.

Det er ikke gjort en helhetlig risikovurdering for valg av anskaffelsesprosedyre.

Prosjektet velger å utforme et konkurransegrunnlag med en overordnet kravspesifikasjon i kombinasjon med en målprismodell. PwC mener at kravspesifikasjon endte opp med for lav detaljeringsgrad. Ved utforming av funksjonsbeskrivelser har blant annet viktige bransjekrav fra regnskap blitt utelatt eller ikke kommet tydelig nok frem.

Bransjeerfaring blir for lite vektlagt og risikovurdert i prekvalifisering

Det ble utarbeidet retningslinjer for evalueringen, og fylkeskommunen har i forkant av evalueringen informert deltagerne om hvordan karakterskalaen skulle benyttes. Anskaffelsesansvarlige sammenfattet evalueringen fra de ulike fagområdene, men det har vært uklart hvem som har ansvaret for å ivareta helheten i evalueringsfasen.

Grunnlaget fra tidligere faser leder til en svak kontrakt Det legges opp til en kontrakt uten tilstrekkelig forpliktelse fra leverandøren. Det tilbys en standardløsning som ikke er utprøvd i fylkeskommunal eller kommunal sektor. Dette medfører svært høy risiko som krever sterk prosjektstyring og leverandøroppfølging.

Ingen tar ansvar for kontraktsoppfølging når implementeringsprosjektet påbegynnes. Det er manglende topplederinvolvering og iverksetting av tiltak tidlig nok. Det er først når prosjektet får vesentlig budsjettsprekk at utfordringene i prosjektet blir et fast punkt på ledermøtene.

Prosjektet er preget av svak prosjektstyring

Mangelfull statusoppfølging og -rapportering leder til betydelig ressurssprekk. Leverandørens statusrapportering har vesentlige mangler. Samtidig stilles det få krav fra fylkeskommunen til oppfølging.

Anbefalinger

PwC-rapporten har også med seg anbefalinger for neste ERP-prosjekt, bl.a.:

… at fylkeskommunen avklarer ambisjonsnivået for en ny ERP-løsning, og at anskaffelsen er forankret opp imot relevante styringsdokumenter som IT- eller digitaliseringsstrategi.

… at et nytt prosjekt struktureres med riktig kompetanse og erfaring med ERP og anskaffelser.

… å velgeen anskaffelsesprosedyre som passer til ERP-anskaffelser. Konkurranse med forhandlinger anses som mest hensiktsmessig. Hvis fylkeskommunen ønsker å fortsette med konkurransepreget dialog, bør det sørges for å utnytte mekanismene i dialogfasen slik at konkurransegrunnlaget blir tilstrekkelig detaljert og legger til rette for stram prosjektstyring i implementeringsprosjektet.

… at en totalløsning øker risiko og anbefaler at fylkeskommunen deler opp omfanget ved neste ERP-anskaffelse.

… at det legges vekt på bransjeerfaring ved valg av leverandør. Det anbefales også at fylkeskommunen gjennomfører en grundig prekvalifisering og evaluering hvor leverandørens kundereferanser undersøkes nøye.

… at fylkeskommunen velger er kontraktsform som henger sammen med valgt prosjektplan og tar konsekvensen av dette ved prosjektgjennomføring. Prosjektleder må ha et aktivt forhold til prosjektoppfølging.