Kystverket: Dette er hva digitalisering handler om!

Digitalisering dreier seg om kulturell omstilling, opplæring, mest mulig samhandling mellom og i systemer og minst mulig vei om «papir» (word/excel) når digitale verktøy skal brukes. Oppsummert er dette Kystverkets erfaring etter flere år med digitaliserte anskaffelser.

I anskaffelsesprosessen bruker Kystverket digitale verktøy som:

• KGV (konkurransegjennomføring)
• KAV (kontraktsadministrasjon)
• Bestillingssystem

I tillegg kommer systemer som de ulike faggruppene benytter, de brukes mest i planfasen. Verktøyene har vært i bruk noen år – KGV ble innført før det ble et krav. Kystverket har en desentralisert innkjøpsorganisasjon, der regionskontor, senter og avdelinger selv kjøper inn og følger opp kontrakter. Samtidig er det en sentral stabsenhet som utarbeider de styrende dokumentene, er systemansvarlig, samt bistår og følger opp organisasjonen i gjennomføring av anskaffelser. Her holder seniorrådgiver Sanne til.

– Å ta i bruk digitale verktøy innebærer endringer, som f.eks. kulturell omstilling. Man må tenke nytt, og for å fullt ut kunne hente ut effekten av digitaliseringen systemene legger opp til, må man benytte det de har å tilby – selv om det kanskje er annerledes enn hva man er vant med eller ikke så godt som man skulle ønske seg, sier hun. Et eksempel er at det i KGV-verktøyene bare er utvalgte evalueringsmodeller å velge mellom. Vi vet at mange derfor evaluerer utenfor systemene. Kystverket har valgt å bruke de evalueringsmodellene systemene tilbyr, selv om vi vurderer de som mindre optimale i forhold til den modellen vi brukte tidligere, for å få ut full effektiviseringseffekt. Hvorfor legger systemleverandørene slike begrensninger?

Opplæring og øvelse

Sanne opplyser at innføring av KGV-verktøy har hjulpet organisasjonen med å redusere antall innkjøpsansvarlige.  Det har forenklet opplæringen, og innkjøperne får jevnligere bruk av systemet.  Ved hyppigere bruk av systemene, er det lettere å oppnå effektivisering.  – Selv i en digital tidsalder er det ikke gjort med et tastetrykk å bruke systemene, og «dørstokkmila» kan bli høy om man bare en sjelden gang bruker dem, poengterer Sanne. I tillegg er det ikke nok bare å kunne håndtere systemene, det er også viktig å kjenne godt til bl.a. anskaffelsesloven med forskrift.

Digitaliserte maler

Kystverket bruker mye maler. – Skal maler lages, er det viktig å tenke digitalt, dvs. annerledes enn om det bare dreide seg om papir, pdf eller liknende, fortsetter hun. Skal man lykkes i heldigitaliseringen, er dette et sentralt poeng. Mange i staten bruker de samme standardavtalene (f.eks. NS, Statens standardavtaler, NLM) og mange bruker de samme støttesystemene (f.eks. G-prog ISY Beskrivelse). Her burde man få til en enkel måte å overføre/lese disse «malene» inn i et digitalt format i systemene. Da hadde vi spart mye dobbeltarbeid.

– Hva med leverandørene?

–  Vi har en rekke leverandører – fra små fiskebåtredere til store konserner. Disse har mange forskjellige systemer de må forholde seg til, med liten eller ingen opplæring.  Men vårt inntrykk er at når de har lært seg å bruke systemene, synes de det fungerer bra. En fordel er jo at digitale verktøy «sier ifra» dersom noe mangler, og at innlevering skjer elektronisk. Men det er ikke tvil om at det at de må forholde seg til flere systemleverandører, er en utfordring. 

Systemleverandørene

Hun liker imidlertid ikke utviklingen på systemleverandør-markedet: – Systemene er i utgangspunktet rimelige. Men er de for rimelige? Vil nye leverandører ha mulighet til å komme inn i markedet slik markedssituasjonen er i dag? Jeg er bekymret for at konkurransen blir dårligere – og insentivet til å forbedre, utvikle systemene mindre. I tillegg er det kostnadskrevende å bytte systemer. Noe som gjør at mange vegrer seg for å skifte leverandør. Jeg håper det etter hvert blir lettere å bytte leverandør. For vi blir ikke mer digitalisert enn det systemene er.

– Å kunne samhandle i systemene står høyt på vår ønskeliste, understreker Sanne. Vi ønsker å trekke fagpersonene inn i bl.a. KGV, og da hadde det vært en stor fordel om systemene la opp til samhandling. I tillegg kunne jeg tenke meg at systemene la opp til en enklere prosedyre for anskaffelser etter del 1 i forskriften. Kystverket ønsker å bruke KGV for alle anskaffelser over 100 000, i dag er det er tungvint når man skal sende forespørsel til to-tre, for vi må klikke oss gjennom mye av det samme som for de større anskaffelsene. Jeg håper også at systemene skal støtte prosessen vår, og ikke omvendt, at vi må tilpasse vår prosess til systemet. En anskaffelsesprosess er i utgangspunktet en veldig standardisert prosess, og vi må alle gjennom de samme prosedyrene i anskaffelsesforskriften.   

Jobbe digitalt hele tiden

Sanne retter også oppmerksomheten mot fordelen av å kunne jobbe digitalt hele tiden. Det betyr at man skal arbeide i systemet hele tiden, ikke måtte laste ned og så opp igjen. I tillegg peker hun på en kostnadsside:

– I Staten er man i gang med effektivisering, noe som er veldig bra. Utfordringen for oss er når det meste av kuttet legges på driftsutgifter (ABE-reformen). I Kystverket ligger vår stabsenhet i den kategorien hvor det skal kuttes. Staten krever mer og mer av innkjøperne. Vi skal sikre både miljø, arbeidslivskriminalitet og brudd på menneskerettigheter bare for å neven noen områder. For å sikre dette må vi digitalisere prosessen. System, opplæring og integrasjoner koster penger. Men dersom kuttene blir så dype at det bokstavelig talt bare er snakk om penger til lønninger, blir digitaliseringen skadelidende. Det betyr at man enten lar være å investere eller beholder gamle systemer til de blir utdaterte eller vel så det. Her ligger en stor utfordring.