Vi må snakke om mer enn regelverk

(En Anbud365-kommentar/Lena Kristiansen) Er du klar over at stillingen som offentlig anskaffer innebærer et personlig ansvar utover andre stillinger underlagt en ledelse? De fleste ansatte i en hvilken som helst stilling ønsker å gjøre en god jobb for eget navn og ryktes skyld. For en offentlig anskaffer kan det i enkelte tilfeller i tillegg handle om et personlig rettslig ansvar og økonomiske konsekvenser. Mange anskaffere ville kanskje hatt både egennytte og samfunnsnytte av å investere en større del av arbeidstiden sin til å påvirke egen ledelse i riktig retning for å sikre seg tilstrekkelig kompetanse og tid.

Finnes det en optimal strategi for anskaffelser? En optimal organisering og en optimal kompetanse og ressursbruk? Kanskje offentlige aktører burde lyst ut en anskaffelse av en virksomhetsanalyse med formål om å finne sin optimale struktur når det gjelder dette. For sjeldent er det tid til å gjøre det selv.

Som en følge av å operere i et større marked, og strengere regelverk, ser det ut til at større offentlige virksomheter med mye erfaring fra større anskaffelser lettere ser fordelene ved å prioritere en god anskaffelsesstrategi. De legger også ofte bedre til rette for sine ansatte for å kunne gjennomføre gode anskaffelser.

En virksomhetsleder har mange påvirkende faktorer å ta hensyn til for å finne optimal drift. Anskaffelser er bare én av dem. Samlet sett har alle ansatte i virksomheten mange ansvarsområder, og de påvirkes fra mange sider og vinkler. Lederen skal kontinuerlig ta hensyn til alle. Tilgjengelig tid er et gjentagende problem. Hvordan holde tråden?

Enkelte virksomheter har ikke engang en anskaffelsesstrategi. Enkelte som har dette, har en som er utdatert. 

Tilbud for offentlige anskaffere

Det er ikke mangel på tilbud i markedet når det gjelder veiledninger, råd og opplæring rundt offentlige anskaffelser. Det finnes veiledninger om hvordan dette bør organiseres i en virksomhet, og hvordan anskaffelser bør gjennomføres. Det er et hav av opplæringstilbud for ledere og anskaffere. De fleste vet hvor de bør starte. Raskt skjønner man kanskje at for å klare å holde seg oppdatert og kompetent, blir det ikke tid igjen til å faktisk gjennomføre disse anskaffelsene på den optimale måten som foreslås og anbefales.

En offentlig anskaffer skal blant annet være oppdatert på regelverk, legge til rette for innovative anskaffelser, ivareta et leverandørmarked og sikre konkurranse, stille etiske krav, ta miljø- og klimahensyn, sørge for universell utforming, sikre flere lærlingeplasser og sikre balanserte innsyn for interesserte parter. Samt andre sentrale forhold som alt tar tid og krever kompetanse. I tillegg til å faktisk gjennomføre disse optimale anskaffelsene på vegne av skattebetalere.

Ikke minst skal det sørges for at kontrakter videre følges opp, for å sikre at leveransene er som avtalt, i tillegg til et sosialt ansvar om å følge opp leverandørens personells lønns- og arbeidsforhold, behandling av personopplysninger i henhold til GDPR, og annet som krever spesialkompetanse i seg selv.

Tilbudet er der, men mange sliter med tid til å benytte seg av det. Man kan kanskje undre seg over de reelle kompetansekravene eller personellorganiseringene som burde være tilstede for å forholdsmessig imøtekomme alle krav, i forhold til realiteten.

Ansettelsesprosessen av en offentlig anskaffer

Hva kreves av deg for å søke stilling som offentlig anskaffer/innkjøper i forhold til anskaffelsene du skal få ansvar for å gjennomføre?

Hva utfordres du på i intervjuprosessen?

Er utlysningen i tråd med virkeligheten du møter om du får stillingen?

Ofte er det samsvar mellom forventninger og faktiske oppgaver. Men like ofte kan det kanskje også være motsatt.

En påstand er at offentlige anskaffere er ivrigere på opplæringstilbudene i markedet enn sine ledere, for egen del. Kanskje de ønsker sine ledere kunne vært ivrigere, for deres del.

For ledere er det ikke alltid et prioritert område å sette nok ressurser og penger til dette. Det går jo stort sett bra? Det kan være vanskelig å se potensialet i en god anskaffelsesstrategi. Det kan være dyrt å kompetanseheve sine ressurser, og det er så mye annet som krever prioritering, tidsmessig og økonomisk.

Offentlige anskaffere er avhengige av en leder som har forståelse for offentlige anskaffelser. Som ser at ved å prioritere dette området, samt oppfølging av inngåtte kontrakter, kan man sikre seg mot unødige, uforutsette utgifter som berettigede klager kan medføre. Samt at gode anskaffelser kan være en investering i noe som er kostnadsbesparende på sikt. Det har resultatene til Statens innkjøpssenter vist. Har ikke en offentlig anskaffer en leder som ser dette, risikerer hen å sette sitt navn og rykte på spill. 

Konkurransemarkedet for en offentlig anskaffer

Er det ikke slik at én anskaffer ekstra i virksomheten i ett år kan avlaste og frigjøre tid betydelig til mer korrekte konkurransegjennomføringer, samtidig som det ikke utgjør mer kostnader i organisasjonen enn at det bare skal en liten klage til før minst det samme beløpet må utbetales uansett? At noen tusen til kompetanseheving og oppdatering av sitt personale kan sørge for fravær av slike utgifter, og enda viktigere; gode, svært besparende anskaffelser?

Spør du en offentlig anskaffer om de har tid og kompetanse til alt de helst skal gjøre i en konkurransegjennomføring, er det ikke alltid de har en leder som gjør at de kan svare ja. Spør du en oppfølger av en kontrakt om det samme (som også kan være samme person), er utfallet ofte det samme.

I det offentlige er det stort fokus på besparinger. Ledere overalt ser på muligheter for blant annet digitalisering som kan kutte ned på ressursbruk. Samt stordriftsfordeler ved sammenslåinger. Som i neste runde vil medføre nye kutt og status quo. Men før vi har en digitalisering som fratar oss våre oppgaver, har vi fortsatt dette personlige ansvaret. Og kanskje vi helst ønsker oss et sted der vi får fri rygg, kompetanse, trygghet og tid. Alternativt et risikotillegg i lønnen for strevet …

Dette er noe vi må snakke om.