Fritak for kunngjøringsplikt gir mange dilemmaer og utfordringer

En lang rekke anskaffelser er fritatt for kunngjøringsplikt. Det gir mange dilemmaer og utfordringer for offentlige innkjøpere som ønsker å leve opp til hva det nye anskaffelsesregelverket krever. Innkjøpssjef i Bergen kommune, Birgitte Gullestad tok opp temaet på Anskaffelsesdagen i Bergen nylig. Stikkord er f.eks. satsing på heldigitale løsninger, å få ut innovasjonspotensial og sikre at systemene for å ta samfunnshensyn benyttes over hele linjen.

Terskelverdiene som ble innført med det nye regelverket for offentlige anskaffelser fra 1. januar i år, har gitt utfordringer. Det gjelder spesielt hevingen av den nasjonale terskelverdien til 1,1 mill.

Bergen kommune anskaffer årlig for om lag 4,5 milliarder kroner. Kommunen får ca. 290 000 leverandørfakturaer pr. år, og har et innkjøpssamarbeid med 22 offentlige virksomheter i regionen. Ambisjonene kommer bl.a. frem i byrådets plattform for 2015 – 2019: Mer strategisk bruk av kommunens anskaffelsesfunksjon, forbedre kompetansen og en så effektiv og forsvarlig kommunal drift som mulig.

En rekke spørsmål

– Vil de nye terskelverdiene fremme eller begrense mulighetene til å nå våre mål på anskaffelsesområdet, spurte Gullestad, og: Er det god nok sammenheng mellom det nye regelverket og de nye terskelverdiene? Et spørsmål er også om hvor langt de grunnleggende prinsippene i lovens §4 rekker når det ikke er kunngjøringsplikt.

Et dilemma gjelder kommunens behov for full uttelling i satsingen på digitale løsninger for konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging. En utfordring i den forbindelse, fremhevet Gullestad, er at anskaffelser under EU/EØS–terskelverdiene kan skje via epost. Da er det ikke lett å motivere kommunens enheter til å bruke de digitale verktøyene. Hun understreket også at totalverdien på de anskaffelsene som ikke er underlagt kunngjøringsplikt, er så stor at det er lite ønskelig at disse går «under radaren».

Innovasjon og samfunnshensyn

– Også anskaffelser av lavere verdi kan ha et betydelig innovasjonspotensial, påpekte Gullestad, som mente at det i den forbindelse kan være en fare for gjenbruk av leverandører uten kunngjøring. Når det gjelder miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn, er det for øvrig et behov for å sikre at de systemer kommunen har etablert for disse formål, blir benyttet i alle konkurranser. Vi har også et behov for å opptre likt på likeartede områder, men det blir utfordrende når nesten identiske oppdrag er underlagt ulik terskelverdi.

Fire grep skal bidra til at disse dilemmaene får en god løsning. Sentralisering av konkurranser kan sikre rask, helelektronisk prosess. Innkjøp konsern i kommunen kan gjennomføre konkurranse for enheter med lite innkjøpskompetanse. Et annet grep, opplyste innkjøpssjef Gullestad, var utvidet bruk av dynamisk innkjøpsordning (DPS). Den har mange fordeler, sa hun, og nevnte bl.a. konkurranse tilpasset det enkelte behov, og en effektiv anskaffelsesprosess. Den enkelte konkurranse gjennomføres da sentralt av samme innkjøpere med kompetanse på kontraktsområdet.

Krav ifm anskaffelsens verdi

Anskaffelser under 100 000 kroner skal gjennomføres på en måte som står i forhold til det som skal anskaffes, og ved verdi nær 100 000 skal det normalt innhentes tre tilbud. Konkurransegjennomføringsverktøy skal benyttes der dette er tatt i bruk, opplyste hun. Når det gjaldt intervallet opp til 1,1 mill, anbefalte hun offentlig kunngjøring – hvis ikke, innhenting av fem tilbud med variasjon fra gang til gang hvem man forespør. Også her skal elektronisk konkurransegjennomføring benyttes der det er tatt i bruk.