(En Anbud265-kommentar) Eventuell nytte av jobben med å gjennomføre en anskaffelsesprosess ligger jo i hva man får ut av kontrakten, av leverandøren. Er det bare en tilbyder, blir jo det hele ganske enkelt. Take it or leave it. På godt og vondt. Blir det et fremragende resultat, ja, nesten over forventning, og prosessen effektiv, bør man kanskje beholde leverandøren gang på gang. Eller er det kanskje en relasjon mellom de to partene som de synes forsvarer samarbeidet over periode etter periode. I tilfeller som disse bortfaller ideen bak anbudsregimet, og spørsmålet er om ikke vi bør ta en kikk østover for å se hva finnene sysler med av tanker for situasjoner som dette.
Finland er nemlig i ferd med å gjøre enkelte endringer i sin anskaffelseslov. Blant forslagene er at dersom det i en konkurranse bare melder seg en tilbyder, skal anskaffelsen gjøres om. Det betyr et grep for økt konkurranse, og ikke minst, en sikkerhet for at kontrakten ikke går til forhåndsbestemte aktører. Företagarna, en organisasjon for finske SMB-ere med ca. 70 000 medlemsforetak, heier på dette forslaget.
Grunnpilaren
Det er et fellestrekk i vår del av verden at mange konkurranser enten forblir uten deltakere, eller at det bare er en tilbyder som melder seg. Her og der er det tegn til visse bedringer, men alle oppfordringene og appellene – enn si regeltiltakene – har ikke hatt iøynefallende virkning.
Grunnpilaren i anskaffelsesregelverket er konkurranse. Det står enhver offentlig enhet fritt om et oppdrag skal gjøres i egenregi eller settes ut på anbud. Velger man konkurranseutsetting, er det gjerne flere motiver bak. I noen tilfeller mener man det er penger å spare, i andre har det noe med kjerneverdier å gjøre, og i atter andre å innhente noe av det verden utenfor har å by på. Eller en kombinasjon.
Skreddersydd konkurransegrunnlag
Om det så melder seg bare en tilbyder, kan det synes naturlig å velge vedkommende. Eller ha en saklig grunn til å avlyse hele greia, dersom tilbyderen ikke viser seg å ha det man ønsker seg. Men det kan også være en tilbyder det kan være verd å prøve. Den store utfordringen, som Finland tar sikte på å løse, kommer når kontrakten igjen skal ut på anbud.
Da kan selvsagt oppdragsgiver skreddersy konkurransegrunnlaget. Kanskje er man så fornøyd med kontraktspartneren man har hatt siden sist, at man veldig gjerne vil ha vedkommende i nye perioder. Saklig sett. Da gjelder det å legge til rette for at vedkommende går av med seieren. Andre interessenter synes kanskje ikke det som står i konkurransegrunnlaget frister og lar være å komme med tilbud. En og annen melder seg på, men vinner altså ikke.
Rykter kommer
Skjer dette en tredje gang, sprer ryktet se om at det er snakk om en hoffleverandør, og bryet med å lage tilbud vil man spare seg. I statistikken blir det da stående at her er det bare en tilbyder. Der står det gjerne ikke en fotnote om at det imidlertid kunne vært flere.
Samarbeidet mellom oppdragsgiver og «hoffleverandør» kan vise seg aldeles utmerket, det bringer begge to videre fremover gjennom nyutvikling, gevinst av samarbeidet. Men man kan også bli så gode venner og gjensidig sikre på hverandre at utviklingen ikke lenger er noe å holde foredrag om.
Ja, det kan faktisk spre seg rykter om at det er flere grunner enn de saklige at man holder sammen. Slikt er vanskelig å trenge gjennom. En fersk rapport for svenske Institutet mot Mutor viser at såkalt vennskapskorrupsjon brer om seg i vårt naboland. Trolig også på denne siden av Kjølen.
Uheldig for alle, bortsett fra …
Mistanken – ryktene – i vårt eksempel kan jo også skyldes en kunnskap om at oppdragsgiver og oppdragstaker er gode naboer, venner fra idretts- eller konsertarenaene e.l. Eller de kan være i en eller annen form for slekt, enn si at oppdragstakeren er sjefen for fotballklubben til datteren til kommunedirektøren. Egentlig er det vel bare fantasien som setter en grense for mulige spekulasjoner.
Det alt dette har til felles er at det er uheldig for alle, kanskje bortsett fra vedkommende som nærmest er sikret kontrakt. Når markedet skrumper inn – eller forblir uinteressant – er effektiviteten av å legge noe ut på anbud borte. Ja, det kan tenkes at det blir mindre effektivt enn om man gjorde jobben selv.
Når markedet ser at kontrakten gang etter gang går til samme foretak, lukter man lunta, som det heter. Så her gidder vi ikke bruke kreftene.
Ikke slå seg til ro
La oss også peke på at oppdragsgiver kan ha konkurransegrunnlag så byråkratiske og kompliserte at det i seg selv ikke frister markedet. Selvsagt kan jobben i seg selv ikke være fristende nok, men det er ikke mange forretningsdrivendes som takker nei til en jobb for en trygg betaler.
Det Finland med sine endringsforslag her indikerer er at oppdragsgiver ikke skal slå seg til ro med et sparsomt resultat av sin konkurranse. Prøv igjen! I seg selv ikke oppsiktsvekkende. Poenget med konkurranseutsetting er jo effektiv og fornuftig ressursbruk. Uten kamp om kontrakten er det vanskelig å se om det er utkommet. Kanskje er det også vanskelig å se om det er gevinst i forhold til egenregien. Da er det egentlig ikke urimelig at man – i det godes hensikt, gjør et forsøk til.
Innvendingene
Naturligvis er det innvendinger mot noe slikt. Det er krevende å legge til rette for en anbudskonkurranse, flust med ressurser til formålet er en sjeldenhet osv. Rent ut irriterende kan det være å måtte gjøre en slik jobb en gang til.
Vi tror nok suksessen med det finske forslaget ligger i en noe mer langsiktig strategi. Noen quick fix er det ikke, heller dette med den tiden det tok å bygge Roma. Om man skal velge ordtak som beskrivelse. Det må til en smule strategiutforming først, både hos den enkelte næringsdrivende og ikke minst på oppdragsgiversiden.
Ideen med det finske forslaget innebærer at det må jages frem flere tilbydere. Kommer de ikke selv, må oppdragsgiver se til at minst en til melder deg – reelt, ikke bare som «forkle».
Hvorfor engasjere seg?
Hvorfor skal en oppdragsgiver engasjere seg i dette når det er skaffet til veie en leverandør man er godt fornøyd med, uaktet årsak? Trengs ikke ressursene til noe annet? Flere og flere oppdragsgivere har tatt i bruk markedsdialog, noen benytter bransjemøter til å spre det glade budskap, så å si personlige invitasjoner til konkurranse o.l. Man kan jo ikke godt tvinge en næringsdrivende til å være med.
Det finske forslaget fortjener overveielse. Det peker på en vei ut av uføret med få eller ingen tilbydere. Men det gir intet forslag til konkret løsning, i den forstand at man i en veiledning kan finne en kokebok til formålet. Den må utvikles, erfares frem til. Spørsmålet er egentlig om vi er fornøyd med tingenes tilstand slik det nå er, eller om vi mener det er mulig presse enda mer saft ut av sitronen – les: ut av anbudsregimet til fordel for ressurseffektiv bistand fra eksterne leverandører.
Men tror man det er noe å gå på her, hvorfor ikke prøve nye veier, enn si teste dem ut? Finnene tør, tør vi?
Jeg forstår intensjonen, men jeg stiller meg tvilende til at tvungen avlysning er veien å gå – i alle fall på generelt grunnlag. Da unngår man å ta inn over seg det utrolig store mangfoldet av anskaffelser som offentlige innkjøpere gjennomfører i løpet av et år.
Jeg har selv vært med på å gjennomføre anskaffelser hvor ingen, eller én tilbyder har deltatt. Det kan være mange grunner til dette, hvor både arbeidets art, selve grunnlaget eller timingen kan ha vært utslagsgivende – for å nevne noe. I mange tilfeller velger man da å avlyse konkurransen og lyse ut på nytt (med eller uten endringer), siden man jo har anledning til å gjøre dette. Jeg stoler egentlig på at innkjøpere bruker denne rettigheten når de ser at det er til det beste.
Problemet med å skulle innføre avlysningsplikt ved manglende konkurranse oppstår særlig når det er snakk om prosjekter innenfor spesifikke fagfelt med få aktører, prosjekter i geografiske områder med lite attraktivitet for tilbydere, prosjekter under (eller over) en viss størrelse eller prosjekter som skal gjennomføres i tider med stor generell aktivitet. Da er det i mange tilfeller rett og slett vanskelig å få veldig mange leverandører til å delta på konkurransen. Dersom alle disse konkurransene skulle ha vært avlyst ville det ikke blitt gjennomført særlig mye arbeid på en sessong – dessverre.
Enten man avlyser eller ikke, er det beste man kan gjøre ved manglende konkurranse å ta en god fot i bakken før neste runde med utlysning og tenke på hva man kan gjøre annerledes. Aller helst bør man gjennomføre markedsundersøkelser for å fastslå hvordan anskaffelsen bør utformes for å treffe flest mulig leverandører. Kanskje dette heller kunne ha vært et krav som har potensial til å bøte på problemet? Jeg har i alle fall enda til gode å møte innkjøpere som ikke ønsker en god konkurranse med nok tilbydere til at man får den beste kvaliteten til den beste prisen.