Dynamisk innkjøpsordning: Best i de fleste konsulentanskaffelsene

Når de positive sidene ved bruk av dynamisk innkjøpsordning (DIO) veies opp mot de negative, er Ruter fortsatt av den oppfatning at DIO er en bedre løsning for å dekke sine behov i de fleste konsulentanskaffelsene. Det konstaterer Benny Rytter-Johansen, strategisk innkjøper i Ruter, i en samtale med Anbud365. Riktig nok kan det være mye administrasjon knyttet til en DIO, avhengig av antall leverandører. Men det finnes grep å ta for å minske den administrative belastningen. Standardisering er et stikkord.

Det er nå litt over et år siden Rytter-Johansen og hans kollega Christian Willoch ble intervjuet av anbud365 om Ruters bruk av dynamisk innkjøpsordning (DIO, dvs DPS, en forkortelse mange fortsatt benytter). Tiden er inne for en oppdatering.

Ruter har i dag 14 dynamiske innkjøpsordninger, 12 av disse er rettet mot konsulentkjøp, opplyser Rytter-Johansen. Den første DIO som Ruter etablerte trådte i kraft i juni 2017. Antallet leverandører Ruter har på hver ordning, strekker seg fra 8 til 176. De har totalt kjørt 195 konkurranser via DIO, og tildelt kontrakter til 102 forskjellige leverandører. Det høyeste antall tilbud de har fått i en konkurranse er 42, laveste er 2. Gjennomsnittlig får vi 12 tilbud per konkurranse.

Mye administrasjon

– Det er ikke til å komme bort fra at det å ha 395 unike leverandører å forholde seg er mer krevende enn 30 leverandører, fremholder han. Med andre ord: Ruter kjenner seg igjen i at det er mye administrasjon knyttet til en DIO, men dette er selvfølgelig avhengig av antallet leverandører som er kvalifisert og antallet tilbud som kommer inn.

Slik Ruter og ser det, vil det å utforme kravspesifikasjon og sende ut forespørsler kreve den samme arbeidsmengde uavhengig om man har en DIO eller parallell rammeavtale. Rytter-Johansen peker på at ekstrajobben i hovedsak er knyttet til evaluering av de innkomne tilbudene og innsyn/nærmere begrunnelse fra flere leverandører. Arbeidsmengden har tett korrelasjon med antall leverandører og mottatte tilbud.

Veies opp mot de positive sidene

– De negative sidene må samtidig veies opp mot de positive sidene ved DIO, understreker han. Tidligere hadde Ruter parallelle rammeavtaler med inntil 5 leverandører for hvert fagområde. Utfordringen var at vi ofte ikke fikk tilstrekkelig antall tilbud. Gjennom bruk av DIO opplever vi at vi har fått et mer konkurransedyktig leverandørmarked. DIO er slik vi ser det mye bedre tilrettelagt for SMB-markedet. De som har vunnet kontrakter via DIO hos Ruter, inkluderer alt fra enkeltmannsforetak til de store selskapene som vi tradisjonelt har hatt rammeavtaler med. Vi opplever at det i de fleste konkurranser er stor konkurranse med mange gode tilbud.

Et annet aspekt han peker på, er tidsbruken knyttet til å etablere en parallell rammeavtale:

– Det er ikke unormalt at det å etablere en parallell rammeavtale når man ser på hele anskaffelsesprosessen, fort tar 6-8 måneder. Tidsbruken avhenger selvfølgelig av mengden dialog med markedet underveis og kompleksiteten i anskaffelsen. En av hovedutfordringene knyttet til en slik prosess er å prøve og dekke/se for seg alle fremtidige behov i årene som kommer. Her opplever vi DIO mye mer fleksibelt, da forespørsler til markedet hele tiden er utsatt for konkurranse. I tillegg gjelder ikke den samme varighetsbegrensningen som gjelder for rammeavtaler (for klassisk sektor 4 år). Det å etablere en ordning under DIO tar vesentlig mindre tid.

En bedre løsning

Når de veier de positive sidene opp mot de negative er fortsatt Ruter av den oppfatning at DIO er en bedre løsning for å dekke Ruters behov i de fleste konsulentanskaffelsene.

– Vi ser at DIO er et av verktøyene vi innkjøpere kan bruke, samtidig er det ikke det eneste verktøyet vi benytter, poengterer Rytter-Johansen. Vi vil fortsatt ha rammeavtaler med enkelt leverandører der det er hensiktsmessig, typisk eksempel på dette er områder hvor du jobber sammen med en leverandør over tid for å utvikle en retning eller en fast tjeneste over tid (reklamebyrå, renholdstjenester, kontorrekvisita etc.).

Tips fra en erfaren bruker

Ruter kommer til å lyse ut ytterligere 2-3 ordninger i løpet av kommende måned, da knyttet til plan og infrastruktur, ifølge Rytter-Johansen, og:

– Vi tror at viktige elementer for å minske den administrative belastningen er å utarbeide standard maler for forespørsler og besvarelser. Samtidig benytter vi så langt som mulig standard kontrakter for eksempel statens standardavtaler (ssa-b og ssa-o). Og om du har mange leverandører, vær spesifikk på hva du trenger og hvilken kompetanse/hvilke egenskaper du er ute etter. Det er forskjell på å spørre etter melk og brød vs lettmelk og grovbrød.

Forvaltning av DIO

Anbud365 har også fått en prat med Hormoz Djazirehie, kontraktsforvalter i Ruter. Hormoz er den person i Ruter som kjenner på hva denne administrative jobben består i når det gjelder bruk av DIO. Han er den som både interne og eksterne forholder seg til. Han forteller at forvaltning av DIO medfører blant annet følgende arbeidsoppgaver:

Kvalifisere nye leverandører inn på ordningen
Kvalitetssjekk av innsendte forespørsler fra organisasjonen basert på maler.
Legge ut forespørsler på Eu-supply
Ta imot tilbud fra leverandører og gjøre disse tilgjengelig for medarbeidere i organisasjonen
Kvalitetssjekke tildelinger
Sende ut tildelingsbrev
Inngå kontrakt
Følge opp kontrakter med tanke på prisjusteringer og varighet
Håndtere leverandørkommunikasjon underveis i hele prosessen.

Hormoz liker å forenkle prosesser og har lagt ned mye tid i å standardisere og automatisere leverandørkommunikasjon blant annet når det gjelder tildelingsbrev, kontrakter og kontraktsoppfølging. Hormoz opplyser om at han tidligere hadde ansvaret for å legge ut minikonkurranser på de parallelle rammeavtalene.

– I starten da vi skulle i gang med DIO første gang, var jeg meget skeptisk, men Benny overbeviste meg, jeg klamret meg til det han sa om at vi kunne avslutte dette fort hvis det ikke fungerte. Etter at vi kom i gang med DIO og så fordelene ordningen gav, er jeg nå en av de største forkjemperne for DIO, forteller Hormoz entusiastisk. Han er enig i Bennys beskrivelse av den økte administrative omfanget, men fleksibiliteten i dekning av behov samt bredden i leverandørmarkedet gjør at han fortsatt anbefaler DIO som innkjøpsform.