Alarmklokker lyder fra Tromsø

(En Anbud365-kommentar) Alarmen er gått. Norges niende største kommune, Tromsø, har ikke lyktes i å etterleve anskaffelsesregelverket. Det er nylig kommet for dagen, kort tid før regjeringen i går lanserte sitt forslag til nytt regelverk. Vil det nye bli oppfattet som like komplisert og vanskelig å ha med å gjøre som dagens – selv for de største offentlige virksomhetene? Uansett, god nok kompetanse og kapasitet i virksomhetene er vesentlig for å etterleve ethvert regelverk. I dag er dette nettopp akilleshælen hos mange. Make public procurement great again, med andre ord.

Det vesentlige poenget ved Tromsø-saken er at det nylig ble kjent at kommunen kan ha gjort omfattende brudd på regelverket. Det skal være funnet brudd eller mulige brudd i avtaler fra 2024 verd 220 mill, dvs. om lag 10% av deres samlede årlige innkjøp.

Kommunedirektøren har gjort rede for situasjonen overfor formannskapet, og det er hva han sa i den redegjørelsen som bør få regjering og storting til å etablere vid åpne ører. Bakteppet er at det dreier seg om Norges niende største kommune, med en befolkning på nær 80 000 målt i antall. Det er altså ikke en liten kommune med innkjøperfunksjonen som en liten stillingsbrøk.

Ikke unikt for Tromsø

Selvsagt kan man mene at det som nå følger av utdrag fra redegjørelsen, er et godt forsøk på bortforklaring, ansvarsfraskrivelse etc.  Vi velger ikke å tro noe slikt, samtidig som vi gjør oppmerksom på at utsagnene er hentet fra referatet som Nordlys har gitt fra møtet.

Vi som alle andre strever med at dette er et komplisert regelverk, sa kommunaldirektøren. Det er vanskelig og nesten umulig å bedømme innimellom hva som er på rett og på gal side.

Ordføreren trådte også til: Det er ikke unikt for Tromsø, og jeg er helt sikker på at dette blir et tema i KS’ storbymøte.

Utfordrende ressurssituasjon

Innkjøpsseksjonen stemte i med å understreke at Tromsø kommune slett ikke er alene om å slite med dette regelverket. Mange andre kommuner opplever det samme.

Fra samme hold ble det påpekt at ressurssituasjonen der er utfordrende etter et kutt på fem stillinger. Dette gjør det krevende å bistå alle enheter som trenger det, med tydeliggjøring av rutiner, kvalitetssikring av anbud og kontroll av kontrakter.

Det er ikke første gang innkjøpskritikk rammer Tromsø, men forbedringsarbeid er i gang for fullt. Mange grep er tatt. I mål er man imidlertid ikke. Kommunedirektøren gav uttrykk for at regelverket og alle de involverte innkjøpene er utfordrende å følge opp både for eksempel fordi flere enheter er involvert, og at det kan bli behov for å øke innkjøp underveis. Noen enheter har flere brudd enn andre, supplerte innkjøpsseksjonen.

Wake-up-call

Vi skal ikke mene noe om årsak, skyld eller forbedringstiltak. I stedet skal vi rette oppmerksom mot det nylig fremlagte lovforslaget fra regjeringen. Intensjonen er å få Stortinget til å behandle forslaget i vårsesjonen. Det tas sikte på nytt regelverk fra kommende årsskifte.

Det er i dette perspektiv at utsagnene fra Tromsø kommune nærmest er wake-up-call for de politisk ansvarlige – les: Stortinget – som nå skal stelle med det kommende regelverket. Kan det være mulig at Norges niende største kommune virkelig gjør seg bort i praktiseringen av et regelverk som har eksistert i en årrekke? Ja, åpenbart.

Blank avvisning

Selvsagt kan det være at kommunen drives dårlig, at den har sovet i timen, at det gjøres slurvete arbeid, enn si at det er noen der som ikke gir seg regelverket i akt.

Anbud365 avviser slikt. Blankt. Kanskje kan det riktigere sies at fagområdet ikke har vært prioritert høyt nok, at de økonomiske rammene etter hvert er blitt så trange at nødvendig kompetanse på området rammes. Vi forstår jo at fem stillinger i innkjøpsfunksjonen er kuttet, og konsekvensene av det.

Ikke kapasitet nok

Det er trange kommune-rammer økonomisk. Oppgavene er langt flere enn hva man egentlig har nok penger til, og da må noe vike. Komme lengre ned på prio-listen. Da er det begrenset hvor mange som kan gå på hvor mange kurs, og det er begrenset hva en fagavdeling kan få gjort av oppfølging og kontroll. Da må noen ta seg til rette selv – om virksomheten ikke skal stoppe opp.

Dette vet de offentlige myndighetene med ansvar for nytt anskaffelsesregelverk utmerket godt. Å vite at Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) er breddfullt med kompetanse-tilbud av allehånde slag, hjelper jo ikke når man ikke har kapasitet til å benytte det i det omfang man skulle ønske.

Politisk iver og paragrafdyp

Hva som står i forslaget til til nytt regelverk, er ikke studert i detalj ennå. Over EU-terskelverdiene er det lite man kan gjøre, og en så stor kommune som Tromsø kjøper trolig ofte til verdier over denne grensen. Anskaffelsesutvalget følges, skriver regjeringen, og de har tatt til orde for å erstatte EU-auraen over reglene under disse tersklene til fordel for tradisjonell forvaltningsprinsipper. Kanskje kan det bety noe enklere regler å håndtere.

På den annen side litt skepsis: Iveren etter å benytte reglene til klimaformål og i kampen mot de useriøse aktørene er formidabel på politisk hold. Da blir det gjerne så at de forbilledlig gode politiske hensiktene druknes i paragrafdypet. Hvorfor det? Jo, fordi det skal være rettferdige konkurranser, og nåde den oppdragsgiver som legger opp til så mye skjønn at en konkurrent til vinneren mener at noe er rav, ruskende galt. Forvaltningen vil gjerne ha det ryddig, og da trengs paragrafer. Som selv store virksomheter tidvis har problemer med å forstå.

Lederansvar og direktivfødsel

La oss skyte inn her at på EU-hold jobbes det med å lage nye anskaffelsesdirektiver, de som trolig skal ligge til grunn for det regelverket Norge får etter det som nå er på trappene. Vi legger merke til at i forbindelse med første gangs behandling i Europaparlamentet er saksordføreren rimelig opphisset over at dagens regelverk er så komplisert og utilgjengelig. Det kan love bra. Men når de endelige direktivene kommer ut i den andre enden av den omstendelige EU-behandlingen, har alle medlemslandene fått inn sine «kjepphester». Og da er regelverket trolig minst like komplisert som det som blir avløst. Det har vært regelen ved hver ny direktivfødsel.

Vi trekker ikke frem dette for å illustrere noen form for håpløshet. Snarere for å peke på en vei som i stor grad kan hjelpe. Nøkkelord er kompetanse og kapasitet. Det må gis rom for slikt på innkjøpsområdet. Ansvaret sitter hos ledelsen. Toppledelsen. Heller ikke Tromsø kommer unna det.

Verktøyene er mindre tilgjengelige

Men Tromsø – og alle andre offentlige virksomheter – sitter ikke alene med et slikt lederansvar. Noe høyere oppe sitter de som er grunnleggende ansvarlig for situasjonen. I regjeringen, i Stortinget. Det er bra med rettferdig konkurranse, det er bra med DFØs kompetansetilbud, det er bra med anskaffelsestiltak til beste for utslippskutt, det er bra å få ryddet mest mulig useriøse vekk fra offentlige anskaffelser.

Men det er også bra å få satt de gode hensikter ut i livet. Det er ikke lett når ambisjonene er høye, verktøyene mindre tilgjengelig for rimelig oppegående mennesker og ikke nok kapasitet til å benytte verktøyene. Kanskje storbymøtet til KS som ordføreren i Tromsø viser til, kan ta et initiativ – slik at vi dermed kommer nærmere alle de gode hensiktene regelverket skal bidra til. Make public procurement great again, med andre ord.