Innkjøp er mer enn innkjøp – logistikk og lager hører med

(En Anbud365-kommentar) Pandemien har gitt nye perspektiver for offentlige anskaffelser på sikt – også etter at pandemien er slått ned. Vi tror at en innkjøper/innkjøpsfunksjon i tillegg til kompetanse på «den gode handel» også bør tilføres kompetanse på logistikk/forsyning og lager/materialadministrasjon. Pandemien har vært en vekker for innkjøp, ikke bare for å lære til neste verdensomspennende krise melder seg over natten. Etter å ha bestått prøven på en fremragende måte ved denne korsvei, er tiden inne for innkjøpermiljøene å drøfte risiko også i fredstid. Ikke bare ved hvert enkeltkjøp, men som en strukturell utfordring for praktisering av faget.

Unntakstilstanden – Covid19-pandemien – har vært over oss i snart et år, egentlig lenger om man skal regne fra tidspunktet da den første bærer av viruset ble oppdaget. Som i enhver krise vil situasjonen etter den første tids rystelser stabilisere seg. Det gjør seg nok gjeldende nå for de fleste av dem som driver med å anskaffe for det offentlige. Skal man dømme etter utsiktene fremover, kommer det godt med at man har gjort seg noen erfaringer så langt. Når skuta er stabilisert etter stormen, kommer den gjerne godt til havn, selv om det kan ta tid. Mannskapet har lært noe.

I en lesverdig artikkelserie her på Anbud365 retter adm.dir. i Sykehusinnkjøp, Kjetil M. Istad søkelyset mot behovet for risikovurderinger:

Risikovurderinger

– Vi må bli mye tydeligere på risikovurderinger, og vi må ha en debatt om dette. Slike vurderinger må gjøres før man setter i gang en anskaffelse, og spesielt i den situasjonen vi når er i, er det avgjørende å ha vært gjennom slike vurderinger før uforutsette hendelser igjen gjør at vi raskt må trå til.

Etter at samfunnshensyn er kommet inn i regelverket i fullt monn er risikovurdering generelt blitt en nødvendighet. Det er produsenter og leverandører langt unna, leveringskjedene er lange etc. Selv om dette og annet kan være risikofylt på forskjellig måte, bør vurderinger gjøres før man går til anskaffelse. Man kan enten konkludere med at vi kjøper selv om vi er klar over at det er snakk om risiko, eller man kan konkludere med at dette er en risiko vi ikke er villig til å ta.

Hele kloden i krise

Ved krisetilstander blir perspektivene og dilemmaene lett andre og annerledes. En krise kommer uinvitert og gjerne brått, og – som i dagens pandemi, plutselig skulle hele verden ha de samme produktene. Ikke alle kriser er like vidtfavnende, for noen finnes det erfaring å bygge på, slik at man lett kan snu seg. Naturkatastrofer er et eksempel på slikt. En vesensforskjell vi nå står med bena plantet midt oppe i er at kriser flest er geografisk avgrenset, selv om mange, mange kan bli rammet, mens Covid19-pandemien gjelder i praksis hele kloden.

Vårt inntrykk er at innkjøper-Norge er kommet godt fra håndteringen av krisen. Ikke bare helskinnet gjennom, men med glans og «stå-på-vilje» som avtvinger respekt. Samarbeid, relasjonsbygging og kompetanse er nøkkelfaktorer, poengterer Istad, mens styret i Helse Nord har fått vite fra administrasjonens side at den positive holdningen til samordning og samhandling blitt styrket, fordi man har lyktes med å løse en potensielt svært vanskelig situasjon i felleskap.

Forhandle digitalt

Også det å forhandle digitalt ser ut til å kunne være en verdifull erfaring, rett nok med enkelte viktige tilpasninger. Advokatfullmektig Malene Reinertsen i Wikborg Rein Advokatfirma leverte til hjelp rett før juli Anbud365 16 gode råd til dem som skal forhandle digitalt. Vi tror mange gjør noen forhandler digitalt også etter at pandemien ikke lenger setter begrensninger på atferd.

Kriseberedskap handler om god forståelse for verdikjeder og risiko. Krise handler om infrastruktur, innkjøp, lager, produksjon, råvarer, transport og distribusjon. God kriselogistikk krever infrastruktur, oversikt behov/hva som kommer, samarbeid og koordinering. Det handler om komplekse globale nettverk av underleverandører, produsenter, distributører og sluttbrukere. For eksempel er det ikke slik at covid-19 bare rammer forsyningskjedene for smittevernutstyr, men også mange andre produkter og tjenesteområder. I mange tilfeller ble det teknisk umulig å anskaffe nødvendige varer, selv med bruk av de raskeste tilgjengelige prosedyrer for nødsituasjoner.

Regelverket

Innkjøpsdirektør Bjørn Gunnar Johansen i UDI (Utlendingsdirektoratet) skisset dette i sitt foredrag på NHOs anskaffelseskonferanse sist høst. Regelverket har i og for seg vist at det ikke er her roten til alt ondt ligger i en krisesituasjon. Og vi regner med at når det er snakk om liv og helse vil juridisk sakkyndige strekke tolkningsmonnete lengre enn under normalsituasjoner.

Men står leverandørene klare? Er de borte, har de solgt det de har når vi melder oss? Tar det lang tid å skaffe nytt? Dette er en sentral problemstilling i en krisesituasjon. Det gjelder mer enn bare de produktene det er rift om i selve krisen, men også hva en krise kan gjøre med leverandører av helt vanlige produkter ellers.

Lager og logistikk

Bringer dette lagertenkning inn i en annen bane? Og hva med logistikkutfordringer når leveringskjedene blir lange? I planene for jernbane fra Narvik til et sted i Kina inngikk vurdering om hva som kunne skje dersom det ble statskupp – overhodet ingen umulighet – i en av de tidligere sovjetrepublikkene banen skulle gå gjennom.

Alt dette er vurderinger knyttet til risiko, spesielt i tilfelle en brå krise oppstår. Men langt fra bare der. Problemstillinger knyttet til lager og forsyning/logistikk er nær forbundet med anskaffelser hele tiden, ikke minst når kravet om samfunnsansvar skal ivaretas. Transport er f.eks. lenge betraktet som en alvorlig og stor utslippssynder. Det bør få i gang tenkning om logistikkløsninger når man kjøper. At en kritisk vare plutselig kan mangle, bør få i gang lager-/logistikktenkning når man kjøper.