Fikk med seg hjem seks forbedringspunkter etter en revisjonsrapport

Flere anskaffelser uten konkurranse, anskaffelser der regelverket ellers ikke ble fulgt fullt ut og kjøp fra leverandører man har rammeavtale med, blir heller ikke alltid gjort. I tillegg tyder det på at direkteanskaffelser også gjøres. Dette er blant konklusjonene i en revisjonsrapport som gjelder Viken-kommunen Ås. På grunnlag av denne rapporten har kommunestyret nå vedtatt seks forbedringspunkter som det skal rapporteres på i løpet av ett år.

Ås kommune ligger i Viken fylke og har drøyt 20 000 innbyggere. Nylig behandlet kommunestyret en rapport om en forvaltningsrevisjon med tema offentlige anskaffelser utført av Viken kommunerevisjon. Prosjektets formål var å undersøke om kommunen etterlever regelverket.

Revisjonen benyttet seg av leverandørreskontroene for regnskapsåret 2020, og valgte ut 19 anskaffelser.  Utvalget ble gjort ut fra en erfaringsbasert risikovurdering av hvilke typer anskaffelser, bransjer og leverandører revisjonen har erfart at det er størst sannsynlighet for å være brudd på regelverket.

Spørreundersøkelse

For å belyse temaer som bl.a. organisering, kompetanse, og etterlevelse gjennomførte revisjonen en spørreundersøkelse mot ansatte i kommunen som har en rolle i arbeidet med offentlige anskaffelser. Undersøkelsen ble distribuert til 59 respondenter og to tredeler svarte, fremgår det av revisjonsrapporten.

Gjennomgangen av enkeltanskaffelser viser at Ås kommune har gjort flere anskaffelser uten at konkurranse er gjennomført eller at regelverket om offentlige anskaffelser ikke er fulgt fullt ut. Svarene fra spørreundersøkelsen tyder også på at de gjøres direkte anskaffelser. Kjøp fra selskaper man har rammeavtale med, blir heller ikke alltid gjort. I de tilfeller hvor konkurranse er gjennomført anser revisjonen at kravene til likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i hovedsak er oppfylt. Anbudsdokumentene revisjonen er forelagt, anses å være i tråd med regelverket og inneholde relevante krav og beskrivelser, fremgår det av rapporten.

Behov for mer opplæring

Ås kommune har utarbeidet strategi for innkjøpsarbeidet. Det er i tillegg utarbeidet en prosess for innkjøp og rutinebeskrivelser. Kommunens rutiner gir ansatte i kommunen et grunnlag for å kunne følge lov om offentlige anskaffelser. Men ifølge revisjonen kan svar fra spørreundersøkelse imidlertid tyde på at det er behov for ytterligere opplæring innen regelverket om offentlige anskaffelser.

Etter revisjonens vurdering synes det som roller og ansvar er tydelig beskrevet i kommunens dokumenter. Spørreundersøkelsen viser at ikke alle ansatte er enige i dette. Flere har påpekt nytten av å øke den sentrale kapasiteten, og revisjonen sier seg enig i dette. Det bør også i enda større grad tydeliggjøres hvordan virksomhetene/ enhetene kan benytte seg av bistand fra Innkjøpsteamet.

Tiltak til gjennomføring

Med bakgrunn i gjennomgangen blir kommunedirektøren anbefalt å gjennomføre følgende tiltak:

• Innrette kommunens praksis slik at anskaffelser skjer på bakgrunn av konkurranser som er gjennomført i tråd med
krav i regelverket• Innrette kommunens praksis slik at rammeavtaler benyttes

• Innrette kommunens praksis slik at rammeavtaler benyttes

• Innrette kommunens praksis slik at det oppbevares (arkiveres) tilstrekkelig  dokumentasjon i forbindelse med anskaffelser• Kartlegge og gjennomføre nødvendig kompetansehevning

• Vurdere om den sentrale kapasiteten på innkjøpsområdet er tilstrekkelig

• Tydeliggjøre innkjøpsteamets rolle og omfang av bistand.

Kommunestyret bad om at kommunedirektøren måtte gi en skriftlig tilbakemelding om oppfølging av anbefalingene til kontrollutvalget innen 12 måneder.