Fikk hard medfart for anskaffelsespraksis, har innført sju forbedringstiltak

Direktoratet for e-helse fikk hard medfart for sin anskaffelsespraksis i 2020, spesielt ved konsulentkjøp. En rekke tiltak er satt i verk, og i årsrapporten for i fjor listes opp hele sju slike. Blant disse: Retningslinjer for konsulentbruk, kontrollrutiner før utlysning av behov for eksterne konsulenter og tiltak for å forebygge ulovlige direkte anskaffelser. I tillegg signaliserer direktoratet at de i større grad vil satse på egne ansatte i sentrale roller.

I «Årsrapport 2020 Direktoratet for e-helse» slås det fast at direktoratet i 2020 har gjennomført flere tiltak for forbedring av praksis på anskaffelsesområdet. Fokusområder har særlig vært rutiner og praksis tilknyttet rammeavtalene for IKT-konsulenttjenester. Tiltak som forbedring av egen praksis og fokus på opplæring vil fortsette i 2021, heter det, og direktoratet skal i større grad tilstrebe å besette sentrale roller med egne ansatte. Man er opptatt av å finne den riktige balansen mellom konsulenter og egne ansatte.

I årsrapporten utdype tiltakene som skal føre til forbedring av praksis på anskaffelsesområdet:

Forbedringstiltakene

• Det er vedtatt retningslinjer og implementert forbedret praksis for tilfeller der leverandører har opparbeidet seg konkurransefordeler, som bidrar til reell konkurranse. Det er også utarbeidet rutiner for vurdering av habilitet og håndtering av habilitetsutfordringer.

• Utarbeidet og implementert retningslinjer for konsulentbruk. Retningslinjene gir føringer for håndtering av anskaffelser av eksterne konsulenter med særlig fokus på dokumentering av behovsfasen samt oppfølging av kontrakter. Dessuten stadfester retningslinjene iverksatte tiltak for å tydeliggjøre hvem som er innleide konsulenter og presisering av deres rolle. Dette gjelder merkingen av at konsulenter er innleide i e-post-adresser o.l., nye adgangskort, omtale av konsulentbistand i rapporter og føringer for medvirkning i eksterne møter, presentasjoner o.l.

• Innført ekstra kontrollrutiner før utlysning av behov for eksterne konsulenter. I tillegg til avdelingsdirektørenes kontroll, er det innført at alle anskaffelser av eksterne konsulenter skal godkjennes av Ledermøtet (LM) før utlysning. Det er utarbeidet sjekkliste for å sikre at retningslinjer er ivaretatt.

• Intern opplæring. Gjennom høsten har det vært gjennomført en rekke interne kurs i offentlige anskaffelser for ledere og for medarbeidere som skal gjennomføre anskaffelser. Kursvirksomheten vil fortsette i 2021. Det er etablert tettere faglig dialog mellom innkjøpskoordinator og behovshavere.

• Forbedring/oppdatering av direktoratets interne rutiner og veiledninger. Direktoratets rutiner er praktisk innrettet og avpasset brukernes behov. Veiledninger gir ytterligere informasjon om beste praksis, kjente dilemmaer etc. Rutinene oppdateres etter behov (lovendring, ønske fra brukere etc.) og i 2020 har det f.eks. vært fokus på tilbudsfrister, behovsspesifisering og tildelingskriterier.

• Forbedret informasjon til leverandører som inngår i IKT-rammeavtalen. Direktoratet har innført supplerende rutiner der de i forkant av minikonkurranser i større grad skal varsle om kommende oppdrag og gi mer utfyllende informasjon om planlagte oppdrag. Det kan for eksempel være aktuelt å arrangere tilbudskonferanser ved store og komplekse avrop. I tillegg er det etablert praksis med å legge informasjon om kommende behov ut på deres hjemmeside.

• Tiltak for å forebygge ulovlige direkte anskaffelser. Det er innført nye rutiner om at alle anskaffelser som baseres på unntak fra konkurransekravet skal vurderes av jurist samt at avgjørelse skal tas av ledermøtet i direktoratet.