Fylkeskommune ble sjekket av revisjonen tre måneder etter etablering

Etter å ha jobbet intenst i månedsvis for å få en mest mulig sømløs anskaffelsesovergang fra daværende Viken til nye Akershus fylkeskommune, fikk de besøk av revisjonen bare tre måneder ut i den nye fylkeskommunens liv. Det gjaldt å sjekke oppfølging av kontrakter som bare den nye fylkeskommunen hadde inngått. I hovedsak etablert rutiner, systemer og arbeidsprosesser for å sikre kontraktsoppfølging var revisjonens konklusjon.

Da Viken fylkeskommune ble oppløst og fylkeskommunen Buskerud, Akershus og Østfold gjenoppsto 1. januar, ble også ANSKA KO etablert. Det er en felles anskaffelsesorganisasjon for de tre fylkeskommunene.

Skulle være Akershus-avtaler

Tre måneder etter etablering kom Akershus og Østfold fylkesrevisjon på besøk for å undersøke hvordan Akershus fylkeskommune følger opp inngåtte avtaler og kontrakter. Datainnsamling og rapportskriving foregikk fra mars til oktober i fjor. Resultatet fins i rapporten «Kontraktsoppfølging Akershus fylkeskommune».

Utvalget av avtaler til gjennomgang ble foretatt av fylkesrevisjonen, basert på at anskaffelsene skulle være foretatt av nye Akershus fylkeskommune og ikke av Viken fylkeskommune. Derfor valgte fylkesrevisjonen å fokusere på tjenestekontrakter som kunne plasseres geografisk til Akershus.

Med forsiktighet

Rapportens resultater, som foreligger i rapporten «Kontraktsoppfølging Akershus fylkeskommune», bør tolkes med forsiktighet, skriver revisjonen, da Akershus fylkeskommune hadde kort levetid på undersøkelsestidspunktet, og tilgangen på reelle data for kvaliteten på kontraktsoppfølgingen var begrenset.

Det er imidlertid fylkesrevisjonens konklusjon at Akershus fylkeskommune i hovedsak har etablert rutiner, systemer og arbeidsprosesser for å sikre oppfølging av kontrakter. Samtidig avdekket undersøkelsen enkelte områder som kan forbedres. Tre anbefalinger til fylkeskommunen kom ut av revisjonens arbeid:

Tre anbefalinger

• samle alle rutiner og prosedyrer slik at de er lett tilgjengelig for ansatte i kvalitetssystemet, og dermed bidra til en enhetlig tilnærming med tilgang til nødvendig informasjon.
• vurdere tiltak for bedre samarbeid, informasjonsutveksling og økt erfaringsdeling mellom ANSKA KO og avdeling eiendom ved kontraktsoppfølging.
• utarbeide retningslinjer for hva som er pliktig og tilstrekkelig dokumentasjon å arkivere for kontraktsoppfølging.

Seriøsitetsbestemmelser

Fylkeskommunen har ved å målfeste seriøsitetsbestemmelsene gode muligheter til å sikre integritet og pålitelighet i kontraktsforløpet, også ved oppfølging av avvik. Slik fylkesrevisjonen ser det, ifølge rapporten, er oppfølging av kontrakter knyttet til seriøsitetsbestemmelsene godt ivaretatt av både ANSKA KO og avdeling eiendom. Dette viste også, i all hovedsak, fylkesrevisjonens kontroll av 12 utvalgte punkter i den såkalte Viken-modellen for seriøsitet i anskaffelser.

PS: Du finner revisjonsrapporten på: https://www.forvaltningsrevisjon.no/sok/ i regi av NKRF.