Vi har bare sett starten på kraften i god forvaltningsdesign! Det sier Adrian Michalak-Paulsen i et intervju med Anbud365. Han er designer og studioleder i avdelingen for forvaltningsdesign Halogen, som er et tverrfaglig design- og innovasjonsselskap. Halogen har nylig vært engasjert i utviklingen av en stortingsmelding om innovasjon og i det internasjonale prosjektet med førerløse busser i Rogaland. Men hva er egentlig tjenestedesign og hvordan anskaffer man aktuelle leverandører av slikt?
Design har gjennom flere år nå gått fra faglig “pauseunderholdning” på seminarer – til å anskaffes i store rammeavtaler knyttet til innovasjonsprosjekter i både privat og offentlig sektor. Et eksempel på dette er StimuLab-ordningen i regi av Digitaliseringsdirektoratet. Privat og offentlig sektor bygger også opp interne designmiljøer som bidrar til at nye former for samarbeid med eksterne byråer vokser frem.
Så, hva er egentlig tjenestedesign. Vi spør Adrian Michalak-Paulsen, som er designer og studioleder i Halogen, avdeling Forvaltningsdesign.
– Tjenestedesign er å anvende designmetodikk for å utforme, utvikle og forbedre tjenester, slår han fast. Feltet har gått fra å handle om brukerens opplevelse av en tjeneste, til også å handle om hvordan systemene er satt sammen. Mange av utfordringene for offentlig sektor er nemlig det vi kaller floker, der ting henger sammen på tvers av områder, roller, og sektorer.
Michalak-Paulsen mener at tjenestedesign fremover trolig vil handle mer om hvilken fremtid vi ønsker, enn hvordan vi kan fikse det vi allerede har: – Vi kan bruke designmetoder for å lage en fremtid å strekke oss etter, en fremtid som vi sammen mener er verdt å sikte på.
– Hva innebærer bruk av design i utviklings og innovasjonsarbeid, og hvordan kan det være avgjørende for utfallet av innovasjonsarbeidet?
– Bruk av designmetodikk sikrer at vi løser det rette problemet i en relevant kontekst før vi bestemmer hvordan vi best kan løse problemet, fremholder han. Designmetodene lar oss forstå, utforske og finne løsninger sammen. Samspillet mellom rådgiverne, enten de er designere eller har andre fagbakgrunner, og kundene er svært viktig for innovasjonsarbeidet i offentlig sektor.
– Når en oppdragsgiver skal anskaffe leverandør av tjenestedesign, hvilken anskaffelsesform egner seg best?
Studiolederen i Halogen sier at anskaffelser kan være vrient. De tar sjelden opp i seg hvilken kultur og hvilket tankesett som finnes i organisasjonen som lyser ut. Da blir det vrient å se hvilken videreutvikling denne praktiske oppgaven åpner for. Har vi bare mandat til å ta for oss problemet rett foran oss, eller kan vi se litt lengre fram og tenke langsiktig? – Her mener vi det finnes et stort, uforløst potensial for å lage god og fruktbar kjemi, slår han fast! Når vi sammen med kunder har fått utforske bruken av bistandsavtaler, som altså er mer omfattende enn en enkeltutlysning, ser vi at det blir rom for de viktige samtalene med et mer langsiktig perspektiv, og at det gir verdi utover oppgaven vi løser i form av kompetansebygging i organisasjonen.
– Hva kreves av kompetanse fra oppdragsgivers side for å utforme et konkurransegrunnlag som styrer mot den form for leverandør man helst ønsker?
– Innovasjon i offentlig sektor er et samspill, ikke noe som designerne bare leverer, ifølge Michalak-Paulsen. Ideelt sett starter prosessen med en åpen dialog om fag, utvikling, utfordringer og muligheter. Prosessen ligner markedsdialog og direkte anskaffelser, og noen ganger kan samarbeidet vokse og bli til en åpen utlysning. På den måten blir utlyser og potensielle tilbydere kjent med hverandre. De forstår mer av hva de ulike aktørene ønsker og kan, og vet mer om hvordan de kan samarbeide for å støtte og utvikle tjenestene og offentlig sektor sammen.
– Hva må en oppdragsgiver huske på mht anskaffelse av tjenestedesign?
Han tror det er lurt om de som bestiller innovasjonsprosjekter, tenker nøye gjennom hva som er deres faktiske motivasjon og kapasitet til å forandre måten de jobber på, og hvordan de har organisert arbeidet de gjør i dag. – Tjenestene vi ønsker å utvikle ligger som oftest midt mellom flere overlappende ansvarsområder, understreker han, og det er ikke alltid en enkel oppgave å sortere slike floker. Det er lurt om de som leder og er involvert i prosjektene er forberedt på at utvikling av forvaltningen ofte inkluderer en endring i tankesettet og arbeidsflyten rundt en eller flere tjenester.
– Hvordan kan en virksomhet arbeide med sin egen kompetanse sammen med den innleide kompetansen?
– Vår erfaring er at utviklingsprosjekter er en glimrende mulighet for offentlige virksomheter til å gi sine ansatte rom for faglig utvikling og ansvar, konstaterer Michalak-Paulsen. Rundt oppstart av nye prosjekter snakker vi mye om hvilke faglige spørsmål de ansatte er opptatt av, hvordan de har organisert medarbeidere og kompetanse, og hvordan de kan forberede seg på å få hjelp og samarbeide med oss. På den måten legger vi grunnlaget for at tankesettet fra tjenestedesign kan fortsette som lokalt innovasjonsarbeid også etter at prosjektet er over.
Bli den første til å kommentere på "Leverandør-tips om anskaffelse av tjenestedesign"