Å delta i markedsdialog kan være et vinnerlodd i en anbudskonkurranse

Hvis du er interessert i å vinne offentlige kontrakter, har du all mulig grunn til å delta i – og oppfordre til – alle former for oppdragsgiver-dialog med markedet. I mange tilfelle øker da sjansene for å vinne i konkurransen, heter det i en dansk artikkel. Samtidig er det viktig å ha klart for seg på hvilket stadium i anskaffelsesprosessen markedsdialogen kommer inn. Mulighetene for påvirkning er før kunngjøringen av oppdraget publiseres – jo tidligere, jo bedre -, deretter er oppdragsgivers rammer for markedsdialog betydelig mindre.

I en artikkel på nettstedet til den danske næringslivsforeningen Dansk Erhverv skriver sjefskonsulent Christian Lunder Hansen om nytten av å delta i markedsdialogen i forbindelse med en anbudskonkurranse.

Pløye dokumenter

Når en konkurranse kunngjøres, starter det for mange tilbydere et stort lesearbeid. Som oftest består konkurransematerialet gjerne av en større mengde dokumenter – bl.a. kunngjøringen, vilkårene og kravspesifikasjonen med tilhørende bilag. Å delta i eller selv oppfordre til markedsdialog i forbindelse med forberedelsen eller gjennomføringen av en konkurranse, kan gi et klarere bilde av hvilke krav oppdragsgiveren stiller og i tillegg hvordan prosessen kommer til å forløpe. I tillegg er det mulighet til supplerende spørsmål eller å forsøke å få avklart eventuelle tvilsspørsmål.

En oppdragsgiver skal gjennom mange faser i gjennomføringen av en offentlig anbudskonkurranse. Markedsdialog kan være relevant på alle stadier – helt fra de tidlige vurderinger om oppdragsgiveren overhodet skal konkurranseutsette oppgave og frem til markedsdialogen underveis i prosessen forut for tilbuds- eller søknadsfrist. Før en kunngjøring er publisert, har oppdragsgiveren svært vide muligheter til å gjøre endringer i alle deler av konkurransedokumentene. Der er de beste mulighetene for påvirkning, understreker artikkelforfatteren. Etter at kunngjøringene publisert, er mulighetene straks mindre.

Kontraktutkastet

Sammen med konkurransevilkårene og kravspesifikasjonen offentliggjør gjerne oppdragsgiveren også et utkast til kontrakt. Den skal etter at konkurransen er avgjort, danne rammen for partenes fremtidige samarbeide. En tilbydere bør derfor gjennomgå kontraktutkastet meget grundig før tilbud leveres. Hvis oppdragsgiver har invitert til markedsdialog, er det en arena der det kan stilles spørsmål om fortolkningen av kontrakten. På den måten kan man få en bedre forståelse av de forpliktelser som vil gjelde for samarbeidet. Denne kunnskapen kan vise seg spesielt viktig når poenget er å forholde seg til om den kunngjorte kontrakten overhodet er interessant fra et forretningsmessig perspektiv.

Tidligere var oppdragsgivere svært tilbakeholdende med å gjennomføre – særlig innledende – markedsdialog av frykt for at konkurransen senere skulle bli annullert på grunn av manglende likebehandling mellom tilbyderne. Slik er det ikke i dag, nå gjelder klare rammer for mulighetene til å gå i markedsdialog, som åpner for at en oppdragsgiver kan ha dialog med og motta råd fra markedet. Men oppdragsgiveren må sikre seg at konkurransen om den konkrete oppgaven ikke vris underveis i markedsdialogen.