Anbud365-undersøkelse (VI): Hva legger innkjøpere i “strategisk viktig”?

Strategisk er et begrep som veldig mange innkjøpere i det offentlige smatter på – det gir dem bl.a. større mulighet til å bidra med sin kompetanse i de mer overordnede avgjørelsene. Det gir også status i organisasjonen, som er viktig for ethvert fag. Men hva legger innkjøperne i begrepet «strategisk viktige oppgaver/ansvar»? Anbud365 spurte og svarene røper at det kan dreie seg både om rene innkjøpsfaglige spørsmål og om å få delta i de store investeringssatsingene – eller hva som er politisk viktig, hva toppledelsen signaliserer, hvis da tiden strekker til ut over de rent operative gjøremålene.

Når kommunikasjonen mellom innkjøper, brukermiljø og leverandør flyter som den skal, øker muligheten til å få en tilfredsstillende kontrakt. Slik kommunikasjon består bl.a. av å legge det samme i de samme begrepene, og å kvalitetsikre at alle tre parter i en avtaleprosess forstår hverandre. Anbud365 ønsket å kartlegge status for kommunikasjonen og gjennomførte nylig en questback-undersøkelse med det som formål. Resultatene av undersøkelsen gir en indikasjon på status.

Tidligere artikler i denne serien: Torsdag 4. oktober, mandag 8. oktober, onsdag 10.oktober, torsdag 11. oktober og tirsdag 16.oktober.

På spørsmål om «innkjøperen» er og blir en operativ støttefunksjon svarte nær 77% av innkjøperne i undersøkelsen at de hadde det inntrykket. Litt over 17% var av motsatt oppfatning.

I lys av dette ville vi gjerne vite noe om hva de som svarte, mente var strategisk viktig – og hva som var vanlig drift. Her er noen av svarene – der de i originalen er omfattende, er de redigert ned av Anbud365:

Miljø/samfunnsansvar – teknisk drift
Strategisk: Policy, retningslinjer, rutiner (i desentralisert virksomhet) – operativt: Anskaffelsene
Vi bruker innkjøp til å sikre forsvarlige kontraktsvilkår og som et ledd i kampen mot arbeidslivskriminalitet
Vi har både strategiske innkjøp som er i ledergruppen og utøvende innkjøpere som bistår ved gjennomføring, rapportering og oppfølging
Strategisk er anskaffelser som vurderes som kritiske av direktør. Disse anskaffelsene krever direktørens godkjenning ved milepæler.
Miljøaspekt og kontrakter som omhandler våre fraksjoner samt tilknytning til avfallspyramiden er strategisk viktige områder for vår virksomhet. Vanlig drift er forbruksmateriell, containere etc.
Utforme og følge opp innkjøpsstrategi og kommunisere denne ut i linjen. Vanlig drift er gjennomføring av konkurranser.
Oppdatere kunnskap om handlingsrom og satsingsområder, bidra til å påvirke leverandører, kommunens oppdragsgivere i ønsket retning og samle forståelse av behov ute i kommunen for å kunne gjennomføre rammeanskaffelser. Vanlig drift er mest å følge med på utløpstid for kontrakter, og minne oppdragsgivere om behov for fornyede avtaler.
Strategiske oppgaver er vurderinger knyttet til kjøp eller egenregi, kjøp eller leasing, ulike organisatoriske konsekvenser. Vanlig drift er alle gjentagende behov som dekkes via avrop på vanlige rammeavtaler og gjennomføre løpende konkurranser for å dekke behov innen drift og investering.
Med tilgjengelige ressurser kan man ikke rekke mer enn «operatør»-ansvaret. Innkjøpsansvarlige i f.eks. en mellomstor kommune skal dekke alle de samme vare- og tjenestekategoriene som store innkjøpsavdelinger. Alle andre oppgaver av strategisk betydning som følger med et lederansvar rekker en ikke i operatøransvaret. Som innkjøpssjef skal jeg sørge for strategi, digitalisering, samfunnsansvar, innovasjon … ja, jeg vet ikke hva i tillegg til å være operatør/innkjøper/produsent til en middelmådig lønn fordi en organisatorisk er på et lavt ansvarsnivå.
Strategisk viktige er anskaffelser som er av særlig politisk betydning, eksempelvis elsykler, økologisk mat etc.
Driftsoppgaver er leverandøroppfølging, rapportering, gjennomføring av innkjøp og anskaffelser. Strategisk er dialog med ledelsen om hvor vi skal, hva trenger vi, hva trenger vi av budsjett for dette.
Driftsoppgaver: Konkurransegjennomføring, avtaleoppfølging, rådgivning. Strategiske oppgaver: Budsjett/investering, prosjektplanlegging, e-handel, faktura.
Drift: gjennomføre anskaffelser og forvalte kontrakter Strategi: kjøpe/lage (out-sourcing).