Ledere som svikter

(En Anbud365-kommentar) Minst fire toppledere i det offentlige har i vår fått utvetydige signaler om at de bør skjerpe seg når de gjelder forvaltningen av fellesskapets midler. Det dreier seg om innkjøpsforhold i de respektive virksomhetene.  Revisjonsrapporter og presseoppslag har hjulpet dem med å peke på svakhetene og hva som bør gjøres for å rette opp skuta, enn si omdømmet. Hvor mange ledere i det offentlige som kunne ha godt av en liknende realitetsorientering er ikke godt å si. De fire i vårens søkelys er neppe alene. Ofte er det ett og annet å peke på fra presses og revisjons side – hjelp til selvhjelp. Men i vår har det vært mer enn det. Mye mer.

Anbud365 har i vår brakt reportasjer fra to rapporter fra Riksrevisjonen, fra en orientering til kontrollutvalget i Arendal og videreformidlet presseomtaler av situasjonen på anskaffelsesfronten i Tromsø. Det er ikke uvanlig at vi gjør slikt.  Det som er uvanlig – får vi håpe (!) – er hva vi har latt leserne fått innsyn i. At noen av leserne har satt kaffe i halsen, himlet med øyne, blitt sjokkert, ja, kanskje indignert på det offentliges vegne, er vel for et sunnhetstegn å regne.

De fire

De virksomhetene som er omtalt, er, ved siden av de nevnte kommunene, Statsbygg og DSS (Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon). Sistnevnte som representant for hele departementsfellesskapet. Med andre ord store, til dels svært store virksomheter.

Riksrevisjonen refset Statsbyggs habilitets-håndtering. Anbud 365 skrev også: Statsbygg (I): Gav Riksrevisjonen først 490 kontrakter, men fant senere 2 200 til,  Statsbygg (II): Brøt egne rutiner for habilitets-vurdering i mer enn en av tre anskaffelser og Statsbygg (III): Vanskelig å etterprøve habilitet i over 1000 fritekst-anskaffelser.

Om Tromsø kommune mente Anbud365 noe, om Arendal skrev vi i går «Arendal sliter med avtaledisiplin; 20 000 fakturaer fra avtaleløse leverandører».

Stakkars medarbeidere

Når det gjelder DSS (Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon) var budskapet: «Overskred rammeavtale med 187 mill, får det glatte lag av Riksrevisjonen», «Riksrevisjonen: Dette er departementene som brøt reglene for rammeavtale-bruk» og «Så tegn til overforbruk på rammeavtalen, tok grep først nær 20 måneder etterpå».

Alt dette dreier seg om forvaltning av felleskapets midler og etterlevelse av de regler fellesskapet gjennom de etablerte institusjonene har lagt til grunn for offentlig opptreden. Trolig ganske tøft å være medarbeider i disse virksomheten mens stormen raser. Oppslagene i Anbud365 skremmer kanskje ikke vannet av så mange, men mye av det vi har bragt, er også å finne igjen i medier som leses av folk flest. Av venner, familie, naboer etc. Det må være en prøvelse, ikke bare så lenge det varer, men et godt stykke tid i etterkant.

Vi møtte en av «de rammede» på årets Anbud365-dagen. Vår beskrivelse av virkningen på medarbeiderne av avsløringene er ikke overdrevet.

Omdømme, tillit …

Det er også snakk om omdømme. Det er nok ikke slik at hver av oss går rundt og husker hvert enkelt oppslag, men det har noe med tilliten til bruken av det som kalles felleskassen å gjøre. Ikke det at det store flertall er så opptatt av denne kassen, men slik forvaltning vi tar opp her, gjør at folketalere og populister – med rette – i en valgkamp kan mene at det offentlige forvalter skattepengene som en full sjømann, som det heter.

Hvorfor er det nødvendig at man som leder bidrar til den slags? Hvorfor er det nødvendig for en leder å skape en kultur i organisasjonen som får slike følger som beskrevet? Ja, for et lederansvar er alt dette.

Ledelsens øyne

Hvor utbredt slike og liknende ille forhold er, skal være usagt. Vårt inntrykk er dels at disse fire ikke er alene, dels at de ikke har altfor mange «på lag». Kanskje er det slik at Riksrevisjonen ikke har fått innspill som gjør at de gransker og/eller at pressen ikke har grepet fatt i hva revisjon og kontrollutvalg har tatt for seg på det området. Kanskje har heller ikke ekstern eller intern revisjon fått i oppdrag å sjekke status. Vi vet ikke, men er redd for at det kan være brodne kar som ennå ikke er gravet opp.

Her er det ikke snakk om håndtering av noe plutselig. Heller ikke om man har forberedt seg godt nok på kommende ulykker. Her er det slik at man kjøper år ut og år inn, erfaringer vinnes, kulturer skapes, oppfølginger gjøres (?). Med andre ord er det som er avdekket noe det er fullt mulig å gripe fatt i underveis. Om ledelsen bare hadde hatt sine øyne på at sin del av de nær 800 årlige offentlige innkjøps-milliardene ble forvaltet etter boken.

Åpenbar ledersvikt

Man kan spekulere i hva slik åpenbar ledersvikt skyldes. I noen tilfeller er «innkjøp» så langt unna toppledelsen at de fortsatt noen steder så si ikke synes, og gjør seg heller ikke møye med å fange blikket til toppene. I Tromsø er det åpenbart noen, ifølge medienes rapportering, som gir blaffen i råd fra innkjøps-kompetansen. Hvor de enn måtte ha fått den slags kultur fra.

Det er også slik at i noen virksomheter har toppledelsen sittet altfor lenge, og den slags gir gjerne effekter fordi styringen bærer preg av behovet for et skifte. Da skal man ikke undre seg over at den gode innkjøpskulturen svinner hen. Kanskje har ledelsen det så travelt at man ikke rekker over alt. Det tror vi er den minst solide av forklaringene. Vet man ikke at man har kontroll, styring, må man gjør noe med det – muligens organisere seg frem til full styring og kontroll.

Stor andel

Ja, vi går jo ut fra at alle toppledere i offentlige virksomheter er på det rene med at det de bestyrer også driver innkjøp og ikke bare er noe som økonomisjefen bringer frem for dem hver gang det er snakk om sparetiltak? Noen medieoppslag har gjort at vi er en smule tvilende, men det skyldes sikkert mediene … (sic).

Innkjøp av varer, tjenester og bygg og anlegg utgjør en stor andel av en virksomhets bruk av penger. Så stor at det er naturlig at en toppsjef engasjerer seg: Handler vi etter reglene, er kompetansen på plass, er vi best mulig organisert, er det god nok balanse mellom behovet for besparelse og samfunnshensyn-forpliktelsene osv. Det har noe med å ta ansvar for å forvalte fellesskapet midler på bet mulige måten.

Noen passer på

Hva gjør man så i tilfeller som nevnt i denne kommentaren? Og liknende. Der ledersvikten er åpenbar og godt synlig. De har til felles alle ledere i det offentlige at de rapporterer til noen. Passer disse på at toppsjefen passer på pengene? Har de nok kompetanse til å stille de rette spørsmål?

Svarene her blir lett «både ja og nei». Innkjøp fremstår på den ene måten som enkelt. Vi er jo alle i den situasjon at vi handler, altså det samme som den virksomheten vi er knyttet til. På den annen måte er dette noe som – ofte – skjer langt nede i organisasjonen, dit ned hvor «vaktbikkjene» ikke når fordi rapporteringer inngår i mye annet de får seg forelagt. La oss heller ikke glemme at innkjøp og tilknyttede forhold, f.eks. habilitet, ikke er hverdagsmat for alle. Da blir det vanskelig å spørre konkret og på en måte som gjør at status virkelig kommer for en dag.

Opp på dagsordenen

Mediene rapporterer fra tid til annet fra politiske møter der innkjøpsbeslutninger på en eller annen måte er kommet på bordet. Scenariet er da gjerne at en og annen politiker/styrerepresentant kan noe om offentlige anskaffelser og benytter tiden til å vise det. Ofte fører ikke det til noe fordi kommunedirektøren med sin administrasjon i ryggen eller tilsvarende på statlig hold nyter vesentlig mer tillit hos de mindre formuende i forsamlingen på dette feltet. Men det har skjedd at håndtering av en anskaffelse har rammet toppsjefen med konsekvensrike følger for vedkommende, forårsaket av at de styrende har mobilisert kunnskap og kraft.

Vi har bragt mange oppslag om de fire nevnte virksomhetenes innkjøps-adferd. En vesentlig drivkraft for det er å få ledere og andre til å tenke, ojda, godt det ikke er meg – slikt var da voldsomt! Og at en slik reaksjon kan føre til at nå får vi sannelig ta en titt for å se om vår egen geskjeft holder mål. Som igjen kan sette kompetanseheving, regeletterlevelse, god organisering, klare og positive styringssignaler- og oppfølging på dagsordenen.

Ikke umulig

I noen virksomheter fungerer dette upåklagelig. M.a.o. er det ikke umulig å få orden på sine forhold. Dersom lederen viser at vedkommende er seg sitt ansvar bevisst, og tar de grep som er nødvendig for å sikre eget omdømme og best mulig forvaltning av fellesskapets midler.

Vi tror ikke på noen revolusjon her. Dessverre. Men kommer den, heier vi på den.

I mellomtiden: God sommer!