Forskningsprosjekt: Nettverk og relasjonskontrakter i offentlige anskaffelser

Et omfattende forskningsprosjekt knyttet til offentlige anskaffelser og innovasjon er i gang i regi av BI-forskere. Blant temaene som forskerne sikter seg inn mot å få svar på: Troverdige og klare relasjonskontrakter har mye å si i privat sektor, særlig for felles problemløsing og innovasjonsresultater. Det er imidlertid vanskelig å få denne type relasjonskontrakter til å fungere godt i offentlige anskaffelser. Benytter partene her seg da av andre mekanismer for å få relasjonskontrakter til å fungere godt? I privat sektor har nettverk ofte stor betydning, men man vet lite om det i offentlige anskaffelser.  Også innovasjonspartnerskap skal dokumenteres.

Prosjektet er finansiert av Norges forskningsråd gjennom C3, Senter for fremtidig helse, og Handelshøyskolen BI. Arbeidet ledes av førsteamanuensis Jon Bingen Sande og Henrik Jensen arbeider fulltid som postdoctorstipendiat på prosjektet. I tillegg legger førsteamanuensis Morten Abrahamsen ned mye arbeid i prosjektet. Hovedproblemstillingene i arbeidet er:

• Hvordan bør offentlige anskaffelsesprosjektet bli organisert og styrt til gjensidig nytte for innkjøpere og leverandører?
• Hvordan bør offentlige anskaffelsesprosjektet bli organisert og styrt for å legge til rette for innovasjon?
• Hvilke implikasjoner har dette for leverandørene og deres forretningsmodeller?

For å undersøke disse problemstillingene har de valgt å benytte to ulike tilnærminger: en kvalitativ og utforskende og en kvantitativ tilnærming basert på økonometrisk/statistisk modellering. På den kvalitative siden gjennomføres to prosjekter, der det ene er fullført og først og fremst var en forberedelse for de kvantitative arbeidet. Det andre kvalitative prosjektet gjennomføres i hovedsak av Morten Abrahamsen, som følger utviklingen av et av de nye innovasjonspartnerskapene. Ordningen med innovasjonspartnerskap er relativt ny og det er viktig å dokumentere hvordan de fungerer, hvilke utfordringer de byr på og hva som skal til med å lykkes med dem.

Den kvantitative studien

Arbeidet med den kvantitative studien begynte med å forsøke å skaffe så mye data som mulig om offentlige anskaffelser i Norge. Utgangspunkt er data tilgjengelig fra Doffin.no. Det dreier seg om rundt 15 000 offentlige anskaffelsesprosjekter lyst ut på Doffin de siste 10 årene. Disse dataene er kombinert med data fra Brønnøysundregistrene, slik at prosjektet blant annet vil kunne se på hvilke effekter ulike typer praksis rundt offentlige anskaffelser har for lønnsomheten til leverandørene. De forsøker også å benytte disse dataene for å finne ut mer om hvordan prosessene med å velge leverandør egentlig fungerer, for eksempel om ulike typer nettverksstrukturer har en effekt på valg av leverandør. Forskning på anskaffelser i privat sektor har vist at nettverk ofte har stor betydning for hvordan man styrer og organiserer relasjoner mellom bedrifter. Offentlige anskaffelser skjer imidlertid under andre reguleringer og lover, og man vet lite om hvilken betydning nettverk har i denne konteksten.

I tillegg til data fra Doffin.no og Brønnøysundregistrene gjennomføres nå en primærdatainnsamling ved hjelp av et spørreskjema som forskerne sender ut til et representativt utvalg av prosjektene registrert i Doffin. Denne datainnsamlingen gir mulighet til å gjennomføre mye dypere undersøkelser av praksis for offentlig innkjøp i Norge og hvilke effekter ulik type praksis har for innovasjon. Både leverandører og innkjøpere er blitt invitert til å delta. I denne undersøkelsen forsøker man å måle en rekke variabler som beskriver offentlige anskaffelsesprosjekter, inkludert:

• Hvordan ulike aktører i offentlig sektor organiserer anskaffelsene
• Hva slags prosedyrer som benyttes ved anskaffelsene
• Hva slags egenskaper de ulike anskaffelsesprosjektene har, mht. for eksempel type produkter/tjenester, kompleksitet, problemforståelse, usikkerhet, investeringer
• Hva slags styringsformer som benyttes for anskaffelsesprosjekter, både formelle (egenskaper ved kontraktene) og mer relasjonelle, samt partenes gjensidige forståelse av hverandres tenkemåter
• Hvilke resultater som oppnås, både mht. innovasjon og tjenesteforbedringer hos kunden, produktinnovasjon hos leverandøren, og kostnader

Disse dataene vil gi mulighet til å utvikle og teste hypoteser om hvordan ulike prosedyrer og styringsformer velges og hvilke konsekvenser valg av prosedyrer og styringsformer har for de resultatene som oppnås.

Relasjonskontrakter

En viktig egenskap med spørreundersøkelsen er at det stilles flere spørsmål om de “mykere” variablene, som for eksempel relasjonskontrakter (dvs. om partene styrer relasjonen basert på mer eller mindre implisitte forventninger om blant annet partnerskap/solidaritet og fleksibilitet) og gjensidig forståelse av hverandres måter å tenke på. Forskning fra privat sektor har vist at troverdige og klare relasjonskontrakter har mye å si for de resultatene som oppnås i kunde–leverandør-relasjoner, særlig felles problemløsing og innovasjonsresultater. Hypotesen er at det er vanskelig å få denne type relasjonskontrakter til å fungere godt i offentlige anskaffelser, på grunn av reglene for offentlige anskaffelser. I privat sektor kan gjerne partene basere seg på “framtidens skygge”, dvs. at de begge har insentiver for å holde seg til både eksplisitte og implisitte avtaler fordi de er motivert av mulighetene for framtidige forretninger. Kravene til konkurranse i offentlige anskaffelser kan noen ganger gjøre det vanskelig å benytte seg av denne mekanismen, og det finnes lite forskning på hvordan offentlig sektor håndterer dette. Forskerne er derfor interessert i å finne ut om partene kan benytter seg av andre mekanismer for å få relasjonskontrakter til å fungere godt.

Koble vurderinger

Erfaringsmessige er det ofte store forskjeller mellom partene når det gjelder hvilke forventninger de har til hverandre og hvor godt de tror de forstår hverandre. For få til gode mål på de “myke” sidene ved offentlige anskaffelser anses det derfor viktig å få begge partenes syn på relasjonene dem imellom, og spørreskjemaet sendes både til kunder/innkjøpere og deres leverandører. Målet er å få så mange svar som mulig slik at de kan koble kjøpers og leverandørs vurderinger av samme anskaffelse, for da kan man begynne å ta eksplisitt hensyn til forskjeller mellom kunder og leverandører i hvordan de evaluerer anskaffelsesprosjektene, og teste hypoteser om blant annet hva som driver forskjeller mellom partene i ulike perspektiver og hvilke resultatkonsekvenser det har.

Datainnsamlingen er ferdig tidlig på høsten. Deretter går man i gang med analysearbeidet. Håpet er å kunne legge frem de første resultatene til nyttår. Før det skal en kort rapport sendes til deltakerne i undersøkelsen som en takk. Der skal styringen av det anskaffelsesprosjekt som de har besvart sammenliknes med andre lignende prosjekter. Det planlegges et seminar høsten 2020 der de foreløpige hovedfunnene fra analysene etter planen skal bli presentert.