Anskaffelses-revisjon avslørte brudd på grunnleggende regelkrav

Båtsfjord kommune har gjennom manglende gjennomføring av konkurranse og manglende nedtegning av dokumentasjon knyttet til anskaffelsene, har brutt to av regelverkets grunnleggende krav, kravene til konkurranse og etterprøvbarhet. Dette er revisjonens dom etter å ha sjekket 13 anskaffelser – alle under den nasjonale terskelverdien. Og revisjonsanbefalinger følger: Begynn å gjennomføre og dokumentere konkurranser, lage reglement som følger anskaffelsesreglene og sørg for systematisk avtaleoppfølging.

Båtsfjord kommune ligger i Troms og Finnmark fylke og har noe over 2 200 innbyggere. Vest-Finnmark kommunerevisjon har foretatt en forvaltningsrevisjon av kommunens anskaffelser i perioden 2017 til 2020. Revisjonen har gjort et utplukk av 13 anskaffelser bokført i Båtsfjord kommunes regnskap. Anskaffelsene er mellom 100 000 kroner og 1,3 millioner kroner.

I revisjonsrapporten heter det at undersøkelsen omfatter anskaffelser som på bakgrunn av art og verdi er omfattet av anskaffelsesforskriftens del I. Båtsfjord kommune har som følge av dette hatt et stort handlingsrom og fleksibilitet til å organisere konkurransen på den måte som de finner mest hensiktsmessig. Regelverket stiller heller ikke eksplisitte krav til utforming av protokoll for anskaffelser innenfor denne terskelverdien, men de grunnleggende kravene til konkurranse, likebehandling, forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet skal allikevel følges.

Ikke fulgt prinsippet om konkurranse

Undersøkelsen viser at kommunen ikke har fulgt regelverket når det gjelder prinsippet om konkurranse. Kravet til hvordan kommunen skal foreta konkurranse, stiger også proporsjonalt med anskaffelsens verdi, understreker revisjonen. Dette innebærer at anskaffelser til en verdi opp mot 1,3 millioner kroner vil ha et strengere krav til anskaffelsesprosessen enn en anskaffelse ned mot 100 000 kroner. Dette tilsier at flere leverandører bør inviteres inn i en konkurranse der anskaffelsen er opp mot 1,3 millioner kroner enn ved en mindre anskaffelse.

Det stilles ikke krav til at protokollene knyttet til de anskaffelsene som omfattes av denne undersøkelsen skal ha en spesiell form. En anskaffelse med en verdi like over 100 000 kroner vil kreve en enklere protokollføring enn en anskaffelse med en verdi som er tett opp til 1,3 millioner kroner. Krav til etterprøvbarhet ved anskaffelser innebærer at oppdragsgiver må sørge for at viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen begrunnes og dokumenteres. Revisjonens vurdering er at manglende dokumentasjon av anskaffelsene i denne undersøkelsen er brudd på kommunens plikt til å nedtegne eller samle vesentlige forhold for gjennomføringen av anskaffelsen i en protokoll eller andre dokumenter.

Anbefaler tre tiltak

På bakgrunn av de funn som er gjort i denne undersøkelsen anbefaler revisjonen at Båtsfjord kommune iverksetter følgende tiltak:

• gjennomfører konkurranse og dokumenterer anskaffelsesprosessen med utarbeidelse av protokoll for alle anskaffelser over 100 000 kroner.

• utarbeider innkjøpsreglement som er i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser og sikrer at dette blir gjort kjent og etterlevd av ansatte som har innkjøpsansvar.

• vurderer å utarbeide retningslinjer for systematisk oppfølging av gamle avtaler.