Skotske innkjøp: Vanskelig å forstå spørsmål, vanskelig å finne kontrakter

Seks av ti leverandører til det offentlige Skottland sier de alltid eller ofte har vanskeligheter med å forstå spørsmål i konkurransedokumentene. Like mange SMB-ere har ofte/alltid eller noen ganger vanskeligheter med å finne tilgjengelige kontrakter. Dette fremgår av en undersøkelse som skotske myndigheter har gjennomført blant sine leverandører. Hver tredje av dem er for øvrig uenig eller sterkt uenig i at anskaffelsene sikter mot å oppnå best mulig verdi for pengene. Poenget er å drive ned kostnadene, mener denne andelen.

Skotske anskaffelsesmyndigheter gjorde undersøkelsen i november/desember i fjor. Hele 67 spørsmål ble stilt, alle av strategisk betydning, inklusive eventuell covid-19-påvirkning av leverandørene. Godt over 1500 svar kom inn.

Mesteparten av leverandørene (85%) er SMB-er, ifølge svarene, og nær hver tredje leverandør har base utenfor den skotske nasjonalgrensen. Om lag åtte av ti rapporterte at de ofte eller alltid var blitt spurt om miljø-påvirkninger eller samfunnsansvar i konkurransene. Nærmere hver tredje leverandør oppgav at de aldri var stilt spørsmål om innovasjon i forbindelse med anbudskonkurranser.

En rekke vanskeligheter

Selv om leverandørene i alminnelighet er klare for å komme med tilbud, møter de ofte på en rekke vanskeligheter. Anskaffelsesprosessen er «over-kompleks», belastende og i behov av forenkling. 63% sier i undersøkelsen at de alltid eller ofte har vanskeligheter med å forstå spørsmål i konkurransedokumentene, og omtrent like mange mener de noen ganger eller alltid/ofte har problemer med å tiden når de skal forberede tilbud.

Småbedrifter, enmannsforetak og lokale selskap møter vanskeligheter når de skal orientere seg i anskaffelsessystemet og i å få tak i, komme med tilbud og levere på offentlige kontrakter.  Det gjelder, ifølge undersøkelsen, både under «normale» forhold og i pandemien. Seks av ti SMB-ere rapporterte at de ofte/alltid eller noen ganger hadde vanskeligheter med å identifisere tilgjengelige kontrakter. For de større selskapene gjaldt dette fire av ti.

Positivt å være underleverandør

I den skotske undersøkelsen fremgår det at erfaringene med å være underleverandør er positive – 59% slo fast at erfaringene deres var enten gode eller utmerkede. Imidlertid preger problemet med for sen betaling underleverandørene på skotske, offentlige kontrakter. 54% indikerte at de ikke alltid får betalt innen 30 dager. Dette gjaldt særlig underleverandørene i bygg og anlegg, heter det.

Fire av ti leverandører vurderer tilbakemeldingene fra oppdragsgiver som god eller utmerket, mens 21% mener kvaliteten på tilbakemeldingene er dårlig eller veldig dårlig.

Hver tredje leverandør er uenig eller sterkt uenig i at skotske offentlige anskaffelser sikter mot å oppnå best verdi for pengene heller enn å drive ned kostnadene.

Pandemi-erfaringer

Når det gjelder pandemi-tidene, svarte 44% at de ikke har fått noen støtte og mange leverandører identifiserte et klart behov for mer veiledning, støtte og opplæring i offentlige anskaffelser.  På den positive siden gav noen leverandører uttrykk for at økt fleksibilitet kom inn i anskaffelsesprosessene på grunn av økt bruk av teknologi og hjemmekontor-ordninger. Andre leverandører igjen oppgav at de hadde god kommunikasjon med offentlige virksomheter og andre leverandører gjennom leveringskjedene.