Ferie – og litt leverandøromtanke, takk!

Det går mot sommer og en rekke offentlige oppdragsgivere vil tradisjonelt nok gjennomføre en konkurranse – med tilbudsinnlevering når de selv er tilbake på jobb. Men er det så greit, og er det nødvendig å sette maksimalt press på leverandørene for at tilbudene skal ligge på PC’n når du kommer tilbake, spør Henrik Bjørge, advokat/spesialrådgiver i NHO Service, i denne artikkelen.

Konkurransen om offentlige kontrakter er inngangsporten til et samarbeid om å løse behov. Noen ganger langvarig og komplisert. Dessverre er det en del som gjennomfører konkurranser uten å vie tanke til det arbeidet som skal være solid forankret hos leverandørene. Leverandørene skal holde sitt løfte om å levere, men hvilke rammer gir oppdragsgiver til leverandører for å klare den oppgaven godt? Er det nødvendig å presse dette til jul, påske og «fellesferien»?

For det første er det nesten ingen konkurransegrunnlag og kontrakter som kan besvares uten at de med god kjennskap til arbeidet er tilstede og i ledelse ved utforming av svarene. En av de store svakheter ved «spørsmål og svar»-rundene er at svarene for mange ganger er lite nyttige og ureflekterte når det kommer til behovet for klarhet. Det er nesten litt arrogant når oppdragsgiver siterer sin egen tekst, uten mer veiledning når det er nettopp denne som fremstår som uklar. Dette topper seg i ferien, da leverandører gis korte frister for å stille spørsmål, samt får svarene tett opptil tilbudsfristen.

Litt ekstra tid

Tilsvarende er det en tendens til å endre konkurransegrunnlaget eller supplere, slik at allerede ferdige tilbud må endres av de personene som har ferdigstilt det i god tid. Det er verken kritikkverdig å ha et behov for å endre eller supplere. Likevel, hvorfor så tilbakeholden med å endre tilbudsfristen slik at Kari eller Per kan få litt ekstra tid å ta inn slike rettelser i ferien?

Det siste hjertesukket i denne anledningen er at oppdragsgivere i forholdsvis komplekse tjenester, stiller høye krav til arbeidsforhold og forutsigbarhet for arbeidstakere. Det synes glemt i forhold til egen rolle og ofte bidrar de sterkt til det motsatte. Når konkurransen avsluttes, ofte forsinket i forhold til tentativ plan – kreves oppstart i henhold til opprinnelig plan. Hvor er det da med omtanken til arbeidstakerne og arbeidsgivere som må involveres med informasjonsmøter, turnusplaner og andre endringer i ferien.  Slike forhold kan ikke håndteres før man vet at det er sannsynlig at kontrakten er vunnet.

To vennlige råd:

• Sett frister for gjennomføring av konkurransen, ikke bare ut fra egen ferie. Gi en fremtidig god samarbeidspartner en bedre start ved at bedriftens kollektive kunnskap kan komme til uttrykk i tilbudet fremfor en enslig tilbudsskrivers stress.

• Når konkurransen tar noe lenger tid, gi noe av den tiden tilbake til leverandørene ved å forlenge leveringsfrister. Som regel må leverandøren binde sitt tilbud over måneder, mens oppdragsgivere krever svar på 24 timers varsel. Er det nødvendig?